办公室之战:电子邮件与聊天

在过去的20多年中,电子邮件一直是企业进行内部通信的首选手段,很少有真正的竞争者来挑战它。

但是……一种新型的通讯工具,即商务聊天应用程序,正威胁着电子邮件的主导地位。

十多年来,博客和新闻界一直在为这封陷入困境的电子邮件撰写itu告,但是,有关电子邮件死亡的报道似乎被大大夸大了。 那么,什么使Slack和Facebook Workplace等这些新竞争对手成为电子邮件的严重威胁呢?

电子邮件的统治终于结束了吗?

自然,真正找出答案的唯一方法是将电子邮件与商务聊天平台进行直接对比。 还有什么比让他们以“街头霸王”风格更像的更好的比较方式。

因此,事不宜迟,让战斗开始了。

玩家选择

商务聊天类别非常拥挤,有许多提供不同功能集的不同应用程序。 为了弥补这些差异,此匹配将使电子邮件针对整个类别的聊天应用程序,而不仅仅是一种产品。

首先,让我们来看一下这两个重量级人物的赛前数据。

电子邮件显然是两者中最强大的,全球估计有27亿用户。

即使仅用于内部通信,电子邮件仍然是迄今为止企业最重要的工具。 ReportLinker的一项调查发现,一半的美国工人在内部使用电子邮件作为主要工具。 仅8%使用了商务聊天应用程序。

这可能看起来像是一场不平衡的比赛,但聊天应用程序支持年轻人。 最大的播放器Slack于2013年推出,而自1970年代中期以来,电子邮件便以一种可识别的形式出现。

聊天应用程序缺乏成熟度,它们利用现代技术弥补了敏捷性。 相比之下,上次更改电子邮件协议标准是在2012年。

第一轮:速度与策略

如果您曾经玩过《街头霸王》,就会知道有两所学校。 有些人专注于在正确的时间按下正确的按钮来完成很棒的连击。

还有一些捣碎按钮,希望速度能为他们赢得比赛。

在某些方面,它有点像聊天和电子邮件之间的区别。

聊天应用是即时的,即时通讯。 您应该在收到消息后立即对其进行响应。 这意味着讨论以更快的速度进行,您可以更快地做出决定。

在当今快节奏的商业环境中,敏捷和快速地做出决策可能是成功与失败之间的区别。

另一方面,电子邮件用户可以在其中进行更多宽容的响应。 没有人期望您始终坚持使用自己的电子邮件帐户来接收电子邮件或回复电子邮件。 如果您对电子邮件的回复较晚,通常会假定您不在办公桌前或根本没有空。

这可能意味着讨论需要更长的时间才能解决,但它使您有机会在切换到新消息之前完成任务。 现在,您可以全神贯注于新消息并进行深思熟虑的答复。

让我们看一下第一轮记分卡:

在第一轮之后,似乎聊天应用程序几乎占了上风,但是它们的分散性意味着电子邮件的线索非常渺茫。 继续进行第二轮…

第二回合:永不迷路

如果您曾经使用电子邮件进行内部交流,则可能忘记了至少一次回覆同事。 您可能对此感到内,但是我在这里告诉您这不是您的错。

没有! 实际上,您同事的电子邮件从未有过机会。 在到达您的电子邮件收件箱的那一刻,它被销售宣传,客户请求和垃圾邮件掩埋了。

电子邮件客户端不必要地构建了复杂的过滤功能,因此,如果您有多余的几周时间,则可以优化收件箱,而不会错过任何其他同事的电子邮件。 直到需要更新过滤器为止。

如果那听起来不有趣(对我而言不是),那么也许是一个聊天应用适合您。 因为您仅将其用于内部通信,所以您不必担心安吉拉会因为会计信息被新闻通讯掩盖。

但是聊天应用程序还没有完全赢得本轮比赛。 他们有跟腱; 它们之所以会引起混乱,是因为它们鼓励交流的形式更加非正式和结构化。 小组聊天仅将小组的所有讨论合并到几个线程中。 这些线程快速移动,经常在不同的对话之间切换。

跟踪所讲的内容是艰苦的工作!

与您的队友的协作不是挑战。 您不必担心正在进行的七个对话之间的平衡,以免错过机会。

那么第二轮之后的比分是多少?

重要的是要能够跟踪已经说过的话,至少在这方面,电子邮件已经弄清楚了。 是否要继续现有的讨论? 只需点击回复即可。 否则,单击撰写。

第三轮:简单还是强大?

街头霸王中的每个角色都需要权衡取舍,而决定扮演哪个角色所产生的后果可能会影响您的游戏方式以及您是否获胜。

我认为该是另一个比喻了。

电子邮件就像具有强大组合动作的Street Fighter角色,但前提是您必须记住复杂的按钮顺序。 聊天应用程序就像一个角色,只有一脚踢:容易记住,但效果却不那么好。

它们看起来似乎并不多,但是简单的在中途添加或删除人员到电子邮件链中的功能非常有用。 这也是大多数聊天应用程序都无法做到的。

此功能确实反映了我们在任务上的协作方式,需要时会邀请人们提供帮助。 但是,与电子邮件中的许多有用功能一样,它们远非易用。

聊天应用程序完全消除了这种复杂性,只需完全消除了这种可能性。 对无休止的群组线程的依赖意味着您可以授予某人访问整个消息日志的权限,也可以仅为此对话建立一个新的群组。

那么在第三轮也是最后一轮之后我们该如何做?

尽管电子邮件带来了更多的复杂性,但设置起来可能会比较困难,并且您可能没有充分利用它。 聊天应用程序虽然更简单,但在电子邮件中可以使用某些功能时可能会有些失落,但更易于使用。 从这个意义上讲,您需要从工具中获得很多好处。

最终获胜者是…:

没有赢家。 这是一个平局。

也不是每个人都不是赢家。

总而言之,电子邮件和聊天应用程序都具有正反两方面的优点,但都不能被视为理想的通信工具。

电子邮件可能已经过时,而且过于固定,缺乏创新和协议更新。

聊天应用程序是新的和创新的,但对于业务通信工具所需的复杂性而言仍然太简单了。 当对话可能脱离话题时,尤其是在小组线程中缺乏概述时,这尤其明显,并且很容易忘记所讲的内容。

同时,即使电子邮件允许使用更复杂的功能,也不太可能充分利用它。

那么,这是什么意思,回到我们最初的问题,“电子邮件的游戏结束了吗?”……我们的结论还没有,只是因为缺乏更好的竞争者,所以这场战斗必须继续,因为获胜者仍然是看过。