在时间管理方面，我们的本能背叛了我们。 期。
人类的直觉在许多情况下都会帮助我们。 不幸的是，我意识到在时间管理方面，我们的直觉使我们失败。 我已经看过太多次时间管理技能较差的人，因为他们的直觉将他们引导到了那里。
为了获得正确的时间管理本能，我们需要大量练习。 没有人天生具有适当的时间管理本能-我当然不是天生的（十年前我太糟糕了……）。 最初的时间管理本能通常会将我们引向相反的方向-让我们使用导致时间管理不善的方法。
这篇文章旨在让我们意识到这一点。 意识是在此时间管理旅程中变得更好的第一步，也是最重要的一步。 让我分享一下过去一年（一次又一次……）在工作场所遇到的情况。
用例-阅读所有通知电子邮件
此示例摘自软件开发界。 我在这里要提到JIRA — JIRA是一个缺陷跟踪系统，而JIRA通知电子邮件是JIRA系统针对与团队相关的软件缺陷中的每个更改自动生成的电子邮件。
- 埃雷兹：“本，您能不时将收件箱设为零吗？”
- Ben：“不，我每天的电子邮件过多，是否应该在一天中分配更多时间阅读电子邮件？”
- 埃雷兹（Erez）：“暂时不要下结论-让我们看看您的收件箱，看看那里发生了什么”
- 本：“好的，你去这里”
- 埃雷兹：“我可以看到您有许多JIRA通知电子邮件”
- 本：“是的”
- 埃雷兹：“您如何处理这些通知电子邮件？”
- 本：我读了所有的人。 好吧，实际上我应该阅读所有这些内容，但是由于每天都有大量的阅读内容，因此我并非总能做到这一点。”
- 埃雷兹：“好，你为什么要读它们？”
- Ben：“因为我应该了解团队中缺陷的所有变化”
- 埃雷兹：“为什么？”
- 本：“因为可能存在缺陷，需要我注意”
- 埃雷兹（Erez）：“如果某人需要您注意某个特定的缺陷，那么该人将在缺陷注释中明确地写上您的姓名，这将是电子邮件通知的一部分-正确吗？”
- 本：“是的”
- 埃雷兹：“因此您的团队规模为5人。 假设缺陷在团队成员之间或多或少均匀地分布，这意味着只有20％的电子邮件确实是供您阅读的。
- Ben：“听起来不错，但对于另外80％的人，可能还有一些需要我注意的事情，但是有人只是忘记在缺陷评论中明确写出我的名字了”
- 埃雷兹：“它多久发生一次？”
- 本：“我不知道……也许每两周一次……”
- 埃雷兹：“好的。 让我们在这里做一些数学运算。 假设您每天收到20条JIRA电子邮件通知。 其中有4个（20％）适合您。 其余的16个不是。 每10天就有1个应该引起您的注意，但没有提及您的名字。 这意味着每160封电子邮件中就有1封需要引起您的注意，而无需提及您的姓名。 这意味着您阅读了100％的电子邮件（未提及您的名字），以发现发生概率为0.625％的情况。”
- 本：“嗯……是的，那又怎样？”
- 埃雷兹：“让我们再进一步。 通常，每个电子邮件阅读大约需要60秒（电子邮件需要30秒，而任务之间的上下文切换需要2×15秒）。 这意味着您每周花费1.25个小时（每2周160分钟）来购买没有价值的东西。”
- 本：“好的，当你这样说的时候，我看到我确实浪费了宝贵的时间”
- 埃雷兹：“是的。 通过应用简单的Outlook规则，您可以过滤出不必要的JIRA电子邮件通知，并仅保留那些针对您的通知。 对于160分之一的案例，您会错过的，但是最终需要您关注的人会与您联系-然后您可以与该人一起学习一些经验，以确保在该表中提到您的名字下一次的缺陷评论”。
这仅是一个例子，表明我们的本能是错误的，并且使我们浪费了宝贵的时间。 对于这种情况，我还有更多示例。 例如，使用未读方法在Outlook中管理电子邮件，已读表示我已处理电子邮件，未读表示我尚未处理电子邮件（我可能会写有关此特定主题的文章）。 另一个示例是在物理文件夹中整理我们的电子邮件（请参阅此处）。
我可以继续讲无数这样的故事。 我认为在投入精力来改善我们的时间管理技能方面，我们太懒了，或者也许我们只是没有意识到我们可以从中受益。 我看到勤奋的员工每天都在工作效率低下的同时投入大量时间。 另一方面，工作时间少得多的人可以实现更高的生产率。
在工业革命时期，生产线上的工人的生产率与其工作时间相关。 在当今时代，当工人是知识型工人时，就不再存在这种关联。 相反，太多的工作时间会导致我们的生产率下降。 有很多研究表明。
我一直在使用所有不良做法，直到通过使用许多方法的反复试验，阅读书籍和帖子，但观看和收听在线课程来逐渐改善为止。 我的建议是-花时间改善您的时间管理技能。 您投入的时间越多，节省的时间就越多。
