创建人：Dana Masset
电子邮件是促进交流的便捷工具，但它也可以使您分心，从而浪费您的时间并耗尽处理高价值任务所需的精力。
我们可能会花费数小时阅读和回复不重要的电子邮件。 进度“让人感到满意”，但很少产生有意义的结果。
为确保我们将时间和精力集中在真正重要的事情上，我们需要将策略和界限纳入我们的电子邮件实践中。 以下是一些技巧，可帮助您有效管理电子邮件：
1.可视化您的一天。
通过形象化的方式开始每一天。 审查您的优先事项，并思考到一天结束时要完成的工作。
这将帮助您区分一些无关紧要的任务（例如，花太多时间管理不重要的电子邮件）和那些真正重要的任务。
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2.像对待其他任务一样对待您的收件箱。
不受限制的电子邮件访问提供了极大的灵活性。 但是，由于我们不再束缚在办公桌上，因此我们经常在无法采取行动时（在电梯，杂货店线，红灯中）打开电子邮件。 问题是：浪费大量时间重新阅读电子邮件。
此外，管理电子邮件通常是一个被动的过程。 我们不会在自己的时间范围内专注于自己的优先事项，而是会对他人的紧急情况做出反应。
为了最大程度地减少这些影响，请谨慎而刻意地注意您的电子邮件做法。 像对待待办事项列表上的任何其他任务一样对待它。 安排设置时间来管理收件箱，例如上午中午，午餐后以及当天关闭之前。 然后，在您初次阅读时完全处理每封电子邮件。 这意味着以有意义的方式向前发送电子邮件-删除电子邮件，将其转发给需要处理的其他人，或者将其归档并在待办事项列表上注明以便以后处理。
3.退订电子邮件列表。
您是否真的需要每天从亚马逊收到电子邮件？ 减少传入电子邮件的数量，您将减少管理收件箱所需的时间。 这很简单明了，但我们不必要地担心，如果我们退订，我们将错失良机。 现实是我们可以通过Google的快速搜索在线找到这些优惠券和交易。 所以，放开他们！
4.创建过滤器。
筛选器使您可以建立规则来组织传入的消息。 然后将根据您指定的条件自动执行该操作。 例如，您可以创建一条规则，该规则将指导特定发件人的所有新闻通讯跳过您的收件箱，而是将其归档在指定的文件夹中。
每个电子邮件提供商都有某种“规则向导”，它将指导您完成各种可用的操作和条件。 有些甚至可以提供通知。 例如，使用Outlook，您可以创建一个规则，当您收到特定消息时，该规则将自动向您的手机发送警报。
设置需要少量的初始时间投入，但是一旦创建了规则，您将极大地减少用于管理传入电子邮件的时间。
5.关闭所有电子邮件警报。
为了我们的生存，人类必须注意并响应外部触发因素。 但是，我们的大脑还没有进化出能够区分老虎的吼声和电子邮件的ping声。 不管您是否有能力抵制阅读传入消息的冲动，一旦您的焦点被“ ping”打断，大约需要20分钟才能恢复到相同的关注水平。 关闭台式机和智能手机上的所有通知和警报可以防止您成为这种生产力威胁的受害者。
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6.创建模板。
使用电子邮件模板撰写和存储包含您经常发送的信息的消息。 您可以自定义它们，以添加新信息或满足发送模板之前原始电子邮件的需求。
与起草，重新键入甚至复制和粘贴消息中经常出现的信息相比，此简单的工具可以为您节省大量时间。
7.练习电子邮件礼节。
发送前请三思！ 您发送的电子邮件越多，您将收到的电子邮件越多。 为避免不必要的来回往返，请尽可能简洁明了。 使用主题行定义电子邮件的用途，并在结尾再次重申。 最后，要对您包含在通信中的人员进行周到且明智的选择，即仅让需要参与讨论的人员参与。
“生产力绝不是偶然的。 这始终是对卓越，智能计划和专注工作的承诺的结果。”
保罗·迈耶（Paul J.Meyer）
我们希望这些电子邮件策略可以帮助您最大程度地减少浪费并提高生产率。
如果您觉得自己不堪重负，我们很乐意与您合作提供电子邮件管理干预！ 联系我们以了解有关我们的咨询和辅导服务的更多信息。
规划愉快！
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Dana Masset是Planning Etc. LLC的总裁，该公司是一家生产力咨询公司，致力于通过战略规划，组织和时间管理来提高绩效。
