工作流程效率低下每年可能使投资经理损失数百万美元。 根据麦肯锡（McKinsey）2017年的一项研究，80％的员工将总工作时间的51％花费在了可以自动化的流程上（收集数据，处理数据，体力活动和用于可预测或日常任务的操作机器）。 一直以来，我们为每天执行的许多繁琐的手动任务提供了软件解决方案。
尽管削减成本已成为金融服务行业业务领导者的常年实践，但自动化仍然是一个概念，许多人仅将其视为流行语。 考虑一下：毕马威会计师事务所（KPMG）最近报告说，机器人流程自动化可以将金融服务成本削减75％。 如果毕马威（KPMG）的研究甚至是准确的，这意味着自动化工具可能会对公司的利润产生巨大影响。
技术变革可以降低成本并提高员工生产率。 但是，优秀的经理不仅必须考虑可以用来优化团队绩效的运营基础架构，还必须考虑为指导团队互动而建立的文化规范。
我们准备了一个列出您和您的团队在办公室工作太晚的5个原因的清单，并提出一些解决这些问题，释放能力的想法，并（有希望）使工作效率更高且参与度更高。
＃1技术利用不足
尽管头条新闻似乎表明，人工智能和机器学习的进步正在限制我们，但考虑到这些技术实际上如何影响您的业务可能是令人难以置信的练习。
对于固定收入经理来说，利用技术来实现运营效率尤为重要。 在这种持续低利率的环境中，越来越难找到收益。 在保持对不断变化的法规要求的合规性的同时寻找alpha可能会使您的团队精疲力尽，从而导致员工不满并增加人员流动。 减轻能力限制使您的团队可以专注于他们认为具有挑战性和吸引力的重要工作。
Aite Group最近进行的一项调查将运营效率和工作流自动化确定为投资新的项目组合管理技术的主要驱动力。 可靠的产品组合管理系统应为绩效归因，订单管理和合规性监视提供有效的解决方案。 投资最新技术不仅可以帮助投资组合经理做出更明智的决策，还可以减少人工流程，从而释放团队的能力。 更多的能力可以转化为更快乐，更投入的团队。
评估数据管理系统是另一个不错的起点。 数据正在成为公司最有价值的资产（当然，除了员工之外），因此拥有适当的系统以确保可以有效地进行综合至关重要。 这将使投资组合经理能够比以往任何时候做出更明智的投资决策。
无论您的企业规模大小或生命周期如何，分析平台和数据可视化工具现在都已成为任何公司的赌注，其原因无非就是让您的员工免于使用电子表格手动管理投资组合持有信息的麻烦。 正确的软件将使您的团队将时间和精力重新投入到高价值的优先事项上，例如审查研究，管理项目或与客户沟通。
投资经理不必担心机器人，而应该拥抱我们行业的技术进步并意识到它可以提供的好处。
您还能在哪里部署技术解决方案以节省时间并及时回家吃晚饭？
·不再需要每周花费几个小时来手动准备带有图形和图表的演示材料，以与客户交流绩效。 自动化的报告工具使您能够有效地计算实时绩效组合，简化这些材料的分配并保持与客户的紧密联系。 一项任务可以每月节省您的团队时间。
·通过利用自动电子邮件系统，找到一种更可扩展的方式来定期与客户签入。 您的营销团队可以开发电子邮件模板，以简化入职流程，分发绩效报告或庆祝投资周年。 根据经验，公司应该至少每月与客户建立某种接触点，以确保您的客户最重要。
＃2会议太多
不必要的会议每年使美国公司损失370亿美元的人力。 如果您是中级投资组合经理，则可以预期将一周的35％时间花在会议室。 如果您担任高级管理人员职位，那么这个数字将增加到您日历的近50％
尽管有很多充分的理由要见面，但闲聊和漫不经心的交谈却浪费了时间。 高管们表示，他们认为67％的会议都是失败的。 这意味着您日历上三分之二的会议区也可能显示为“不要打扰”。 工人每周花费多达4个小时为这些会议做准备的事实使问题更加复杂。
这里有一些方法可以确保您的团队充分利用准备和参加会议的精力。
充分利用您的会议并释放日历上的空间。
·需要一个议程。 议程应概述要讨论的主题以及会议期间需要回答的关键问题。 如果可能，请提前24小时分发材料。 这样一来，您就可以花时间消化任何新信息并查看重要的议程项目，从而有机会评估自己是否有必要在场。
·礼貌地拒绝您知道不会去的任何会议。 有些组织甚至在聚会上设置了极端的时间限制，以帮助会议室中的人直截了当地然后离开。
·让会议参与者负责。 无论您是否是组织的领导者，都要为谈话做好准备，并按顺序整理想法。 这使您可以将自己确立为组织内的宝贵资产。
·认为可能在会议上共享了一些相关信息，但是您有冲突吗？ 派遣团队的一名初级成员做笔记，以便您可以在项目进展中参与其中。
·总结主要决策，并对后续项目负责。 散发委托给特定会议参与者的待办事项列表很有用。
＃3您的组织“过于孤立”
在过去的几年中，工作流碎片化已成为投资组合管理组织日益关注的问题。 关于固定收益，世界商业研究公司的一项研究表明，有81％的受访者受到孤立经营的负面影响。 这可能导致组织中的团队难以理解公司范围的限制，交易对手风险和其他重要的风险指标。
人们通常将他们对流程改进的想法仅限于自己的个人工作流程，并回顾他们一天中的工作方式。 尽管这一点很重要，但工作流优化项目不应仅限于模拟任务或仅在单个业务部门内。 拥抱数字解决方案可实现不同业务部门之间更紧密的连接，减少瓶颈并提供运营杠杆。
您如何改善整个组织的沟通和连接性？
·利用Slack之类的通信解决方案或Asana之类的项目管理软件，在一处管理跨功能的流程和项目-您可以轻松地分配职责并分发对项目相关人员透明的项目更新。
·建立定期的，整个组织范围内的签入，以调整优先级并使所有利益相关者了解情况—无论是每天早上进行团队站起来，还是每季度进行一次全职呼叫，这些签到已被证明可以增强连接性并降低操作风险在大型组织中。
·考虑如何合并桌面应用程序或冗余企业系统-软件应具有易于实现的API，这些API将使数据能够流过其他程序，从而确保数据质量，同时最大程度地减少了员工必须浏览的用户界面。
＃4持续分心
普通员工每天被打扰56次-每小时7次。 考虑中断后重新聚焦所需的滞后时间，您每天可能会花费2个小时从分心中恢复。 这已经成为一个很大的问题，工人现在正在调整工作时间表，以避免分心，提早上班或熬夜以找到不间断的时间来完成重点突出的深层工作。
尽管技术使我们能够保持持续的连通性，但是人们似乎对即时知识的需求已经远远超出了。 加州大学欧文分校的格洛丽亚·马克（Gloria Mark）发现，典型的上班族每次打扰之间的间隔只有11分钟，而打扰后返回原来的任务平均需要25分钟。
最大的罪魁祸首之一？ 电子邮件。 员工每小时检查自己的电子邮件36次，处理入站电子邮件后最多可以花16分钟进行重新调整。 尽管金融出版物提供了很多信息，但订阅10条每日新闻通讯可能会导致信息过多。
使自己远离潜在的干扰很重要，这样您才能陷入深度专注的工作状态-这是您提出最佳想法的时候。
不要让技术分散您的注意力。
·在一天中的特定时间建立例程以执行特定任务。 如果可能，请使用高能量时间来执行更复杂，影响更大的工作，并利用低能量来完成更多平凡的职责。
·仅在预定时间检查您的电子邮件，并让人们知道您的日程安排。 如果有重要的事情，请让您的同事或客户知道他们应该打电话给您。 这使您可以更专注于手头的任务。
·在日历上安排“会议”，以确保不间断的集中工作时间。 让其他人知道不要打扰您。 更好的是，让手机保持静音，然后转到关上门的房间，或者走到当地的咖啡店。
＃5浪费高峰时间
您是早鸟还是夜猫子？ 当您的能量水平最高并且最有效地执行深入，专注的工作时，请花时间进行自我评估。 如果您有足够的灵活性来维持一天中的控制，则可以组织最需要精力，精力充沛和机敏的任务。
许多PM倾向于在早上消除困难的数字运算第一件事，然后在能量水平可能下降的时候安排午餐后开会。 在中午至下午4点之间，大多数人更容易分心，在此时间范围内召开会议将迫使您保持专注和专注。
您不必坚持这些时间，但是正如他们所说的，伟大的思想者会思考相同的东西–历史上大多数伟大的思想者都有一个共同点：他们在工作日中花费了4个工作小时，充分利用了他们首选的最佳智力次。 您可以花4个小时来获得最佳焦点吗？ 用这些时间来完成最吸引人的工作。 然后，在一天的剩余时间内使用可以被动完成的其他职责。
焦点是有限的资源。 明智地使用它。
·将最警觉的时间用于解决最棘手的问题，制定高级决策和制定策略。 在一天中的其余时间里，您都会回复电子邮件，查找您一直想阅读的研究论文或每日新闻文章，并跟进客户。
·更好的是，下午花一些时间离开办公室，出去散散步，以消除烦恼。 这降低了压力水平，并且在移动中充斥着新的想法。
扩大影响力
首先，管理一个有效的组织需要您有效地管理自己。 如前所述，降低运营成本和提高盈利能力是固定收益专业人员在2018年的两大优先任务。采用这些技巧是在改善团队工作环境的同时，也可以减轻办公时间的困扰。
通过安排您的最高生产力水平，安排时间来进行深层工作，安排重要任务的优先级，避免分心，从而为成功做好准备。 将它作为例行程序来确定可以委派的任务和工作流，从而使组织中的其他人有机会承担新的职责。 尽可能进行自动化。 这将节省时间并降低风险-更少的手动数据输入不可避免地意味着更少的人为错误，从而提高了生产率和利润。
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