日历作为工具
考虑谦虚的会议邀请。 就像打电话后的现代手写便笺一样，我们除了将电子邮件发送到会议议程，日期和时间以及其他信息可用的线程之外，还将它们彼此发送出去，因为这是一个很好的礼貌，凝聚了所有详细信息添加到项目中，这也会向您发送提醒。 读完《工厂的一 （1）》后，我开始思考很多事情，并受到启发，找到了简化生活的方法。 我以日历和时间为生。 我通常会尝试使用最新的生产力应用程序，以跟上趋势。 当我喜欢学习一项新技术时，在保持专注和快速完成工作方面，我发现最好使用尽可能少的应用程序。 因此，如果仍然要使用日历，为什么不充分利用日历呢？
提前想好
我在这里以Google生产力套件为例，但是该原理在Office 365或您当前使用的任何系统中都适用。 日历是您的沙盘，用于显示一天的样子，一周中可以完成的工作。 您应该具有要联系的人员，需要从事的项目以及需要完成的任务的列表：这就是很多人称为“待办事项”列表的地方。 生产力的关键是完成所有这些工作，对吗？ 您可以在日历中对此负责。
我使用Evernote使我的待办事项井井有条，但是您可以使用Notes，Reminder，笔记本和笔，这很容易。 尽管我强烈推荐在线待办事项清单。 只要您能找到自己的凹槽并坚持下去，对您而言有意义的一切。 首先尝试一次屏蔽一天。 首先，您可能要花30分钟才能回家，今天收集明天的目标清单，并创建日历项目以表示您期望每件事完成多长时间。 这不是俄罗斯方块； 不要把整个16个小时都花光了。 只需在上午10点至下午4点之间增加4–5个时间段作为您的头等大事，如果有计划，则添加一个午餐项目。 关键是第二天您更新日历，因此它实际上是您一天情况的记录，而不是您希望完成的事情。 例如，假设您有一个物品在上午10:30呼叫客户并检查他们自上次讲话以来对产品的使用情况； 但您必须留下语音邮件。 不要删除或忽略该日历项，而要对其进行编辑以将其推送到下午，第二天，或者进行任何适当的尝试来再次尝试该人。 如果您有回电，请再次更改以代表您花费的时间。
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是的，这是很多编辑，但是请和我在一起。 我们将这部分工作换成更大的生产率整体收益。 为了自己构建结构，您需要将标准设置得较高，从而留出一些学习的空间。 如果坚持下去，您将拥有一天中的节奏记录，以及要实现的现实水平。 然后，您可以开始进行更高级别的计划，并考虑您的每周，每月和每季度的目标。
注意动向
许多人将日历项添加为一种ToDo列表，甚至在description字段中添加注释，这是管理任务的简单方法的一个很好的例子。 更进一步，您的日历应用程序可以轻松保存所有所需信息，并在所有设备上保持可塑性，从而成为微型Asana。 Google日历在设备之间进行同步方面绝对出色，而我钟爱的Evernote却非常糟糕。 利用这种力量发挥自己的优势！ 假设您的老板在午餐回来的路上把您拉到一边，解释了她需要您帮助的项目。 除非您能记住所有内容，否则必须收集所有详细信息，而无需使用笔记本电脑或记事本输入，因此您打开手机并拉出一个空格-对于很多人来说，这是您发送的电子邮件或便笺给自己看，然后在回到办公桌前进入其他应用程序。 取而代之的是，将笔记记入日历项目中，您可以将其用作添加完成目标所需的会议或创建更多日历项目以计划攻击的模板。 复制日历条目，并将日期和时间重置为下一周，并提前2天设置通知，以提醒您自己和老板一起签到作业。
保持会议正常进行的另一种好方法是安排会议重演-谨防沾沾自喜。 每两周安排一个项目来打电话给潜在客户是确保您保持联系的好方法，并且您可以轻松地跟踪有关关系的笔记。 有常设会议充当其他活动的主持人时，更容易计划您的一天；当您忙于处理大型活动或演示文稿时，也很容易收回这段时间。 但是，请谨慎使用最后一个杠杆，否则您作为同事的效率将开始下降。
通知和连接
您不需要考虑日历项目的具体细节，但是有一些方法可以对其进行自定义，从而为您的工作增加几分钟的时间。 以会议的默认通知时间为例； 提前10分钟。 我认为这对于一家公司来说是有意义的，在该公司中，您必须走过校园才能到达会议室，但是在打电话之前或提醒输入Salesforce的机会之前，这可能是不必要的干扰。 如果您知道只需要走下走廊才能见到同事，那么10分钟就足够让您分心，而最后却无法参加会议。 因此，请充分利用该功能，并考虑需要多少时间，然后以这种方式进行设置。
如果您要向外部聚会发送邀请，则可以通过添加超出您的客人所需的更多详细信息来避免延迟和时间浪费。 在文本文件中保留拨入信息的剪辑，查找空间的方向以及标准邀请的其他内容，以便您每次发送邀请时都可以复制和粘贴信息。 向您发送测试日历邀请，并通过手机查看它，以再次确认它不仅准确而且对参与者有帮助。 这是我的几个标准：
- 对于电话，将拨入信息添加到位置线（在移动设备中可以单击的位置）和描述字段中。
- 如果您要有人来办公室，请加一些注意事项，以示欢迎。 Google无法提供的指示类型，例如如何在接待区办理登机手续或自行车笼的密码是什么。
成为您自己的管理员
无论您在组织中扮演什么角色，思考如何提高效率并专注于沟通，关系管理以及根据目标计划和跟踪进度，都将使您更加有效和成功。 使您的优势发挥作用的技术是在保持井井有条的过程中获得结果的简便方法。 通过设置某种结构，您将能够应付典型的一天可能给您带来的烦恼-不满意的客户，大型项目或追逐问题-不会让任何事情落空。
（一） 一厂一厂； 运用精益原则消除浪费并提高个人绩效 ，丹尼尔·马可维兹（Daniel Markovitz），2011年，泰勒与弗朗西斯集团有限公司。
