高级电子邮件提示：自动执行入站电子邮件工作流程小小书 XXshu

拥有完善的电子邮件分类方法并利用服务提供商的本机功能可能足以满足某些要求，但是如果您是大量使用电子邮件的用户，则需要走得更远。确实，电子邮件高级用户迅速发现自己需要电子邮件工作流程来及时处理传入消息。

幸运的是，电子邮件是如此普遍，以至于它集成到各处 ！从待办事项列表到记笔记应用程序，大多数都为电子邮件提供支持。如果没有，则可以使用IFTTT或Zapier之类的工具自己构建集成 。

在介绍了工具和服务之后，您可以使用它们来提高电子邮件处理工作流程的效率；我们将提供一些最后的提示和建议。让我们从可以使用的最直接但最有效的电子邮件集成开始。

电子邮件与其他生产力应用程序之间的集成非常有用。尽管大多数电子邮件服务都捆绑了日历（至少适用于Gmail和Outlook），但是您可能会在一边使用许多第三方应用程序 ，例如记笔记应用程序或待办事项列表 。其中大多数提供电子邮件集成：

保存电子邮件内容以供进一步参考

Evernote和OneNote都提供了一种简单的解决方案来保存您的电子邮件以供进一步使用：就像将邮件发送到特定地址一样简单。
这是详细介绍OneNote流程的页面，这是Evernote的页面。

两者都可以让您使用主题行中的符号来确定笔记应放在哪个部分/笔记本中，以及其他高级功能。使用这些功能，您可以在一封简单的电子邮件中保存笔记并对其进行排序 。这是Evernote的主题语法的工作方式：
Email Subject: [Title of note] ![optional date for reminder] @[notebook] #[tag]

从电子邮件中创建任务

通常在项目管理工具和待办事项列表中提供与上面的笔记应用程序所描绘的功能类似的功能。

例如，Trello允许您通过电子邮件创建卡。主题行将是卡的标题和邮件正文。您还可以在主题行中分别使用@和＃分配卡或对其进行标记。您可以在其帮助中心找到更多详细信息和格式提示。

许多项目管理解决方案都具有类似的功能：这是在Asana，Avaza，看板工具上提交电子邮件的文档。如果您使用的是其他服务，则可能只是寻找发现方法而已。

为了进一步推动电子邮件工作流程的自动化和优化，您不仅需要使用的服务所提供的内置集成。好消息是， 我们现在有了可以将几乎所有服务彼此连接的工具 ，您可能已经听说过或已经使用它们。最常见的两个是“如果那么那么那个”（IFTTT）和Zapier。

两者的工作方式相同。它们使您可以通过一系列条件语句连接两个应用程序或服务。两种服务（尤其是IFTTT）都在诸如IoT的各种场景中使用。今天，我们将继续使用它们来发送电子邮件。

他们支持任何电子邮件提供商，并为Gmail和Outlook提供高级集成。您可以创建自己的食谱，也可以使用他人已经制作的食谱。

他们提供的可能性几乎是无限的，下面是一些建议，以帮助您入门并展示其简化电子邮件处理的潜力：

从基础开始

自动将已加星标的电子邮件同步到Evernote：相当明确，但非常方便，具体取决于您使用星标功能的目的。

将标有RIL（稍后阅读）的电子邮件保存到Pocket：如果您有同事和朋友经常通过电子邮件与您共享文章，这是一种简单但非常有效的电子邮件。

标签触发很有趣，因为IFTTT连接了这么多通道。例如，您可以创建一个备用标签，只需单击一下即可共享备用邮件中的特定电子邮件。

先进的电子邮件工作流程示例

到目前为止，我们通过两个步骤的applet简化了操作，但是使用IFTTT可以做更多的事情。让我们深入研究它的奥秘：

自动将带有收据，订单和发票的Gmail电子邮件同步到Google Spreadsheet：这是自由职业者，小型企业甚至您从事大型企业并且工作涉及大量发票的杀手er。这也是三步公式的一个很好的演示。细目如下：

触发条件 ：您会在主题行中收到一封包含收据，订单或发票的电子邮件。
优先操作：它将其第一个附件保存在您选择的驱动器文件夹中。
第二步：然后，它在Google表格中列出帐单/收据/订单，以及您可能需要的任何相关信息（电子邮件的发送者，日期…）

毫不费力地，此食谱有助于使您的帐单和发票井井有条。

与GMAIL和IFTTT进一步融合

与Gmail的集成非常有用，您可以进一步扩展。例如，您可以使用我们特定于Gmail的文章中介绍的所有搜索修饰符 ，将“来自搜索的收件箱中的新电子邮件”用作触发器。

成为终极邮件处理机的最后一步

如果我们给您的一切还不够（您每天要收到几封电子邮件，几百封？），我们可以袖手旁观： 键盘快捷键 。它们可用于（尽管可能有所不同）用于查看电子邮件的所有方式：是直接通过Web服务还是使用电子邮件客户端。

这是Gmail的非常全面的快捷方式备忘单。

对于Outlook用户，这是一个页面，其中显示了主要页面：

手机和平板电脑不适合有效处理电子邮件 。如果您想实施高效的工作流来处理收到的电子邮件，则必须在计算机上。

TYPOS不会在专业环境中进行裁剪

智能手机和平板电脑的设计宗旨是先消费（内容，视频，社交）。它们不适合在专业环境下进行生产。 Typos总是会给人留下不好的印象 ，如果您的电子邮件是“从我的[iPhone]发送来的”，收件人将不会在意。我们将有关此类签名的影响的话题留给《大西洋》，《 HuffPost》，《 LifeHacker》和其他对它颇为着迷的媒体。

移动电话：通向通知过载的网关？

此外， 在智能手机上设置邮箱就像打开Pandora盒子一样 。如果您精通并微调了通知设置，那么会没事的，但是您是1％。

尽管每天都会被许多人打扰，但大多数人从未在移动设备上更改过通知设置 。人们害怕错过重要通知的情况如此强烈，以至于他们宁愿每天被通知淹没，不要错过独角兽 。

电话成瘾已经严重影响生产力，让我们不要再加油了。

Dscout研究还发现，平均用户在[Android]手机上花费了145分钟，每天进行76次电话会话。 对于iPhone用户，苹果公司最近确认其设备用户每天解锁手机80次。 每小时大约有六到七次。

–将手指放在我们的电话迷上力— Dscout的Michael Winnick

当然，在某些情况下，您需要访问电子邮件并通过移动设备进行答复。您可以通过设置电子邮件帐户，禁用电子邮件的自动同步以及电子邮件上所有形式的通知来为这些时间做好准备。在智能手机上强制执行高效的电子邮件工作流程几乎是不可能的。

您将随时准备从移动设备处理电子邮件，而不会影响您的日常工作效率。

最终， 没有一种千篇一律的解决方案来处理传入的电子邮件。根据您获得的数量，您的专业状况，处理电子邮件之前需要花费的时间以及许多其他参数，针对您的特殊情况的最有效答案会有所不同。

在电子邮件系列的第一部分中，我们为您提供了一种方法论，有用的服务和工具，可以更快地处理收到的电子邮件。要充分利用它，您必须选择，选择并使我们的技巧适合您的具体情况。在Gwapit，我们对讨论有既得利益，因为我们正在开发一种解决方案，以帮助我们的用户按电子邮件或其他方式确定其通知的优先级。

GWAP使您摆脱电子邮件通知流程

我们建议的技巧和集成是有效的，但需要进行大量设置。此外，要充分利用它，您必须更改处理电子邮件的方式，并记住所有已放置的工具 （例如标签以及使用给定工具时会发生的情况）。

在瓜皮（Gwapit），我们从不同的角度处理这个问题。我们的目标是制作一个单一的仪表板，您将在其中看到来自邮箱的通知以及工作中使用的其他应用程序 。在这里，您可以通过创建自定义过滤器 （“组”）来对传入的风暴进行排序，从而根据您的规则对它们进行优先级排序。在设置阶段之后，好处很快就会显现出来。