我对在办公室管理工作的态度是防御是最好的进攻。 当我陷入困境，似乎无法找到坚实的基础时，我会退回到已经建立的结构上。 我将系统形象化为一个盾牌，可以保护我免受来自我的任何攻击-电子邮件，电话，路由纸张，以及更糟糕的是，这些都是会议行动的碎片……“我们应该让别人研究一下”， “我们需要更多的证据才能做出决定”，“下周有分析报告，我们可以进一步讨论”。
在这里，我尝试向您展示我从学到的东西，到我使用学校提供的议程到管理加拿大公共服务的过程所创建的模型。 我的方法是基于流程的，认为是流水线。 不是从更大的角度了解项目如何为任务做出贡献，而是从日常工作中进行（当然，更高的反思也很重要）。
这里是：
现在让我们来看看它！
“进来！”
我很想知道我想要得到的东西，“这是我的工作号码。 首先给我打电话，我从早上8点开始，在下午4点离开。 之后，我在家打这个电话。 如果您需要给我发送详细信息，这是我的工作电子邮件，这是我的个人电话号码。 如果其他所有方法都失败，您也可以通过我的作品Blackberry与我联系。” 疯狂。 有很多交流信息的途径，这在办公室也是如此。 有了分配和工作的多种途径，也就不足为奇了，即使记得做某件事（甚至可能做得不好），那些记得跟进评论的人也被视为是出色的表演者。
我建议您记下所有传入的源。 在一天结束时仔细查看此清单，可以确保第二天早上有自己的方位。 您领先于游戏，领先一步，跃跃欲试……在此插入其他表达式。 这是我的入站列表，无特定顺序：
- 电子邮件！！！ 这些造成最大的压力。 尤其是当您从局域网管理员那里收到“几乎快用完”消息，威胁要停止所有电子邮件时（有时这是一件好事，但大多数情况下不是）；
- 纸放在我的购物篮中；
- 语音留言；
- 电子任务清单；
- 会议行动项目； 和
- 面对面的对话
您可能还有其他消息来源，例如即时消息传递（感谢上帝，我们部门没有此消息，因为立即做出响应的责任几乎太多了。这是名义上的！）
在继续之前，我想谈谈最后两个：会议动作项和面对面的对话。
会议行动项目
随着年龄的增长和工作量的增加，做笔记的重要性得到了放大。 我至少建议以下几点：
- 对于每次会议，请写下主题，日期，时间（从什么时候到什么时候）以及会议室中的人。 然后在其周围画一个盒子。 这样一来，您就可以快速找到特定的会议（例如“不，您是在这个日期在这个会议上在这些人面前说的”）。 另外，在参加每周一次的员工会议时，您可以在这里使用框来慢跑，以记忆一下向团队简要介绍的内容。
- 至于注释本身，即使您能记得进行了决定，然后进行更改，然后重新制定的复杂而复杂的讨论，请写下行动项目和截止日期。 在它们旁边放一个对号。 这样，它们很容易在您的涂鸦海洋中重新定位。
面对面的对话
有时候，进入您的隔间的人无法打通您的流量，尤其是当您需要进行认真的分析时。 就我而言，我通常不介意，这是解决人们的问题的工作，在大多数情况下，我宁愿大声疾呼，而不是无休止的来回电子邮件（再次，这使我担心可怕的收件箱已达到限制威胁）。
面对面的互动在与队友和同事建立和维持关系方面大有帮助，但是，是的，这是另一种潜在的工作来源，而我们致力于的所有工作都需要写下来。 在办公室门附近贴上便签或纸垫和笔。 在对话期间，分配项目后，将其写下来。 它会提醒您必须采取行动，它还有一个额外的好处，即表明您确实在倾听某人的声音并投资了双方都想完成的解决方案。
好的，现在我们有了所有这些资源，全都为我们工作。 怎么办？ 我该如何实际组织这种混乱？
处理中
待办事项清单
啊，待办事项清单。 自开始以来，这一直是魔术工具。 这是您武器库中最重要的武器，您将整日使用和修改该武器。
进入部分的所有内容都将进入此列表。 还记得会议簿中的复选标记吗？ 当它们进入“待办事项”列表时，将它们放入Xs。
该文档是基础文档， 始终返回至该文档并不断对其进行更新 。
在工作人员会议上，除简报外，待办事项清单是我的议程。 每个人都会读出他们的列表并提供状态更新。 由于我要负责本单位的工作，因此这有助于我保持清单的准确性，并确保对期望的理解得到了很好的理解。
这是我的样子：
- 我使用Windows记事本。 我需要一些电子产品，因为我的清单会不断被修改，并且我特意使用了最基本的软件，因为我不想使用任何花哨的格式，所以在我需要它时，它绝不会起作用。 我将此文件保存在定期备份的个人驱动器上。
- 它按项目列出了我的所有待办事项（每行）
- 我将每个项目1、2或3划分优先级（或者您可以使用“高”，“中”，“低”），或者如果我正在等待某人/某物，则放置一个“ W”（即，暂时不采取任何措施）
- 我指出实际上是谁在工作（本人或团队成员）
- 仅在极少数情况下，我会将任务分解为子任务（我希望此列表尽可能保持基本状态）
阅读桩
要使自己成为组织的支柱，最好的事情之一就是了解正在发生的事情，正在发生的事情以及正在发生的事情。 这使您可以将工作情境化，从而使您达到1）避免错误和2）更好地卖给管理层的目的。
说到管理，当您可以将项目与战略目标联系在一起时，他们会喜欢它。 确保您阅读了Corporate的所有看似无法实施的政策，它们很重要！
每当我遇到知道可以长期帮助我的电子邮件，文档或出版物，但我无法立即花时间阅读时，我都会打印出来并将其添加到“我的阅读桩”中（我有黏性在堆上方的墙上注意“要阅读”的注释。当事情变慢时，它可以作为视觉标记，我可以将头转离屏幕。）在停机期间，抓住您的堆，在自助餐厅里找到一张桌子并将您的大脑从“执行”模式切换到“学习”模式。
项目文件夹
可以电子方式或硬拷贝方式完成。 我的老板是用纸做的，所以我的桌子一角是一堆文件。 这是一个不言自明的解释-在这里进行正在进行的工作和完成项目时需要参考的重要信息的地方。
为了解决所有混乱问题，经验法则是：如果不在“待办事项”列表中，请删除该文件夹。
外向
日志记录
在某些行业中，记录您所做的工作非常重要，因为它们会按小时收费。 无论如何，如果您负担得起的话，记录您的工作时间将是有益的，因为您可以看到您在哪里花费了最大的精力。 这可以带来宝贵的见解-您是否总是在宠物项目上花费大量时间？ 当您可以快速跟踪HR流程来帮助您获取资源来完成工作时，在推进文件上花了太多时间吗？ 在我的办公室，此报告是每月强制性的。 如果没有日志，我将无法执行此操作，因为我什至不记得昨天的午餐时间。
同样，日志可以是电子的也可以是纸质的，我选择使用每日计划程序的议程。 每天，我都会写下会议，会议的开始和结束日期以及我已完成的工作（例如“ 2个小时的头脑风暴文件”，“工作人员从上午10点到上午11点开会”）。 十分简单。
会议前的笔记
我发现浪费时间的最大原因之一就是人们在会议上准备不足。 如果椅子准备不充分，这是十倍。 在开会之前，请坐下10分钟，将您的想法集中在一起，并提出一些您确定要传达的观点。 交付它们可能很困难，人们会切线，并且取决于他们的级别和会议的进行，有时您的角色是使事情重回正轨。 我发现在我的会议前备忘中将“我必须说的话”列表包含在内有助于我做到这一点。
我的笔记以粘滞便笺的形式出现在会议簿的下一个空白页上。 粘滞便笺在物理上限制了我，我必须将自己的思想简化为简洁的子弹。 另外，当我打开书本开始阅读时，它们就在那儿，我不必记住要在会议文件的顶部再带一些纸来分发。
任务
这可能并不适用于所有人。 如果您的软件应用程序不允许在电子邮件上放置标记以进行跟进，则至少应在要求答复时设置截止日期。 如果没有最后期限，就没有问责制。
总结
拥有工作流组织系统，不仅可以节省您的时间，而且还可以使您（和您的老板）看起来很好。 这是双赢。
我希望您能学到一些技巧或窍门来构建或完善盾牌。 从您认为需要的内容开始，然后从那里进行调整。 它不一定是完美的，但是没有系统只是在灾难。
