当我与客户见面时，常常会遇到一个我已经见过很多次的问题。 那就是拥有太多工具以及使用这些工具的方法不清楚的问题。 我经常看到人们试图在一个简单的待办事项列表管理器中维护全面的待办事项列表和参考资料管理系统，有时我看到人们到处都在保存项目支持资料，有些在Dropbox中，有些在Evernote中，有些在Microsoft OneNote中。 以这种方式维护系统是不堪重负，拖延和混乱的保证方式。 该系统将变得复杂且笨拙，最终您将不再信任您的系统，这将导致失败。
多年来，我参与了个人生产力系统，我学到了一件非常重要的事情。 系统越简单，您就越有可能坚持，信任并取得成功。 系统越复杂，您越有可能花费太多时间摆弄它，搜索重要文档并最终失去对它的所有信任。 一旦您停止信任系统，它很快就会停止工作。
那么，您需要什么？
在当今的数字世界中，您只需要三件事。 在这三件事中，您只需要一件。 这三件事是：
1 个日历
2 个待办事项列表管理器（数字或纸质）
3 一个参考材料支架。 （物理或数字）
您什么都不需要。
1个日历
您应该只使用一个日历。 可以是Google日历，Apple日历或Microsoft日历。 您的工作方式和工作地点可能会确定最适合您的日历套件。 例如，如果您的公司生活在Microsoft Office环境中并在其中工作，那么您确实应该使用Microsoft日历来满足您的所有日历需求。 试图在Microsoft中维护工作日历和在Google中维护个人日历只会最终导致混乱和冲突。 不久之后，您最终将被双重预定，否则您将检查一个日历而不是另一个日历，并且错过重要的日期。
如果您更喜欢使用Apple的日历，而工作使用Microsoft的日历，则可以将Apple日历订阅到工作日历中，或者将工作中的Microsoft日历中与公司相关的任何事件复制到Apple日历中。 在这种情况下，我将创建一个定期执行的日常例程以确保执行此操作。
2待办事项列表管理器
您的待办事项列表管理员需要照顾好您的所有任务，并成为所有活动项目的存储库。 它永远不应是存储文档和其他相关内容的存储库。 当然，可以在任务上附加一些简单的注释，以帮助您弄清该任务，但是它不应存储Word和PowerPoint文档以及PDF和文章以供以后阅读。
与日历一样，您只应使用一个待办事项列表管理器。 如果您需要与他人协作进行项目和任务，则需要一个支持协作的任务列表管理器。 我已经看到许多人一起使用Omnifocus（无协作）和Asana（协作），这只会导致混乱以及错过截止日期和任务。 工具之间的硬边意味着您更有机会维护系统的有效性和完整性。
3 A参考资料存储解决方案
由于我们大多数人仍在接收纸质材料和数字材料，因此这一操作要困难一些。 我的解决方案是扫描我收到的所有纸质文档，然后将它们全部发送到Evernote。 但是，这在某些工作中可能并不总是可能的（律师会想到）。 某些人可能需要同时为参考资料提供数字和物理解决方案。 您可能没有太多选择，但是仍然只有一个选择很重要。
使用数字文档，重要的是能够轻松地将项目支持材料链接到项目任务，因此，在同时选择待办事项列表管理器和数字存储系统时，请确保可以将项目和任务链接到保存的笔记。 同样，对于基于纸张的存储系统，您需要确保可以快速轻松地访问与任务和项目链接的资料。
所有在GTD上取得巨大成功的人都有一个共同点。 他们的系统很简单。 任务很明确并且集中在一处，它们的日历上只有艰苦的约会和承诺，并且它们有一个维护良好且组织良好的归档系统。 所有在GTD上失败的人通常都创建了一个极其复杂的系统，到处都是位。 他们尝试维护三到四个待办事项列表管理者，并且经常使用Evernote和OneNote以及iCloud，Google Docs和Dropbox。
在工程中，机器的运动部件越少，发生故障的可能性就越小。 您的生产力系统也是如此。 系统中的零件越少，崩溃和压倒性的可能性就越小。 我强烈建议您在一个周末内花一些时间检查系统，看看是否有任何方法可以分解它并使它更简单。 避免使用多个云存储系统，仅使用一个日历，如果需要在项目和任务上进行协作，请选择一个允许协作的任务列表管理器。 保持系统之间坚硬的边缘。 日历中的任务，也不必同时在任务列表管理器中。 云中的PDF文件也不需要在您的任务列表管理器中，只要可行，就只需要一个指向原始文档的简单链接。 对我而言，我通过记住来简化了事情：可操作的任务进入Todoist，不可操作的参考资料进入Evernote
如果您发现自己对系统感到不知所措，那么这是您需要重新评估系统并简化系统的标志。 如果您发现自己想记住文件的存放位置，则请重新评估存储系统。 您很可能会发现系统中的边缘已变软，只需简单加固边缘即可使您重新站起来。
卡尔·普莱因（Carl Pullein）是《 数字生活》 的作者 ：使您的生活井井有条并使技术为您服务所需的一切 ，这是一本有关如何在二十一世纪使自己井井有条的书
