休的播客＃17
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进行高性能会议就像指挥交响乐团
进行平庸的排练为平庸的表演打下基础。 熟练的管弦乐队或合唱团指挥知道，创造出色的演奏始于进行出色的排练–每个音符都具有完整性。
尽管排练不佳，公司领导们却进行无聊，毫无成果的会议，并期望取得出色的结果。 公司会议或交响乐彩排没有区别。 休（Hugh）领导原则＃3：为成功排练。 这个原则对我们在领导层所做的一切都是正确的！
当指挥走上讲台与乐队进行会议（排练）时，他或她为成功做好了充分的准备。 不仅要牢记成果，而且已经计划了实现目标的过程。
借助休举办高绩效会议的10条技巧，您将可以将企业文化转变为全球每一个伟大的交响乐团所嵌入的卓越DNA。
1.清楚说明会议目的。
除非有原因，否则不要举行会议。 知道为什么要举行会议，并告诉其他人为什么。 定义会议的预期输出。 永远不要，每个人都要使用会议议程！ “议程”表示活动。 “可交付成果”暗示并推动了结果。 用清晰说明的可交付成果或其他传达特定目标完成情况的术语来表达会议目标。
2.在开始时查看会话的整个流程
在本次会议上说明将会发生什么以及何时发生。 帮助人们了解会议进行的方向以及小组在会议上的投注方式。 这将帮助每个参与者充分参与会议的每个部分并信任该过程。 在会议的每个点上，说明需要进行哪种类型的讨论（集思广益，排序，确定优先级等），并定义这些概念的工作方式。 解释如何做出决定。
3.彻底计划会议
从可交付成果开始，也就是说，在会议结束时知道您想带走的内容。 使用特定的，可衡量的结果表达可交付成果。 在计划会议时，请为计划过程留出两倍的会议时间。 为了获得最佳结果，必须做出最佳计划。 是的，那是2：1的比率。 花两倍的时间计划会议，以从团队中获得最佳结果。 你有好人。 为他们提供获得最佳思维技能和做出最佳决策的环境。
这是另一个重要的计划原则：仅计划65％的可用时间。 有些项目将花费比计划更多的时间。 高效利用自己的时间并尊重他人的时间！ 您将获得他们的最大参与。
在您的计划指南中概述会议的每个部分。 定义介绍可交付成果并概述会议所需的时间。 定义集思广益，排序和完善所需的时间。 不要遗漏过程的任何部分。
准备会议的视觉效果。 将小组的输入记录在图表垫，情节提要卡，白板或其他任何人可以在决策时不断查看的媒体上。 定义在何处需要组输入，在何处不需要。 解释差异。
4.确定会议的负责人/主持人/主持人
一个人必须控制会议的流程。 必须由一个人协助确保小组继续执行任务，并且没有人能主导所有讨论或决定。 协调人还确保会议按承诺处理所有可交付成果，并使每个人都参与此过程。
5.开始和结束时间
知道会议要花多长时间，安排会议进度并按承诺时间准时结束。 与参与者保持信心。 即使没有人在场，也要从指定的确切时间开始。 不要惩罚那些准时到达的人。 如果您传达出自己没有像开始时那样简单地成为领导者的话，那么您的工作将如何在更重要的事情上得到信任。 为会话中的项目分配优先级。 如果会议比预期的要复杂，并且开始时间比计划的时间长，则知道要删除或推迟哪些项目。 考虑宣布“确切的”开始时间（不是3:00，而是3:02）。 试试看，它有效！
6.设计提示每个与会者输入的方法
如果有人被要求或要求参加会议，则期望他们参加。 参与将验证每个人在过程中的作用，并最终验证结果。 该原则将使每个人都拥有结果的所有权。 给每个人一个“选择加入”作业的机会，然后他们就会拥有它。
7.创建一组“规范”以供共同处理
如果小组定期开会或定期开会，则最好制定一套有关小组流程如何工作以及如何做出决策的操作准则。 （我们同意准时到达，我们同意为作业做准备等）
8.记录组的信息，以便所有人都能看到
写下想法可以验证所贡献的想法。 可视记录还将提醒生成的数据组，使数据可见以做出更好的决策。 完全按照规定记录想法和概念。 不要解释或投入“两美分的价值”。先记录，再判断或排序-当材料敏感，具有挑战性或复杂时，这一点尤其重要。
9.掌控会议
如果与会者劫持了会议，请轻轻地将其收回。 禁止任何参与者闲逛或发表不必要或冗长的演讲。 协调人必须始终控制该过程，并不时收回该过程。
10.不要在未设定问责标准的情况下休会
如果需要采取措施，则为每个项目分配责任和完成日期。 好的想法只有在作为行动计划的一部分时才会付诸实践。 在结束会议之前就下一步或下一个会议日期达成协议。 邀请人们参加会议时，应指示他们携带日历。 这就是原因之一。 确认参与者及其贡献。 查看可交付成果列表以验证您的成功。 庆祝！
休·巴拉
变革型领导战略家
分级为4 +©2016 Hugh Ballou。 版权所有。
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