作为人类，我们通常将时间花在不同的活动上：工作，宗教，朋友，社会承诺等。但是，随着时间的流逝，机遇来临，网络扩大，信息涌入增加，要在各个方面保持平衡的步伐就变得充满挑战。 。 因此，计划开始被遗忘，计划变得混乱，我们开始无法满足我们的期望和周围人们的期望。
更糟糕的是，这通常会导致悲伤和失望的感觉，从而进一步损害我们的生产力和模式。 此外，当一个人思考一个长期的问题（比如说一年）并问一个但仍然很关键的问题（我今年干什么？）时，可能会发现自己试图远离答案，而只是跳过痛苦的事实。
就我个人而言，我尝试了许多技巧来使我的日程安排和计划井井有条：纸质便笺，Word文档，Excel文件，Google Keep，Google日历，Evernote等。它们部分地帮助我解决了这一问题-至少不要忘记事情。 但是，还提出了其他问题，例如缺少提醒，集成和移动性。
当我转到咨询行业时，必须同时管理多个客户，参加会议并实现可交付成果，因此对时间管理技术的需求增加了。
我相信时间管理与人生计划紧密相关，通过应用适当的技术和工具，我们可以按照长期（年），中期（季度），短期（周和天）甚至是微观的时间来规划生活（小时和分钟！）。
今天，我想与大家分享我使用三种功能强大的工具的经验，这些工具可以帮助自己变得更好，并管理和规划我的生活。 在此之前，让我们快速讨论一些重要的时间管理原则。
时间管理原则
“时间管理是计划和有意识地控制在特定活动上花费的时间的过程，特别是为了提高有效性，效率和生产率。”
维基百科
- 有效：帮助我们专注于真正重要的事情-做正确的事。
- 高效：帮助我们以最佳方式做事-做正确的事。
- 富有成效：帮助我们做到最大。
为了达到前面提到的质量，我们需要开发三项技能：
- 区分紧迫性和重要性：重要的事情与紧急的事情完全不同。 例如，去健身房很重要但并不紧急，而打个电话可能很紧急但并不重要。 因此，在评估任务优先级时考虑这些维度至关重要。 媒介上的Liz Huber在该主题上有出色的文章。
- 专心：能够专注并专注于完成一项任务的能力并非易学技能，其中提出了许多技术和方法。 就个人而言，我强烈建议您使用Pomodoro技术。 赫克托·穆尼奥斯（HéctorMuñoz）就该主题写了一篇不错的文章。
- 测量：简单来说，所测量的东西就完成了。 您必须精确估计每个任务将花费多长时间，并将实际时间与估计时间进行比较。 这使您可以确定可能的时间浪费者，并在将来消除它们。
- 反思：您无法将向前看的点连接起来，只能向后看来连接它们，反射为您提供了更丰富的体验背景和更深刻的理解。
理论足够多！ 现在让我们研究一下如何在日常生活中实施这些原则并改变我们的工作方式😊
Microsoft Outlook！
Microsoft Outlook是一个未被充分利用的工具，大多数人仅将其用作电子邮件客户端。 在最佳情况下，我认为Outlook在专业环境中用作会议管理工具。
令人惊讶的是，Outlook具有强大而直接的时间管理功能，您无需花一分钱！ 感谢我之前工作中的导师向我展示了这一点。 它称为Outlook Tasks，您可以在Outlook窗格的左下方找到它。
Outlook将更改为“任务”视图，该视图为简化视图，如以下屏幕截图所示：
让我们探讨一下我们拥有的部分：
我的任务（在左侧）：这是按电子邮件帐户进行的逻辑分组（如果您为Outlook配置了多个帐户）。 我发现这种隔离对于分离个人生活和职业生活非常有用。
任务概述（在右侧）：这是针对特定分组我们拥有的所有任务的常规排序概述，包括开始和结束日期以及任务状态。 但是，我发现有用的是以下事实：过期的任务以红色突出显示，这给出了明显的视觉指示。 此外，它还提供了按颜色对任务进行分类的可能性（屏幕截图中未使用）。 例如，当我处理多个客户项目时，我为每个项目创建一个新类别（每个项目将具有不同的颜色），然后将类别分配给任务。 因此，我可以一目了然地看到每个项目中的工作量。
任务管理（在顶部）：这为您提供了许多有用的视图排序和操作，您可以自己轻松地对其进行探索。 我们将在这里讨论的唯一选项是（新任务）。
创建新任务
只需在任务窗格顶部单击“新建任务”，您将获得以下窗口：
您在“新任务”窗口中看到的选项是不言自明的，您可以自己进行调查。 但是，我想强调一些我认为有价值的功能：
- 重复发生：允许您以自己喜欢的方式创建重复任务。 例如，我用它来提醒自己每天的时间报告，代码审查等。
- 分类：允许您按照前面的讨论对任务进行分类。
- 重要性：允许您分配特定任务的重要与否。 如前所述，决定何时应完成任务的关键维度。
此外，还有任务完成率，优先级和细节，可以使用，如果您认为它们与您相关，则可以使用它们，我个人更愿意填写所需的最少信息，以免在时间管理过程上花费很多时间本身。
通过电子邮件创建新任务
通常，手动创建任务并手动填写详细信息是一个繁琐的过程，尤其是在专业环境中，在该环境中，收件箱中已经有任务详细信息作为来自经理或客户的电子邮件。 幸运的是，Outlook也支持此功能，只需将电子邮件从收件箱拖放到左下角的任务图标，然后弹出，创建新任务窗口将弹出并填充详细信息。
现在，当您检查“主Outlook”窗口时，您将在一天和第二天看到一个不错的摘要视图，用于所有即将到来的任务，这使您的一天变得更加专注和井井有条，而不必担心过多地处理任务。
简而言之，Outlook通过区分重要性和紧迫性使您高效。
我必须提到的最后一个重要点是Outlook任务在Outlook Mobile中不存在（至少对于iOS而言），您需要下载一个单独的名为Microsoft To-Do的应用程序才能与Outlook任务集成。
周计划！
- 人生计划：该工具从您在人生中非常高级的角色开始，例如（丈夫，员工，Blogger和Friend）。
- 季度计划：该工具可让您每个季度定义目标和KPI，并将其与您生活中的特定角色联系起来（例如，使PMP认证目标与您的员工角色相关联）。
- 每周计划：该工具将向您显示整个星期的所有计划任务（从季度目标+计划项目开始）。 它允许您为每个任务分配特定的时间估计，设置重复任务等。
- Pomodoro计时器：允许您为每个计划任务启动Pomodoro时间，然后将实际时间与计划时间进行比较
- 反思：让您反思自己的一周并写下笔记。
- 其他功能：该工具具有移动应用程序，日历集成，Zapier集成，团队协作以及电子邮件/ SMS通知。
Weekplan是一项付费应用程序，但具有试用订阅，如果您正在寻找人生的更具战略意义的计划，那么绝对值得使用。
Marinara：Pomodoro®助手！
最后，Marinara Pomodoro Assistant是我最喜欢的使用Pomodoro技术的Chrome扩展程序，它比Weekplan中包含的Pomodoro计时器更灵活，更实用。
得到教训
当我应用这些工具和技术时，我开始学习一些课程，让我分享它们：
- 墨迹弱于记忆力强：始终写下并安排所有承诺/职责。
- 您必须承诺：遵守时间表可能会有些困难，请确保自律，很快，它将成为第二天性。此外，这些工具在开始时也具有学习曲线，并且需要进行一些尝试和错误，然后再校准自己。
- 记录您的成就：每当您取得成就时，请务必将其记录在某处，这将是令人失望的时刻的宝贵能量来源。
- 学会说不：机会/请求流永远不会停止，您没有无限的能力，学会礼貌地说不。
- 估计您的容量：计算您每周有多少小时的空闲时间？ 分配工作，运输，食物等时间。大致了解每个季度有多少个工作时间，这将使您更合理地计划季度目标。
- 尽量减少使用的工具数量：仅使用一种或两种工具，过多的工具适得其反。
- 将错误余量置于意外范围内：疾病，突发职责，发生意外事故。 在您的日程安排中留出一定的余地。
- 分配娱乐时间：不要一直认真对待生活。 社交，玩视频游戏和锻炼，我们不是机器，生活与工作之间的平衡很重要：）
就是今天，请与您分享时间管理方面的经验！
