2017年8月14日/诺文·马丁（Norvan Martin）
这不是秘密-我们大多数人都喜欢讨厌会议。
在一篇又一篇的文章中，经过研究，研究和轶事证据表明，会议很容易成为最不受欢迎的工作场所活动之一。 出于充分的理由，大多数人都很无聊，在许多情况下，这完全是浪费时间和金钱。
实际上，Verizon Business进行的一项研究表明，整整1/3的会议都是无效的-完全无效。 大多数会议都没有明确的目的或目标，既没有启发性也没有激励性，并且往往由没有准备和过于多余的软弱的演讲者组织。
无论如何，在当今基于团队的工作环境中，会议仍将是司空见惯的，因此您只需付出努力就可以改进会议。 有许多尝试过的真实方法可以做到这一点-尽早发出邀请，设定议程，鼓励参与等。但是即使采取了这些措施，大多数会议仍然沉闷乏味。
因此，让我们更进一步。 让我们超越工厂建议的范围，提供一些较少使用，更具创意的技巧，这些技巧将帮助您激发参与度，并促进人们不愿参加的富有成效的有效会议。
什么是“好”会议？
首先，我们需要了解定义良好会议的特征。 简而言之，会议在以下情况下是“好”的会议：
- 有效：有效的会议导致采取的行动实际上达到了议程中规定的目标。 他们把事情做好。
- 参与 ：会议引起兴趣。 人们实际上关心正在发生的事情，他们关注并想要跟随。
- 积极 ：与会人员对会议的目的和目标持积极态度，并了解实现目标的途径。
- 开放 ：协作解决问题或达成目标的最佳方法是与参与者保持透明，开放和诚实。
缩短会议时间，吸引人和有效的7种方法：
1.带微笑滚球
团队，听着，我们必须在下周之前交付该产品，而我们才刚刚完成一半。 现在，我了解到您一直在为此努力，但是我需要您提供更多信息。 我还需要更多！ 这周，我需要200％的费用，无论花多少钱。 当您签署这份工作时，被告知您需要牺牲，这就是我本周要注意的事情。 我们必须，必须以更严肃的态度来解决这个问题，否则，我们将失去客户和大量收入！
与：
伙计们，首先，感谢大家为该项目付出的巨大努力。 我希望大家知道我非常感谢您的辛勤工作。 恭喜，看到大家都表现出色并突破极限，恭喜！ 我们已经与硬汉进行了战斗，但是我们仍然有很大一部分要征服，我将需要您进一步超越自己的极限，所以本周是这样，因为下周一的截止日期很艰巨。 伙计们，这是一个重要的目标，让我们全力以赴！
看到不同？
会议开始的方式为会议的其余部分定下了基调。 从焦虑的洗礼开始，到最后人们会感到不安，紧张和慌张。
作为主持人，请通过以下方式开始会议：
1. 积极的 ：如果您的看法不乐观，那么会议的意义是什么？ 明确的动机，目标和关注点会带来积极的前景。 考虑最终目标，并使会议与之保持一致。
2. 授权 ：会议的目标是您的责任，会议室中的每个人都需要感到鼓舞，以尽最大努力完成手头的任务。 通过说出过去的成就来赋予团队成员权力，让他们知道您相信他们的能力并鼓励他们超越极限。
不要以：
1. 投掷责备 ：首先，让我指出个人责任非常重要。 但是，通过怪罪来开始会议绝不是一个好主意。 目的应该始终是指责人们前进而不是退步。 相反，在会议的适当时间，让团队成员了解他们对责任感的不满，更重要的是，如何解决它并改善情况。 指责往往会被抛弃，直到没有人有问题为止。
2. 投诉：即使您没有抱怨，抱怨也会使人流失。 识别问题，表达问题的影响并寻求纠正是一回事。 简单地抱怨问题的后果是另一回事。
3. 关注问题 ：积极而积极地开会意味着拒绝为问题的后果感叹的诱惑。 实际上，关于问题的早期讨论只有一种类型，那就是如何清楚地定义问题。 在会议的稍后，您可以表达问题的影响，以帮助与会人员了解情况的严重性。 实际上，跳过谈论人们已经知道的问题的影响。 如果团队成员已经了解问题的后果，那么专注于此只会使他们感到沮丧。
您如何积极地开始会议？ 这里有一些提示：
- 谈论过去的成就是过去有效会议的直接结果。
- 提及您希望本次会议取得的积极成果。
- 提及自上次会议以来学到的有趣或有趣的事情。
- 分享与会者可能不知道的有见地的信息。
通过积极地开始，无论会议的激烈程度如何，您都可以减轻心情。 此外，它将为会议的其余部分定下良好的语调，并为更好的互动提供开放的渠道。
2.不要只是打破，重新充满活力
您是否有开会进行到一半的会议，您想知道为什么首先要参加会议？ 它发生了。 会议结束五个小时后，您怎么能指望不到这种反应？
时间就是一切，我知道，您想充分利用会议的时间。 但是，与5个人进行30分钟的会议比10个人进行1分钟的会议要好得多。
事实是，人们的注意力跨度很短，因此将您的会议分成较小的部分以保持他们的参与很重要。 与会者需要时间来消化信息，三思而后行，呼吸并上厕所！
重新焕发活力的假期
休息时，大多数与会者会搜索电子邮件，检查电话，有些人只是凝视着太空。
您的休息时间应使您的与会者有足够的时间和空间来处理信息，并在进入下一个会话时感到耳目一新。
有多种使用会议休息的聪明方法：
- 要求每个人散散步或出门呼吸10分钟新鲜空气。
- 通过玩笑或讲故事减轻心情。
- 提出一些聪明的东西，例如一个谜语或技巧问题。
- 谈论轰动新闻。
- 引导参与者进行呼吸运动。
- 提供甜点（黑巧克力，有人吗？），咖啡或茶。
除了谈论工作外，就做其他事情。
您应该有几个休息时间？
理想情况下，您应该每30至45分钟休息5分钟，具体取决于分钟的复杂程度。
因此，如果您从下午2点开始有两个小时的会议，请安排以下休息时间：
- 下午2点：会议开始
- 2:30 PM：休息五分钟
- 下午3点：休息两分钟
- 下午3:30：休息两分钟
- 下午4点：会议结束
3.摆脱那张桌子
您是否曾经想过，为什么需要激烈辩论的支持小组，焦点小组和类似的聚会经常围成一圈，而中间却没有桌子呢？
这是因为座位安排为真正，开放，丰富的交流创造了渠道。
通常，表限制了通信流。 桌子除了为人们提供放置笔记本和笔记本电脑的地方之外，在会议中实际上没有任何其他目的。 哦，如果您刚入睡，这里也是个休息的好地方！
开放的无表格式有几个好处：
- 每个人都会看到，没人能将手机隐藏在一边！
- 您可以一次直接与所有人讲话。
- 人们不能只是低头并在整个会议中躲起来。
- 从某种生理上讲，这种安排表明每个人的意见是平等的，这与普通会议桌的设置不同，老板坐在桌前。
4.沉默是金
一场漫长的会议即将结束，您松了一口气，但是有一个家伙不会停止讲话。 即使他的话语很模糊，也没有效果，他还是继续说下去。 即使很明显每个人都感到疲倦和慌张，他仍然继续。 即使在愤怒的国家和异常大声的叹息中，他也并不畏惧。
这是一个令人沮丧的经历。 然而，沉默是有力的，而开会也是如此。
但是，这不是开会的全部要点吗？ 分享想法并讨论问题？
许多会议进行了几个小时，充满了演讲，却无济于事，因为人们最终会感到困惑或烦恼，并且无法做出个人贡献。 为人们提供思考的空间与确保他们进行口头交流一样重要。 在几乎所有情况下，保持沉默与在会议中发言一样重要，尤其是在讨论复杂的想法时。
沉默鼓励反思
说不等于参与。 在会议中创造协同作用和势头意味着让人们有时间内在地思考问题并发现自己的想法和个人感受。
出于以下原因，沉默对于此过程很重要：
- 有时，更多的内向人士无法说出正确的话。
- 并非所有人都可以在快速对话和串扰中表现良好。
- 对于某些人来说，很难进行复杂的对话。
- 当能量在房间中升级时，有些人将需要呼吸。
- 有时，团队成员将需要时间来查找信息，参考注释或只是弄懂他们的智慧。
产生协同作用不仅是要让人们说话，还在于要从他们那里得到最好，最合理的回应。 这就是您产生真正动力的方式，让人们有时间思考，他们会提出更好的想法。 更好的想法将被更认真地考虑，并且参与者将在意识到自己的想法很重要时变得更加投入。
什么时候应该包括沉默？
这里有一些例子：
- 当主题本质上过于技术性或复杂性时。
- 当出现新想法时，需要考虑。
- 当自我升级和紧张局势加剧时。
- 当您需要经过深思熟虑的回应时。
- 当人们需要搜索重要信息时。
每当表达复杂的想法或需要最终决定时，都应停下来，让参与者有机会加以考虑。
这真的是一个主要问题吗？
您可能不会立即意识到为什么这是一个主要问题并且可以理解。 因为不允许人们有时间思考的效果不是立即明显的。 但是，混乱的会议往往导致集体思考，参与者会立即抓住“显而易见的解决方案”。 也就是说，其他所有人似乎都已经找到了解决方案； 而不是为自己思考并发现他们对问题的真实感受。
在适当的时候，宣布两三分钟的沉默期，以使人们能够消化信息并提出自己的想法。 只需要两分钟，就不会有意见在整个房间里飞来飞去思考更深层次的问题并做出适当的回应。 您一定会以这种方式创建更丰富的对话。
5.首席执行官先生，不仅如此
大多数高级别会议的总体流程如下：
- 首席执行官或总经理讲话。
- 然后，运营经理或其他中级管理人员发言。
- 然后根据会议主持人的指示，对其他所有人（员工，实习生等）开放发言。
关键是，等级较高的人先于其他所有人讲话。 乍一看，您可能不会对此有任何疑问。 毕竟，这就是企业界与其他一切一起运作的方式，从薪水和福利到座位安排。 都是金字塔。
但是，问题在于，每当高层管理者首先讲话时，下层机构中的那些人就会自动感觉到他们必须与上级同意，而不是表达自己的意见。 实际上，我见过这样的情况，即有些人拒绝公开与上级不同意，因为他们认为这是不尊重的。 这甚至发生在有关上级实际上是错误的而非观点错误的情况下。
这种影响导致四个问题：
- 新的，而且在许多情况下，重要的想法没有脱颖而出。
- 任何创造力的火花都会被抑制。
- 政治阻碍了前进运动。
- 地面上和地上干活的人没有真正的声音。
翻转金字塔使管理层有机会对员工的真实想法和意见发表评论。 它创建了一个开放而诚实的环境，在其中可以轻松实现解决方案。
6.退出头脑风暴
您肯定参加过那些被告知“没有坏主意”的会议。 每个人都被要求让自己的思想疯狂，只是想出主意，集思广益！ 问题在于，在大多数情况下，头脑风暴会议是死胡同，因为头脑风暴主要是打击活动或错过活动。 它偏爱最初的想法和缺乏指导，从而流失了创作过程。
要突击有效的想法，您需要给参加者足够具体的目标。 通过将问题的各个方面分解为非常具体的领域，并让每个人或每个小组以明确定义的目的来攻击每个子思想。 这将提供指导并允许团队合作。
这是分解和建立想法的好方法：
- 让每个人在自己的纸上写下一些想法。
- 让他们与其他参与者进行论文交易，然后再基于这些想法。
- 将文件旋转几次。
- 根据出现的新想法开始讨论。
新的有趣的想法几乎总是在此过程中产生的。 然后，团队成员可以讨论这些概念并制定制胜计划！
7.不要忽视技术
可利用多种技术来创建有效的会议，从而使会议变得更加轻松，有趣和令人兴奋。 但是，即使是技术公司，也无法使用这些工具来减少挫败感并改善会议。
以下是将技术融入日常会议的一些实用技巧：
- 消除会议冲突：您走进您在1：00–2：00 PM预定的房间，只是想知道有人猜您是在1：00–2：00 PM预定的。 不要仅仅依靠Outlook来安排会议室，而是有几种专用的工作区安排工具。 实际上，许多功能都可以让您设置议程，创建组日历，与Outlook集成以及其他一些令人印象深刻的功能。 会议开始之前，您的参与者不应该心慌。
实际上，您甚至可以使用移动应用程序随时随地提供计划。 然后可以将其显示在每个房间的固定平板电脑上。
- 使用生产力工具：组织对于无缝会议至关重要。 考虑您的特定组织需求，并找到可以帮助您改进流程的生产力工具。
- 移动应用程序：当然，有些移动应用程序可以做的事情远不止调度。 有用于会议计划，行程，创建手册，共享文件，社交媒体集成等的应用程序。
- 视频和电话会议：虚拟会议是进行多任务处理的秘诀，尤其是在与会者体验断断续续的视频或粗略音频的情况下。 提供优质的视频/电话会议体验意味着不仅要拥有强大的宽带连接。 这意味着找到具有稳定虚拟会议平台的服务提供商，并以可承受的价格提供合适等级的技术。
更重要的是，如果您正在考虑采用视频会议解决方案，请花一些时间进行适当的研究并以经过验证的过程为指导。 实际上，请确保您至少可以使用一个月的免费试用期。 这应该给您一个很好的时间，以实现可靠的视频会议系统的好处。
- 使用交互式投影仪/白板：用光滑的交互式投影仪和白板打动您的与会者。 使用这些设备，可以使用智能数字投影仪在白板上显示计算机图像。 然后，会议主持人/讲师可以使用手写笔或他/她的手指作为鼠标直接操作图像。 交互式白板将允许您绘制形状，为项目添加下划线，创建突出显示等。
实际上，某些设备也允许与会者参加。 这意味着团队成员将能够一起编辑虚拟文档。 这种视觉效果令人难忘，并且将以生动的方式传达您的信息。 现在，这真棒。
- 使用 虚拟会议解决方案平台 ：虚拟会议对于大型组织和分布式团队来说是必须的。 这些会议通常一次可以看到15个以上的参与者。 改善这些会话意味着超越常规的Skype通话，而使用功能完善的在线会议工具。
这些平台的主要优点来自这些平台提供的丰富功能集，包括共享浏览器，虚拟会议室漫游，网络摄像头集成，民意调查和分组讨论室。
结论
无聊的会议将削弱与会者的精力并削弱他们的创造力。 这是沮丧和浪费时间的秘诀。 而且，它使人们无法完成真正的工作。 遵循以上建议，并允许人们开放，分享新想法并有效利用公司的时间和资源。 将重点从尽可能多的信息打包转移到最短的时间，以创造协同作用以及充满活力，创造力和吸引力。
您参加过自己喜欢的会议吗？ 如果是这样，是什么让您喜欢会议而不是讨厌会议？ 请在下面分享评论！
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