在第一部分中，我们讨论了放下所有想法并创建执行例程的重要性。 但是，当您每天的任务列表越来越大并且开始发现自己没有完成当天想要的一切时，会发生什么？ 按下“推迟到稍后”按钮很容易，但这并不能解决问题，只是在延迟它，使您更难阅读永无休止的清单。
文章的第二部分重点介绍如何确定任务的优先级，何时委托或何时删除它们。 我使用的方法称为“艾森豪威尔矩阵”，它是世界上最流行，最有效的优先排序方法之一，是Stephen Covey撰写的“高效人的七个习惯”一书的一部分。
该技术包括根据重要性和紧迫性对任务进行优先级排序。 根据此条件将空间分成四个象限，以创建图表。 在解释每一节之前，我最初想到的一个问题是如何判断重要与否。 紧急情况很容易理解，因为时间很简单。 但是，重要性可以从多个角度来看。 老实说，即使现在我也不确定我对它是否有最好的定义，但是我如何看待重要性的方法是查看任务的杠杆作用。 埃德蒙（Edmund）在他的《有效工程师》一书中将杠杆描述为：
“每单位时间产生的价值”
您可以在此处查看他有关此主题的更多信息。 高杠杆率的活动使我更接近在最短的时间内实现自己的目标。 考虑到这一观点，让我们从最后一个象限开始看四个象限：
象限4。“不重要也不紧急”
在查看该类别的项目时，我想到的第一个问题是“为什么存在或可以删除它们？”由于它们不能使我更接近目标，并且需要我花费时间，所以我问自己自己是我添加它们的原因。 有时，我发现该任务不可行，而更多的是我将来可能需要的参考。 在这种情况下，我将其移至Evernote，然后将其删除，但是无论出于何种原因，您都应挑战其存在，并在不需要时将其删除。
以下是该类别的一些示例：
- 看电视
- 检查社交媒体
- 琐事
象限3。“紧急但不重要”
这类任务很有趣，因为它迫使我们了解紧急情况对我们是否重要。 当我们不能礼貌地拒绝请求或将请求委托给适当的人时，列表通常会越来越多。 在我职业生涯的开始，我发现自己多次对每个人的所有要求都说“是”，却没有意识到这样做会延迟我最需要关注的任务的完成。 当我帮助别人时，我感觉很好，当然也得到了他们的赞赏，但是作为副作用，我没有意识到别人可以从学习如何处理这些任务中受益。 我并不是说您应该停止帮助他人，但我建议如果您是执行这些任务的合适人选，请挑战该想法。
有人认为授权只能由经理或主管来完成。 我理解这种观点，因为这种层次结构视图在许多文化或国家中都很普遍。 但是，我认为，在同级之间也必须做到这一点，并组建一个开放的团队来相互支持和改进，这一点至关重要。 代表团赋予他人成长，发展的可能性。 有时结果不会那么好，但是通过指导和重复，结果可以达到高于初始假设的水平。 其次，它减少了总线因素，并在团队中分配了知识。
以下是该类别的一些示例：
- 预订航班
- 每周报告
- 回复某些电子邮件
象限2。“不紧急，但重要”
这个象限是您应该全神贯注的象限。这些东西将使您更加接近完成大目标，对生活产生重大影响，并最终使您快乐。 不要忽略解决它们，因为如果您推迟并推迟它们，它们将移至第一个象限，并且您会感到压力，压力和不舒服。 相应地计划此任务，确保为他们分配时间，冷静而无拘无束地执行它们，您将达到与例行程序完全协调的状态。
以下是该类别的一些示例：
- 长期经营策略
- 行使
- 高杠杆项目
象限1。“紧急和重要”
该象限也称为“消防象限”。 由于每小时经过都会造成严重后果，因此必须尽快完成此处的任务。 该象限中的拉力和应力水平很高。 因此，我们必须确保避免执行此类任务。 提前思考，分析过去的行为和模式可以帮助您变得更好以预防这些问题。 在某些情况下，我们的老板会非常迫切地向我们提出要求，但即使如此，我们仍应尝试看看是否可以不同地处理该请求。
以下是该类别的一些示例：
- 计划外停机或服务器端故障
- 婴儿哭
- 厨房大火
您可以在此处找到“高效的七个习惯”的出色动画评论，其中“习惯三”解释了此技术的本质和重要性：
步骤1.集中所有任务并确定其优先级
Todoist具有优先级的概念（p1，p2，p3，p4），但是其他缺少此功能的工具也可以使用标签或标签获得类似的结果。 在每周计划过程中，我仔细检查所有项目并确定它们属于哪个象限。 例如，当找到重要且不紧急的任务时，我使用P2，todoist通过橙色的对号显示其重要性。 默认情况下，todoist中的所有新条目都被视为优先级四，属于“不紧急且不重要”象限的一部分。 因此，检测这些P2任务至关重要，因为它们是取得良好结果的关键。
步骤2.使用日历查看任务对时间的影响
在上一篇文章中，我提到我正在使用“ Pomodoro”技术每隔25分钟中断一次任务。 我们大多数人每天有八个工作小时，在理想情况下，这意味着16个“ pomodoris”。 首先，每天检查您的日历，以查看您有多少次会议，然后减去该时间。 （例如，一天举行两次会议，每次1小时，则意味着您将失去四个时间间隔，只剩下12个pomodoris）。 下一步是管理风险，某人将有可能打扰您或出现需要您注意的事件。 我通常会为计划外活动分配10％到20％的费用。
一旦意识到一周中有多少时间，首先开始添加杠杆率最高的活动（两个象限的任务）。 完成它们后，从第三个象限中添加一个，然后在第四个象限中添加。 如果您想知道为什么我不提任何紧急和重要的事情，是因为您应该已经完成了这些。 正如我前面提到的，这是消防模式，您不应出于任何原因推迟它们。
我建议的另一个技巧是大量完成小任务。 例如，当您有可以在5到10分钟内完成的任务时，请使用一个Pomodoro插槽来批量完成它们。 例如电话，电子邮件，设置新约会等（我也使用5MINS，10MINS之类的标签来标记此类任务。）
- 花费时间和精力去寻找生活中的基本事物
- 将任务委托给他人，并允许他人成长和发展
- 在日历中可视化您的任务
最初发布于 passion-for-development.com
