是否想让时间跟踪对每个人都有用且减轻痛苦？ 这里有10个证明自己有用的最佳实践。
在实施时间跟踪过程之前，您应该考虑要跟踪的结构和类别。 这是您不应该忽略的重要步骤，它并不像您想的那么简单。
有些类别是显而易见的，例如在范围较广的项目中。 与这些项目相关的活动所花费的时间必须分配给该项目，无论是电子邮件还是会议。 话虽如此，您必须考虑所需的详细程度。 您是否仅需要按项目花费的时间，还是要跟踪可交付成果，阶段或活动类型所花费的时间？ 这把我们带到了下一点。
以15分钟为增量跟踪时间是人们的噩梦，是对时间的严重浪费。 在安排时间时，目标不完全对吗？
我记得在一家必须为其客户进行非常精确的时间跟踪的代理商中工作。 星期五下午是一个悲伤的情节，充满了愤怒和绝望。
部分原因是由于安装了错误的软件（不幸的是，他们没有使用Beeye）以及员工所需的详细程度。 如果记录您的时间需要花费数小时，那么这是不值得的。 在准确性和灵活性之间找到了适当的平衡，您不想询问不需要的细节。
考虑一下您如何度过一天，然后您很快就会意识到对您所做的所有事情进行分类是多么困难。 电子邮件，电话，打扰，会议：许多活动与一个特定项目没有明确的关系。
您可能想为“管理”任务定义一个类别，以记录与特定项目无关的任务，但要注意管理存储桶类别的无底洞。 这种威胁是真实的威胁，并且随着时间的流逝会逐渐增加。
您需要非常清楚应该归入此类别的内容，并在记录大量时间后尝试提出更精确的活动。
例如，您可能意识到很多培训时间都记为“行政”，因此，如果您尚未创建单独的培训类别，那么这样做可能是个好主意。 此外，如果您的总薪资超过200万，您可能需要将薪金的至少1％用于培训计划，并且创建一个记录该时间的类别将使您能够对其进行跟踪。
无论您同意哪种结构，请确保传达每个类别中应该包含的内容。 在登录数月后，每个人对类别的含义都有自己的见解，这并不稀奇。 一个人执行管理任务的内容会去其他人执行的项目（例如，“会议”）。 这为我们提供了下一条建议。
将活动绑定到相关项目可以使您提高责任感。 这样，您将清楚地了解在项目上花费的精力以及它们的收益。 与项目相关的会议和电子邮件应记录在该项目中，而不是在一般的管理任务中记录（即使这些活动听起来像是管理工作）。
更好地集成项目管理最佳实践将帮助您扩大项目范围，从而使您可以改善时间分配过程。
跟踪时间有很多好处。 确保对您的员工进行解释，以免他们将其视为无用且痛苦的任务。
让我们清楚一点：没有人喜欢填写时间表。 但是，就像许多强制性活动一样，当您了解为什么要这么做时，痛苦也就减轻了。 您为什么要要求员工跟踪时间？ 是否要监视您项目的盈利能力？ 为了帮助您获得税收抵免？ 要了解您组织中正在发生的事情？ 要向您的客户收费？
无论您从时间跟踪中获得什么价值，您都希望您的员工意识到这一点，以便他们更易于协作。
对于被要求填写时间表的员工而言，最糟糕的事情是给人留下没有目的的印象。 如果您要求人们花费宝贵的时间来完成时间表， 请使用您的数据（或修改时间表）。
一个好主意可能是显示从会议数据中获得的仪表板和图表。 这样，您的团队将看到登录时间的价值，并将获得有关公司如何花费时间的有用信息。
知道如何花时间在不同的活动上对员工和经理都是同等重要的。
在Beeye，我们鼓励每个用户访问仪表板和报告。 员工之所以喜欢它，是因为它为他们提供了有关他们在过去一周，一个月，一个季度或一年中如何度过时间的宝贵信息。 他们在与经理开会时使用它进行绩效评估。 并且，它使管理人员可以一目了然地了解所取得的成就，从而简化了整个过程。
不应仅要求雇员填写时间表而不给他们输出信息，例如图表和报告，这些信息可以汇总较高级别的信息。
您可以为希望组织花费时间设定一些目标。 时间是最宝贵的资源，您不想浪费时间在非增值活动上。
例如，目标可以包括管理任务的最大值，或者某些活动类型（项目或可计费时间）的最小值。 一个好主意是从设定切合实际的目标开始，然后逐步进行改进。
注意不要设定可能造成不利影响的不切实际的目标。 例如，将100％的时间花费在可计费活动上是不现实的目标。 为了能够将40个小时花在有偿活动上，您的员工应该每周工作60个小时（这会适得其反，并且随着时间的推移无法实现可持续发展）。
话虽如此，这确实是一些咨询和律师事务所正在发生的事情。 关键是要了解，在每个可计费的小时中，将花费一些时间进行不可计费的活动，并设定一个切合实际且与您想要的公司文化相适应的目标。
如果您要确保员工按时并严格完成时间表，则将其作为年度目标的一部分。 毕竟，这是他们工作的一部分。
我们发现，将时间跟踪作为员工目标的一部分，可以在分配的时间范围内大大提高时间表的完成率。
坚持不懈地进行此过程，并确保每周习惯于完成时间表是人们习惯的一部分。 如果您是第一次实施时间跟踪，请一开始特别严格，因为行为会很快稳定下来，之后很难改变。
有效时间跟踪的一个关键成功因素是让某人负责该过程。 不必是经理； 实际上，最好将这种责任分配给超级用户或有效的行政助理。 他们会比您做得更好，以确保每个人都遵循该过程。
我们在用户中发现助手在支持使用我们的时间跟踪系统方面做得非常出色。 通过向新用户发送信息并向所有人发出提醒，他们确实对整个过程的成功产生了影响。
我们希望听到您的信息。 您在跟踪时间方面的最佳做法是什么？ 让我们在评论中知道！
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最初在 www.mybeeye.com上 发布 。
对于法语版本，请访问：https://www.mybeeye.com/blogue/feuille-de-temps-10-bonnes-pratiques
