啊，开会。 生产力文献中充斥着有关我们在会议上花费的惊人时间量以及它们对我们的时间，精力和底线造成的成本的信息。 一个组织的领导可能受到的影响最大：平均而言，中层管理人员在会议上花费的时间约占35％，而高层管理人员在会议上花费的时间则占一半。 调查显示，约有30％的会议时间被认为是无效的。
在某些情况下，无效的会议是由于不良的计划和执行。 但是在其他情况下，非生产性会议实际上是不应首先举行的会议。 由于繁忙的日程安排和复杂的项目，很容易陷入重复开会和浪费时间的模式，只是为了确保您将所有人和所有东西都聚集在一起。 问题是，当我们不能腾出时间或寻找其他更适合我们需要完成的工作的协作方式时。
因此，您如何知道要取消哪些会议？ 您如何与其他团队成员沟通以确保工作向前推进？
取消或减少这三种会议类型
这是三种常见的会议。 这些会议在您的工作地点举行吗？ 如果您取消或错过他们，那时候该怎么办呢？
1.定期召开职工会议，没有明确的议程和预期成果。
在某个时候，您可能一直坐在痛苦的每周工作人员或“状态”会议上，想知道它的目的，并对需要做的其他工作感到压力。 您参加这些会议是因为它们在您的日历中，并且您应该参加； 似乎没有人质疑这些会议是否真的需要定期举行。 没有在会议之前（甚至在会议之前）分配明确的议程，您就无法充分准备。 在这些会议期间，您环顾四周，看到同事无聊，做白日梦和/或多任务。 似乎每个人都知道不需要全神贯注。
您可以做什么。
- 如果未提出议程，则取消员工会议。 知道同事正在做什么，不需要每次都召开传统会议。 因此，在Meeteor，我们更改了每周调整会议的形式。 我们曾经让团队负责人共享更新以及他们从其他人那里得到的需求。 现在，我们邀请团队成员提出议程主题，这些主题需要事先在整个团队之间进行深入讨论，例如团队流程审查。 如果没有紧迫的项目，我们将取消该周的员工会议。
- 使用虚拟异步签入。 我们还每周定期以其他方式进行联系。 每天早晨，在聊天工具Hipchat上，我们都会进行“虚拟站立”，分享我们前一天完成的工作，当天计划完成的工作以及完成工作所需的任何障碍或遗漏。 我们使用Meeteor任务管理器来管理共享任务。 我们可以随时访问与我们的工作相关的其他人的任务。 我们无需等待所有人聚集在会议上就可以推动工作向前发展。
2.关于工作的会议不需要实时响应和讨论。
如果工作不需要整个团队贡献想法并进行实时讨论，则可以取消该会议。 例如，在一个现场会议中收集设计反馈，一次只能共享一个人。 比起事先事先分享自己的想法，要花费整个小组更多的时间来获得整个小组的反馈。
您可以做什么：使用共享文档或协作工具。
在协作工具中，团队成员可以灵活地共享个人想法，并在特定的期限内根据彼此的想法建立彼此的想法。 我们喜欢使用Google文档与其他团队成员或外部合作者进行协作。 我们使用“建议模式”来跟踪更改并允许多个人提供反馈。 文档的所有者可以查看这些更改，并决定接受，拒绝或解决哪些更改。 Microsoft Word和另一个流行的文档协作应用程序Quip提供了类似的功能。
为了给设计提供视觉反馈，我们使用了一个名为Invision的应用程序。 在与Invision会面之后，我们仅在关键的小型会议中召集关键决策者，以就任何突出的问题做出决策。
3.信息共享会议。
是否曾经想过所有会议信息都可以用电子邮件轻松替换？ 许多会议都是单向的信息共享，除了有机会亲自向主持人提问外，这些信息不会给与会者带来任何价值。 这些会议的参与者很容易脱离参与并开始执行多项任务。
您可以做什么：改变共享信息的方式。
共享信息作为工作前的准备，以便可以将会议时间花费在讨论上，或通过电子邮件将其发送给团队成员并完全取消该会议。 确保为人们提供机会，通过电子邮件，共享文档或根据需要亲自询问并获得答案。
我们使用Google云端硬盘，Dropbox，Hipchat和电子邮件共享信息。 我们相信团队成员会阅读文档并提出问题。
您的挑战：取消会议
为了开始新的一年，我们提出了取消会议挑战：在一个月的每周中，通过一次会议减少您的会议负荷。 这意味着在30天内减少了四次会议。
以下是三个指导您的步骤：
第1步
查看您的日历并查看即将举行的会议。 根据以上建议，您可以取消或错过哪些会议？ 估计如果不参加这些会议，您将节省多少时间。 三个小时？ 六个小时？ 更多？
第2步
取消不必要的会议或拒绝或仅暂时接受邀请。 问问自己会议是否：
- 有明确的预期结果吗？
- 需要实时对话还是可以用其他工作方式代替？
- 仅用于信息共享吗？
对于会议计划者，请尝试使用其他形式的协作或交流形式，而不是安排会议。 通过共享文档收集反馈，然后确定您是否仍然需要召开会议，或者是否可以与更少的人见面来解决未解决的问题。
对于没有明确议程的常规会议，提供一个特定的问题供与会者回答是有帮助的。 例如，问您的团队，“您想在我们的团队会议上解决哪些问题？”或“您需要整个团队提供什么意见？”如果没有人要添加任何内容，则取消该会议。
对于会议，邀请您进行以下操作：针对相同的三个问题复查即将到来的会议邀请。 如果没有明确的预期结果，请询问会议负责人，他/她是否可以在会议中明确表达他们想完成的任务。 在某些情况下，请问是否可以提前提供共享文档的信息，而不是参加会议。 要求以后共享会议记录，以便您在错过会议时仍能保持知情。
第三步
继续执行这些步骤30天。 在月底，计算您可以收回多少小时，以及用额外的时间完成了什么。 然后给自己高五！ 值得您花些时间。
希望您喜欢这篇文章！ 谁不喜欢谈论取消或错过会议？！？ 请在下面的评论部分中告诉我们挑战将如何发展。 如果类似的事情在您的公司永远无法解决，请告诉我们。
