电子邮件无处不在，您的时间很少。 您是否想今天花费更多时间打开，阅读，分析，归档和发送电子邮件？ 如果您的回答是，请停止阅读本文。
介绍
长大后，我想整天阅读和编写电子邮件。 – 没有人
在2018年，平均每个人每天发送和接收125封电子邮件。 该数量从2015年的122封电子邮件增加了3封电子邮件-电子邮件没有进展。 如果您平均只在每封电子邮件上花费一分钟，那么这意味着每天需要花费2个小时以上。 麦肯锡公司（McKinsey＆Company）称，普通知识型员工每周花费28％的时间来管理电子邮件。
为了控制您的收件箱，本文提供了以下六种技术来减少电子邮件时间：
- 发送更少的电子邮件以接收更少的电子邮件
- 第一次不懈地退订
- 使用过滤器和规则转移参考邮件
- 明智地使用CC并回复所有人
- 不要将收件箱用作待办事项
- 利用贪睡功能
发送更少的电子邮件以接收更少的电子邮件
这第一个技巧是一种行为-仅在适当的时候发送电子邮件。 当有人向您发送带有问题的电子邮件时，您通常会做什么？ 大多数人阅读后，立即开始以电子邮件形式撰写回复。 这种情况介绍了我的电子邮件黄金定律 ：
如果您不希望其他人向您发送电子邮件，请不要向其他人发送电子邮件。
今天，大多数人都过度使用电子邮件。 电子邮件是由雷·汤姆林森（Ray Tomlinson）发明的，并在1960年代首次进入有限用途。 从那以后，发明了短信，手机呼叫和群聊平台（仅举几例）。 这些平台中的许多平台比电子邮件更适合于特定的通信，特别是：
注意事项 wtd（ip）：代表 步行到办公桌（如果可能）
- 紧急 ：考虑使用wtd（ip）或电话
- 需要来回：考虑wtd（ip），电话或在线聊天
- 无需记录 ：考虑使用wtd（ip）或在线聊天
- 高度机密：根本不使用电子邮件
- 地理上分散的团队对话 ：网络会议或在线聊天
- 收件人应立即响应： wtd（ip），电话或在线聊天
此列表并不详尽； 但是，我向您挑战，请自己问： 这是传达信息的最佳交流方式吗？
而且，如果有人向您发送了更适合面对面交谈的电子邮件，请起身走到办公桌前并开始交谈。 始终使用适当的沟通方法，将在与您进行沟通时潜意识地（或如果您明确告诉他们，则有意识地）训练您的同事反映您的方法。
第一次不懈地退订
这是星期一的早晨，这是公司为期一周的假期假期后的第一天，也是我的谦卑兄弟的同事：
伙计，我今天确实喜欢阅读1,200封电子邮件，我想明天我会开始工作。
这个事件使我在内部产生了畏惧，并促使我写这篇文章。 我怀疑其中很多“ 1200”电子邮件都留在了营销广告中。
如果您仅从本文中采用一种习惯，那就养成这种习惯。 通过单击退订公司的电子邮件广告，不仅可以给您成就感，而且可以节省“未来-”的时间成倍增长。 退订所花费的时间等于接收，分析和处理两封电子邮件所花费的时间。 因此，从第三封电子邮件开始，您将避免这种令人费解的解析工作。
我采取三管齐下的方式取消订阅：
- 始终在第一封电子邮件后退订，以最大程度地节省时间
- 滚动到电子邮件底部，单击退订，更新通信首选项，或从列表退订
- 仔细阅读随后的订阅页面（有时，您必须单击一个按钮或切换几个切换开关才能完全取消订阅。
提示 | 如果您使用的是Google的Gmail应用程序，则如果该应用程序在页面底部检测到订阅链接，则Gmail会 在电子邮件顶部 提供 退订 链接
使用过滤器和规则转移参考电子邮件
有些电子邮件不需要阅读，直到需要阅读为止，我称这些为“参考电子邮件”。我工作的公司有一个邮件列表，所有联系人都在其中订阅，并且该列表包含公司公告。 在分钟，小时甚至一天中，没有一封电子邮件是紧急的。 我想随时了解公司内部的最新情况。 该解决方案中，设置了一个过滤器以将电子邮件标记为“公司新闻”并绕过收件箱。 该过滤器允许按需检索公司新闻，而不是在每次收到电子邮件时立即得到通知。
在Google Gmail中设置此电子邮件过滤器的步骤：
- 点击Gmail收件箱右上角的设置图标（齿轮）
- 点击设置
- 单击过滤器和阻止的地址选项卡
- 点击创建新过滤器
- 在“ 发件人”字段中输入corporate-news@yourcompany.com （在此处使用您所需的电子邮件地址）
- 点击创建过滤器
- 选择跳过收件箱（存档） ， 应用标签：新闻 ， 从不将其标记为重要
- 单击“ 应用标签：新闻”时 ，如果所需的过滤器尚不存在，则可能需要创建一个新的过滤器
- 点击创建过滤器
现在，所有来自corporate-news@yourcompany.com的电子邮件都将绕过收件箱，并进入名为新闻的筛选器文件夹。 我通常只在每周的开始和结束时查看公司新闻。 您的节奏可能有所不同。
明智地使用CC并回复所有人
抄本或抄送已被过度使用，如果使用不当，可能会浪费您和您的同事的时间。 在使用复印机之前，请先复印以下副本：
是放在复写纸上的打字或书面文件的副本，以及副本下面的纸张。 如此制作商务信函的副本时，习惯上在冒号前和作者签名下方使用首字母缩写词“ CC”或“ cc”来告知主要接收者，副本已制成并分发给结肠。 随着文字处理程序和电子邮件的出现，“ cc”仅用作形式上向次要收件人分发信件的形式形式。 —维基百科
当您在一封电子邮件中抄送五个人以代表一个人的行为和消费时，您至少会分心或打扰五个人，至少一次。 如果再有两个人“全部答复”，您现在将干扰增加了三到十五个分散的因素。
我是否应该在电子邮件中抄送某人的一般规则是：
如果不确定是否应抄送某人的电子邮件，请不要这样做。
通常情况下要求使用cc。 例如，如果您的老板要求您通过电子邮件向她的当代人发送销售报告，通常，您将通过电子邮件将附有销售报告的电子邮件抄送给她，作为传达任务完成情况的一种方法。
如果您减少抄送，您将收到较少的来自下游“全部答复”电子邮件的电子邮件； 因此，减少了您的总体每日电子邮件计数。
收件箱不是工作清单
对于出生后通常使用计算机的个人。 “收件箱”曾经是放置在人们“办公桌”上的一个物理盒子，用于存放进来的备忘录，账单，邮件等。 这是一个例子：
通常，您会去上班，从收件箱中拿起一些东西，然后用它做一些事情。 您将阅读并扔掉它，将其归档在文件柜中以备将来参考，或者如果它是发票则甚至要付款。 考虑使用此真实参考作为如何处理电子邮件收件箱的指南。
我的收件箱规则：
- 只打开一次电子邮件，然后快速对其进行操作
- 采取行动：
- 回复发件人
- 存档电子邮件以备将来参考
- 当且仅当在特定的将来时间使用该电子邮件时，才暂停该电子邮件
- 将电子邮件迁移到您选择的待办事项组织系统
如果您打开邮件一次，然后将其留在收件箱中，则下次您检查收件箱时，必须重新打开并重新阅读电子邮件，这实际上使处理电子邮件所需的工作量加倍。
提示 | 不要费心创建一个复杂的文件夹网络来对已归档的电子邮件进行分类。 科学已经证明，搜索电子邮件绝对比使用文件夹查找电子邮件要快。 在研究中， 我是在浪费时间整理电子邮件吗？ IBM研究人员 通过研究电子邮件查找 发现，搜索特定电子邮件比使用文件夹快大约10％。 这种搜索方法只需单击一次存档策略即可浪费更少的时间。
快速的Google Gmail和Google任务提示
如果您使用Google Gmail，请考虑使用Google任务作为您的工作清单。 Google Tasks拥有可靠的移动应用程序，可以直接从您的Gmail收件箱中访问该列表。 Gmail收件箱的右侧包含“生产力工具”。 即，日历，保留，任务和任何用户添加的附件。 如果通过单击“任务”图标来展开“任务”列表，则可以直接将电子邮件从收件箱中单击并拖动到任务列表。 当您拖动电子邮件时，Google会自动：
- 创建一个新任务
- 在您拖动电子邮件的特定位置，让您优先进行拖动
- 使用电子邮件主题名称作为任务名称（可以在拖动后进行编辑）
- 嵌入电子邮件按钮，单击该按钮可在Gmail中显示给定的电子邮件以供参考。
利用贪睡功能
最后，也许最不重要的是贪睡功能。 通常，暂停电子邮件可以使电子邮件离开收件箱，直到将来指定的日期和时间为止。 这时，电子邮件将神奇地显示在您的收件箱中，就像刚收到一样。 考虑这种情况：您会收到狗美容服务的发票。 您可以执行以下操作之一：
- 立即将其存档并等待重新开票或移交给收藏集
- 立即支付发票，从而中断您的电子邮件处理时间
- 将发票保留在收件箱中，以便提醒自己每次查看收件箱时都要付款
- 将电子邮件拖放到您的待办事项列表
- 将电子邮件延后至周日下午，这通常是您每周一次支付账单的时间。
如果选择第一，则处理电子邮件可能不是一个大问题。 如果支付发票快捷方便，第二个是不错的选择。 第三名是不可接受的，请记住，您的收件箱不是待办事项。 第四是一个不错的选择，但是，使此待办事项与其他事项不同的是，您有一周中的特定时间支付账单。
第五项是理想的选择，因为待办事项具有时间敏感性/需要参考电子邮件。 要在Google Gmail中使用贪睡功能，只需：
- 将鼠标悬停在您想暂停的电子邮件行上
- 单击悬停时可见的时钟
- 如果适用，请选择Google的建议时间之一； 或者，单击“ 选择日期和时间”以配置电子邮件重新到达的自定义时间
提示 | 如果您输入特定事件的自定义时间和地点。 然后，您单击“暂停”以发送第二封电子邮件。 Google将显示一个新的建议的小睡时间，即“姓氏”，即上次使用的小睡日期和时间。
要求输入
我希望您发现这篇文章能为您提供有益的信息，甚至可能会有些娱乐。 至今已有11年以上没有在收件箱中看到滚动条了。 如果您特别喜欢什么； 或者，想分享您的技巧和窍门供他人使用-请这样做。
