我经常想知道斯科特·亚当斯（Scott Adams）用迪尔伯特漫画说明会面时如何设法击中头部。 他的描述证明了以下事实：这些强大的管理工具被广泛误解了，常常在宣布时引起深深的叹息。 如果您与我同在一条船上，您会知道参加会议安排不佳的挫败感和痛苦。 您还应该知道，似乎在圈子中（或不停地……）进行的讨论如何使与会者在会议室外而不是在会议室内说话。
鉴于大多数有组织的聚会都不好玩，接受《工业周刊》（Industry Week）发表的一份报告进行了调查的2000位经理声称，他们宁愿在其他地方找到自己，做点更有意义的事情。 由项目管理公司进行的另一项调查也产生了令人沮丧的结果-在1,400名专业人员中，超过46％的人认为大多数会议没有成果，应劝阻。 我真诚地认为，由于会议是组织和业务工作空间不可或缺的一部分，因此可以做很多事情来使会议变得更加有用。
很多次，当我召集Orgzit团队会议时，我最终在桌子上变得无聊又不满。 因此，我决定与我心爱的兄弟和Orgzit的共同创始人Pavan Verma进行一对一的讨论，讨论如何才能使我们的团队成员对会议更加热情。
相信我 我认为Dilbert对我们两个提出的建议会感到非常满意！
具有明确目的的会议，其目标已事先在议程中列出，通常可以完成更多工作并以富有成效的记录作为结尾。 您不必创建议程项目（例如通常称为“时间消耗者”的“状态更新”），而必须创建特定的议程并在会议之前与所有与会者共享。 包含预定义目标的议程清单，辅以材料和背景信息以使与会人员理解，将获得完全不同的积极成果。
召开功能明确的目标会议
什么议程项目？
因此，现在每次我召开会议时，我都会提醒自己：“尼丁，当您发送会议通知时，请做好准备以包括特定的议程项目。”
理想情况下，会议不应仅用于共享可能通过Intranet或协作软件传递的信息。
因此会议议程已排序-检查！
在Orgzit，我们通常有3种类型的会议（在Patrick Lencioni在他的精彩著作《会议中的死亡》中描述的4种会议中）。
- 每日入住 ：这是快速（10至15分钟）的搜索，以跟踪进度并确定一天的计划。 我们喜欢敏捷，并尝试在每个业务功能（不仅是产品开发）中遵循其原则。
- 每周战术会议 ：这通常是1到2个小时的会议，我们在此会议上回顾并分析上周的进度，并计划下周的工作。
- 战略审查和计划 ：这是我们每个月举行的为期半天的会议，所有职能部门负责人都在为接下来几个月的新计划集思广益。
被邀请到会议室的被邀请者应该是完成工作，制定策略，宣布变更或做出决定的“需要”者。 如果没有关键决策者或有能力将会议带向富有成效的方向的决策者，可能会使开会的整个目的变得毫无价值。 此外，如果某些成员认为讨论的主题与他们无关，或者他们本身缺乏在进行活动中提供任何帮助的技能，则最好将其排除在外。
邀请有选择的人
在这种情况下，我考虑了我的Orgzit团队在开会之前应该知道些什么。 由于在董事会会议室和会议上很少欢迎陌生的面孔，我认为每个人都应该收到与会者名单。 我正是在上周四刚刚开会的会议上这样做的。
现在，每个人都知道参加会议的人是谁-检查！
计时有助于保持参与者的注意力并提高会议效率-我对此表示赞同。
让时钟大声滴答
例如，在上周四的会议上，我们团队的新成员Kartik Dulloo被指定为计时员。 他的职责是确保与会者遵守议程中分发的时间表，以便在分配的60分钟时间内涵盖所有主题； 这是我们成功召开会议的标准时限。
此外，为了更好地进行时间跟踪和管理，预先分发了一封电子邮件，其中包含为每个议程项目分配的时间。 Kartik还在白板上共享了此信息，供所有人在会议期间查看和维护。 我坚信，由一位计时员准时开始和结束会议； 可以使最无聊的会议变得更有条理，更相关。 没有什么比在议程项目上花费更多的时间来安排团队共同完成目标的时间更重要了！
现在，您正在召开富有成效的会议—检查！
您是否参加过会议，其中讨论从讨论的主要重点转移到议程之外的项目？ 我敢打赌这不是您参加会议的目的。
不要让讨论陷入歧途
我的联合创始人Pavan最近在我们的会议中引入了一个概念，该概念有助于我们保持计划中的议程。 我指的是主持人使用“ 停车场” ，这有助于将会议限制在预先定义的范围内。 因此，如果与会者提出了一个有趣的“议程外”要点，您可以说“ 谢谢您的投入，但是由于您的要点超出了今天的讨论范围，您可以避免会议出轨。 将其添加到我的笔记中，并及时进行探索。”
同时，如果会议由特定参与者垄断，对于组织者来说，重要的是要宣扬并宣布：“ 我们非常感谢您的贡献，因此有必要征求其他人的意见以做出决定 。”基本规则（如果在开始时设置）可以防止组功能误入歧途。
现在，您按照议程进行会议-检查！
禁止所有干扰
您会惊奇地知道我被会议室使用智能手机所困扰的次数。 他们几乎没有贡献！ 相反，他们最终将我的团队成员的重点转移到其他地方。
因此，您可以进行无干扰的会议讨论-检查！
重大决定是富有成效的会议的结果。 但是，与会者通常会以对与错的不同解释从他们那里回来。
做好声音跟进记录
我想知道您遵循哪些实践和规则来确保会议富有成效，并敦促您在评论部分与我分享您的观点和想法。 我是一名基础架构金融专业人士，他发现自己的确可以帮助我帮助他们开发SaaS信息和任务管理软件的团队和企业提高生产力。
因此，我决定起草一封电子邮件，向我的整个团队描述会议的完成情况以及与会人员的账目，所委派的任务和职责以及指定的截止日期，以传达最小的细节（并避免任何误解）。 这也有助于我将所有参与者保持在同一页面上，并减轻了歧义的担忧（如果有的话）。
现在，您可以与所有人共享一个MOM，请检查！
最初于 2017年4月1日 发布在 https://www.linkedin.com 上。
