同样，重要的是每个人都以某种方式限制自己的时间，以便每个人都有空闲的时间。 换句话说，这个新系统不应使安排团队会议成为可能。
为了确保遵守这种时间限制，管理层需要树立榜样，并且在他们的阻止时间内不打扰员工。 否则，团队成员将不会认真对待它。
2.让团队成员将所有紧急请求移出即时消息应用程序和电子邮件。
当您没有检查即时消息应用程序时，我们都会感到焦虑。 担心打开它并发现您错过了一些真正重要的东西。
没有人愿意成为使一个重要项目脱轨的人，因为他们没有及时回应信息。
当您知道无法联系到您时，您可能会更加担心错过重要的事情。
同时，期望员工在完成一整天的生产工作的同时不断监视聊天和电子邮件是不合理的。
您如何解决这个问题？
要求任何紧急请求都必须亲自致电0r进行处理。 这样，团队成员不必担心缺少真正紧急的事情。 他们知道最紧迫的要求将引起他们的注意。 他们可以在方便的时候处理的所有其他事情。
尽管电话交谈似乎比发短消息要花更长的时间，但实际上它通过过滤出重要内容来简化通信。
人们拿起电话之前，必须问自己：
这真的很重要吗，等不及要等两个小时才能有这个人出现？
很容易被ASAP文化所笼罩，在该文化中，一切都被定义为紧急事件，直到该术语失去其含义为止。 实际上，几乎没有什么事情如此重要。 有时，退后一步并更改您的沟通方式可能会有所帮助。
这是一个很好的例子，这是一家英国IT咨询公司，在“极不可能”中发生。
他们厌倦了电子邮件带来的持续麻烦。 因此，他们的创始人Lee Mallon做出了一个大胆的选择：他摆脱了该公司的电子邮件。 根据新政策，所有紧急请求都可以亲自或通过电话处理。 为了进行知识共享和项目管理，他们采用了即时消息工具和Dropbox。
结果？
Mallon说：“我的团队沟通更好。”他估计，通过消除电子邮件，他们节省了大约20％的工作日。 “现在问题马上得到解决。”
因此，它对“极不可能”起作用。 它对您的团队有用吗？
3. 将消息传递工具上的通知限制为仅最相关的信息。
您是否知道普通工人花将近20％的时间在寻找内部信息？
协作工具可能是在大型组织中共享知识的好方法。 当员工拥有一个地方时，他们可以去查找内部信息，这将使查找他们所需要的变得容易得多。 因为您知道，如果您有问题，可能有人曾经问过。 他们所需要做的就是打开他们的应用并搜索相关的组或频道。
据估计，这种类型的可搜索记录可以将花费在查找信息上的时间减少多达35％。
问题在于协作工具中的这种知识共享可以创建通知 。 正如我们已经介绍的那样，通知会导致分心并破坏生产力。
因此，重要的是知识共享组或渠道必须关闭通知。 这样，人们就可以在需要时阅读和做出贡献，而不是在收到通知时做出贡献。
解决此问题的最简单方法是设置这些知识共享组，以便默认设置为关闭通知。 这样一来，人们就不会从一开始就受到打扰。
4. 明确定义即时消息传递的目的：快速，短暂，同步对话的场所。
当双方进行快速的来回讨论时，即时消息工具可以非常快速地解决问题。
简单容易。 这就是即时消息传递最擅长的。
讨论时间越长，越复杂，即时消息传递工具的用途就越少。
乔使事情变得复杂。
冗长的段落长的讨论不适用于即时消息传递。 他们很难阅读，并且谈话速度变慢。
即时消息传递应该使通讯变得更快，更容易。
当您需要进行大量交流或问题更加复杂时，电话，视频会议或现场讨论会更好。
因此，重要的是组织必须为所有人员明确定义这些规范。 也许，他们可以将有关即时消息礼节的讨论添加到新员工培训中。
管理层还需要树立正确使用即时消息传递的榜样。 他们应该鼓励其他人在聊天失去控制时进行干预。
另一种帮助抑制群组聊天混乱的方法是尽可能 限制对话中的人数 。 就像电话会议一样，当涉及三个以上的人时，即时消息聊天会迅速变得混乱而混乱。 因此，最好尝试尽可能限制人数。
5. 执行和评估当前的工作流程，并确定自动化的机会
降低噪音的另一种方法是使流程自动化，从而无需进行某些对话。 诸如Zapier之类的工具可让您连接您的应用程序，以便它们彼此对话并自行执行流程。
您可以坐下来，让它发生。 无需在市场营销部门追逐莎拉。
要实现这一点：
首先，您需要组建一个团队来评估即时消息传递应用程序中发生的对话。 他们将寻求识别与以下过程相关的对话：1）经常发生，2）可以自动化。 一旦确定了这些，他们就可以使用Zapier之类的工具设置集成，以便现在自动进行这些过程。
在Hive，我们将Hive工作区与客户服务软件平台Intercom连接起来。 当客户在对讲机中向我们发送消息时，我们在客户组的Hive中收到一条消息（但未收到通知）。 客户团队每天检查几次，并对他们正在处理的消息发表评论。 这样，我们都知道无需打开Intercom应用程序或彼此协调就可以照顾到我们的客户。
以前，我们都会同时进入对讲机应用程序，通常我们会互相发送消息以协调谁在处理什么请求。 现在，该过程更加简化。
交流可能更有效的另一个地方是召开会议。 我们都知道，尝试与某人聚会时可能会涉及到无尽的信息。 当您必须与一大群人一起做时，这变得不可能了。 诸如Calendly之类的日程安排工具使设置会议和表明您的空闲状态变得容易得多。 您所需要做的就是共享指向调度程序的链接，其他人可以选择对他们有用的时间。 简单。
