有效的过程可以节省您的精力，并避免严重的错误。 一个糟糕的过程可能比根本没有任何过程花费更多的时间和金钱。 在这篇文章中，我分享了我对过程设计的想法。
何时创建流程
我们创建流程来处理遇到的情况。 这些可以按频率和可预测性分为四类：
1.很少且难以预测
这些情况包括雇用新的CFO或开始新业务。 您不经常这样做，并且通常不知道会发生什么。 一个过程在这里无济于事。
2.不经常发生，具有良好的可预测性
举行婚礼聚会很少见，但可以预见。 婚礼是一个项目，可以预先计划，但是您实际上并不需要婚礼过程。
3.频繁且难以预测
如果您是律师，则将经常处理诉讼，但您无法真正预测另一方的行为。 诉讼太不可预测了，无法通过流程来处理。
4.频繁且具有良好的可预测性
新员工入职，报税，为客户开具发票，进行工资核算，这些都是具有较高可预测性的频繁活动，应由流程来处理。
经常高度可预测的情况是该过程的理想选择。 在创建案例之前，请从一对一的案例中获得一些经验。 可以将过程视为记录过去处理几次类似事件后学习到的最佳实践的一种方式。
人机编程
有效的过程类似于编写良好的计算机程序-它们简单，健壮且易于更改。
但是，过程是由人来管理的，我们与机器有很大的不同。
我们不善记名单
包装时您忘了牙刷吗？ 也许是毛巾？ 如何正确执行每几周更新一次的十二步员工入职流程？
每当一个过程需要发生一系列确切的步骤时，请使用清单，不要从内存中删除。
我们不好安排
当您需要在每个月的13日发送纳税申报单时，请使用股票清单文件或日历。 不要相信你的想法。
按照说明，我们遇到了问题
在没有上下文的情况下提供了一组指令，我们大多数人都会在遵循这些指令时犯错误。
如果您的团队不遵守，那么即使是完美的流程也无济于事。 因此：
- 确保他们了解过程中每个步骤的动机。
- 对示例场景进行团队培训。
- 测试他们的理解。 提出问题，审查他们的工作。
我们是伟大的决策者
人类擅长于直观的决策。 您的团队可以快速从示例中学习。 向他们展示一些内容，让他们理解其目的，他们将在您甚至无法想象的情况下做出重大决策。
利用人类的直觉。 在流程的那些部分留出人工创造的空间，这很难轻易实现自动化。 当您的团队达到目的时，可以自由地违反该过程。
不要过度设计流程。 最好有一个简单的几步过程来覆盖80％的案例，而剩下的20％留给即兴发挥，而不是僵化，容易出错和缓慢的官僚作风。
原子性
在制定流程时，我们无法控制外部世界。 我们必须准备好应对不遵守诺言，不回复我们的电子邮件以及不按时交付事情的人们。
尽管世界试图打破它，但您始终需要制定一种策略来捍卫您的过程。
防止过程的外部和内部破坏的一种策略是定义原子操作。
原子操作包含必须全部同时发生或根本不发生的几个步骤。
范例1：退回收据
您有一个简单的退款流程：
- 取一个人的收据。
- 给他们钱。
这两个步骤必须同时进行。 有时，当您没有足够的现金时，您可能会想拿一张收据并明天付钱给一个人。
别！ 您可能根本忘了付钱。 或者，您甚至可能忘记了您已经付了钱并付了两次钱。
示例2：填写入职清单
您有12个新员工入职流程。 该过程包含在清单中，您必须将每个步骤都标记为已完成才能完成入职。
几个月后，它变得很常规。 您可能会想避开清单并从内存中入职。 然后，一次将所有清单标记为已完成，以报告入职已完成。
别！ 您可能会忘记其中一名员工尚未签署合同。 没什么不寻常的，他们想花一些时间在家学习，却忘了带回给您。 如果您将按照此过程进行操作，则清单中未选中的标记会告知您。 但是，当您不信任清单时，您可能会忘记这一点，并认为合同已经签署。
始终对原子操作毫不妥协。 人们通常很难理解自己的价值，直到他们从错误中吸取教训。
让它进化
这个过程从来都不是完美的，而且总是过时的。 教您的团队该过程的真正目的，然后赋予他们注意打破此过程的能力。 只有几条规则：
- 他们必须对自己的行为承担全部责任，并接受后果的好坏。
- 在打破流程时，他们必须通知团队有关此事。
- 之后，团队必须分析该过程为何被中断。
分析部分在这里很重要。 此类分析有三种可能的结果：
- 打破流程是一个错误，我们应该更新培训以防止其再次发生。
- 我们遇到了流程无法处理的一次性情况。 无需采取任何措施。
- 我们发现了可以改进流程的有效用例。 利用学习来改变过程。
实施过程
流程设计中最困难的事情是实现。 人们自然抗拒变化。 人们还避免冲突，因此他们甚至可能不会告诉您他们不喜欢该过程或过程的某些部分。
您可以使用一些策略来提高成功率：
- 为您的流程创建清单，重复任务，代码文件，日历事件，电子表格模板以及所有其他支持材料。
- 记录流程，每次更改流程时，都要更新文档。 提供文档中的示例以更好地理解。 解释该过程的必要背景和动机。
- 在示例案例上培训您的团队。
- 向您的团队寻求反馈，有时他们会发现过程中的漏洞。 有时您会了解不够清晰的部分。
- 定期审核过程。 检查旧案件的处理方式。 您甚至可以创建一些综合案例，然后让您的团队来处理。
结论
希望本文能帮助您设计下一个流程。 让我知道您的反馈和意见。
