在上一篇文章中，我解释了为什么我一直离开Evernote成为研究材料的去向。 在过去的几年中，尽管我在Evernote中得到了极大的利用-并将在未来继续大量使用它-但它根本无法应付我投入的大量材料。 或者至少，它不能以对我的工作流程有用的方式来安排和处理该信息。
在本文中，我将介绍为什么我一直使用另一个应用程序-Devonthink Pro Office（DTPO）来组织我的研究项目。 Devonthink是仅适用于Apple的应用程序，具有MacOS和iOS变体，因此对于仅使用Windows的用户提前致歉。 但是，在过去的几个月中，Devonthink已成为我工作流程中不可或缺的一部分，因此，根据我现在认识许多使用Mac的学者的情况，我想分享我如何使用Devonthink进行研究，克服了Evernote的主要缺点。
Devonthink简介
尽管它的名字很怪异，但德文顿克与英国郡（或郡）无关。 这个名称显然是指泥盆纪时期（419-359百万年前），尽管这与文档管理有关，但我不知道。 Devonthink实际上已经存在了好几年，在某种程度上早于Evernote，其爱达荷州的开发人员已经做了很多工作，以利用Mac的能力来管理您的信息。 Devonthink本质上是一个数据库（或独立数据库的集合），可以存储或索引任何您喜欢的东西，而Evernote的主要卖点是搜索，而Devonthink的是人工智能，它可以自动对文档进行分组或分类，就像魔术一样。 DTPO是Devonthink的最高层，可为所有文档提供扫描仪支持和内置的OCR（光学字符识别）。 它非常昂贵，但与Evernote不同，它不是订阅产品，我以相当高的教育折扣购买了它。 每一分钱都值得。
独立的数据库-搜索，同步和睡眠
在我的Evernote帖子中，我解释了我最大的困扰之一是它是单个数据库。 如果像我一样使用它，您的个人资料会与您的工作资料混合在一起，您的私人资料会与专业人士混合使用，因此，如果没有勤奋的组织（无论是通过单独的笔记本还是自由使用标签），您最终可能会无意间向同事展示您从网上获取的所有shakshuka食谱或Tim Farronyou的剪辑。 Devonthink通过允许您设置多个数据库来解决此问题。 首次启动Devonthink时，会要求您设置一个数据库（Inbox数据库是标准配置）。 该数据库可以在本地存储在您的硬盘上，但是Devonthink的最新版本还包括大量的同步选项，包括iCloud Drive，Dropbox，WebDav和本地wifi-sync（后者是安全的，而且速度很快）。 。 这些选项使您可以在所有Apple设备上访问数据库，包括使用Devonthink to Go在iOS上访问数据库。 数据库可以受密码保护，并且如果您选择同步，则对数据库进行原位加密和传输加密。 因此，在安全性方面，Devonthink涵盖了所有基础。 这种针对云计算的信息管理解决方案使我非常高兴地将诸如银行对账单之类的机密文件存储在Devonthink的巨大大脑中（特别是在专用的财务数据库中）。 有了OCR和扫描仪的支持，我可以继续追求纸面的存在，而不必担心我的文档在云中丢失或被黑客入侵。 但是，最重要的是，这意味着我可以拥有自己的个人数据库和独立的研究项目。 这意味着当我浏览数据库时，我只会看到相关的材料。 由于与以前的（巨大的）Evernote数据库相比，我的独立Devonthink数据库是轻量级的，因此搜索的速度非常快-比Evernote快得多-而且我可以睡得很香，因为除非我愿意，否则没人会看到我的许多shakshuka食谱。
这里没有孤岛-除非您想要
同样，我在Evernote中发现的另一个问题是，放入其中的数据越来越多，神奇的Evernote文档与文件系统上的常规joe文档之间的鸿沟也越来越大。 就像您的Evernote文档已被邀请参加一些疯狂的聚会一样，任何事情都可能发生，您的定期乔装文档被困在家里喝橙汁。 您是否要在文件系统上组织和搜索文档，例如项目文件或太大而无法导入的文件（例如电影）？ 艰难，他们没有被邀请。
使用Devonthink，您可以为硬盘驱动器上的常规文件编制索引 ，也可以将文件导入数据库。 区别在于，虽然导入的文件存在于数据库中（即Evernote中），并且仅存储在该数据库中，但索引文件仍然位于文件系统中； 它们仅在Devonthink中被引用 。 您可以在Devonthink中打开它们，对其进行搜索，对其进行编辑并按照自己的意愿对其进行组织，但实际文件位于其他位置。 对于任何进行了大量研究并积累了大量数字文档的学者来说，这样做的好处是显而易见的。 您可以与相关参考资料一起组织和搜索项目文件。 您可以组织和搜索太大而无法容纳在数据库中的资料，不需要长时间存储的临时文件或出于任何原因不应存储在数据库中的文件。 最重要的是，它允许您的文件同时被多个外部应用程序访问，从而避免了孤立的问题，即您需要将同一文件的多个副本放置在不同的数据库中以保护大多数功能（从而占用了不必要的硬盘空间） 。 因此，我的参考管理员可以“查看”我的历史资料的pdf，并使用它们进行引用，但Devonthink可以“查看”相同的pdf，并将其用于组织，搜索和注释。
更好的组织和可视化
正如我之前解释的那样，Evernote的组织功能很灵活，但很有限。 标记解决了与两层存储层次结构（笔记本和堆栈）相关的许多问题。 但是，标记极难维护。 Evernote搜索非常了不起，使用其高级搜索语法，您可以更集中地浏览数据库。 但是，当涉及高级定性研究所需的更复杂的数据组织和可视化时，Evernote超出了其深度。
我发现Devonthink的搜索功能与Evernote一样强大，甚至可能更多。 它不仅可以按照Evernote Premium（包括OCR文本）搜索文件和文档的内容，还可以使用布尔运算符对文件进行更精细的搜索。 此外，Devonthink通过“智能组”可根据特定条件自动检索相关文件，从而更好地支持保存的搜索。 此功能非常适合学者使用，特别是在可视化和分析大量文档时。 我使用智能组来寻找特定的关键字和短语，因此在索引或导入新文档时，我始终可以确保找到相关的资料。
使用Devonthink，您可以在标签和智能组旁边创建任意数量的嵌套文件夹，以创建高度个性化的归档系统。 Devonthink还允许您使用标记和彩色标签标记文档，以便您一眼就能看出特定文档是否重要或需要采取行动。 结果是Devonthink具有极高的可扩展性，可以轻松处理包含数千个文档的庞大数据库，而不会损失功能。 它还可以使您的数据更好地可视化，使您可以梳理连接并以新颖的方式思考（因此，在Devonthink中是“思考”）。 因此，Devonthink是处理大量数据并需要更好地控制其组织和显示方式的学者，律师和其他信息工作者的理想选择。
人工智能-虽然不是天网，但仍然非常出色
如上文所述，Devonthink的主要卖点是使用“人工智能”自动归档您的文档-Evernote中尚未完全复制的功能。 我们还没有完全谈论到Skynet的人工智能级别，但是Devonthink在基于文档的内容和元数据分析文档并自动对其进行分组或分类方面做得相当不错。 因此，您可以在数据库中放入特定的历史数据源，Devonthink会计算出它属于哪个组。太棒了。
无障碍，进出口
Devonthink的最大优势之一是，您放入数据库中的文档保持其原始格式（例如docx，rtf，pdf），并且整个文件系统都可以访问它们。 带索引的文档保留在文件系统上的原始位置，但是即使使用Devonthink的数据库包中的导入文档，也可以使用Spotlight定位和搜索。
Devonthink的高级文档处理功能还意味着导入和导出非常容易。 您可以导入单个文件或整个文件夹，当需要导出时，只需将它们从Devonthink拖到文件系统中即可。 并且由于文档以其原始格式保存，因此您无需担心转换它们。
不在乎分享
到目前为止，Devonthink在数字研究方面的优势应该很明显-但是所有应用程序都有其缺点，并且Devonthink有其应有的份额。 首先，该界面有点过时和笨拙-从2006年开始，而不是从2016年开始。它没有Evernote那样精致。 尽管这不会影响其功能，但如果您关心美观并计划在数据库中花费大量时间，则值得考虑一下。
其次，与Evernote相比，Devonthink的共享和协作功能也非常基础。 Evernote支持共享笔记本，而Devonthink使用其自己的临时Web服务器通过本地网络与朋友和同事共享数据库。 这并不理想，我希望Devonthink能够及时包括更高级的共享功能，尤其是那些对公司/企业环境中的用户有用的功能。
结论
这篇文章是围绕Devonthink的主要功能的一次旋风之旅，在一个帖子中没有太多提及。 Devonthink有许多更高级的功能（例如复制品和副本，RSS feed支持和Web书签），使Devonthink真正成为进行数字研究的理想之选，而不仅仅是收集研究材料。 使用Devonthink（尤其是其先进的Devonthink Pro Office），可以克服Evernote的许多实际缺陷，例如组织有限和重要文档的存储孤岛。
在我的下一篇文章中，我将解释如何同时使用这两个应用程序以充分利用两个方面的优势。 尽管Evernote和Devonthink具有许多相同的核心功能（例如搜索，索引和OCR），但其高级功能集和实现方面的差异意味着它们适用于稍有不同的目的。 通过使它们都尽可能系统地工作，可以最大限度地利用这两个应用程序的优势，并消除它们的弱点。 Devonthink可能是我研究资料的明显来源，但出于其价值，我继续将我的shakshuka食谱放到Evernote中。
下一篇文章：与DEVONthink一起使用Evernote
本文最初发布在 www.chrissirrs.com上 。
