通常，当需要做出决定或需要传播信息时，下意识的反应是安排与与会者名单上的所有潜在感兴趣的人开会。 如果您确定自己确实确实需要召开会议，那么以下一些规则将帮助您确保会议不会浪费人们的时间。
规则1：会议费用昂贵
会议的费用不只是每个与会者的薪水。 它需要休息时间，集中精力，有时甚至需要旅行时间。 如果您想大致了解一次会议的实际费用，请拿薪水并计算其小时费率。 现在， 至少乘以1.5，因为您应该假设别人的时间比您的时间更有价值。 现在，将其乘以参加人数。 现在将其乘以会议时长加上30分钟； 也就是说，如果您开会1个小时，请计算1.5个小时的费用。 这是会议导致工作日中断的原因。 例如，假设您计划与9个人进行1小时的会议。 您每小时赚$ 67。 该会议费用：
$ 67 /小时* 1.5费率加成* 6位与会者* 1.5小时= $ 1350
那不一定是好是坏 。 会议很昂贵 。 确保他们值得花销。 您能否通过这次会议完成一些值得花每个人一个小时的时间的事情？ 您能用电子邮件完成同样的事情吗？ 少数简短的一对一对话？
规则2：会议有目的
如果您确定必须召开会议（请参阅规则1），则该会议必须有目的。 写下目的 。 确保在会议结束之前您可以知道会议是否已实现其目的。 如果您不确定在会议结束时是否已实现目标， 请不要安排会议 。 没有完成某件事的会议是浪费。
接下来，使用该目的来帮助您组织会议的后勤工作。 不要邀请无关的人。 在将来安排更大的决策或进行更长的讨论。 向您的与会者明确说明这一目的，以便他们可以提前做好准备并带来自己的A游戏。
规则3：会议有议程
会议议程必须随邀请一起出去。 议程有助于支持会议的目的，并为与会者准备讨论所需的内容。 推迟会议议程直到会议开始之前，与会者经常会感到失明。 由于需要进行级别设置才能使所有人都在同一页面上，因此浪费了会议的开始时间。
无议程会议可能导致组织功能障碍的扩散。 议程允许与会者携带支持信息，以协助讨论和决策过程。 没有这些支持信息，就可能做出错误的决定。 省略议程可以使决策在真空中进行。 通过坚持一个议程，与会人员可以充分了解情况并为会议的内容做好情感准备，开始会议。 没有议程，信息的匮乏打开了操纵决策过程的大门。
日程安排还使与会者在没有任何贡献的情况下更容易选择参加。 如果与会者不能为决策，讨论或提供支持性信息做出贡献，则议程将揭示这一点，并帮助他们决定是否跳过会议。 通过提供议程，您可以尊重与会者的时间和注意力。
规则4：会议有领导者
确定将担任会议负责人的个人。 会议负责人只有一项工作： 保持专注 。 此人将把议程用作确保会议实现其目的的工具。 选择一个足够有信心去挑战可能会浪费时间的讨论的人，并且要有足够的知识去知道挑战和允许什么的人。
