见面就是交流。 没什么，没什么了。 因此，它是业务中最重要的流程之一。 清晰易读的会议记录代表会议中讨论和达成的共识，对于使所有人都在同一页面上至关重要。
但是，我们如何召开有效的会议？ 为了使会议成为应该成为的重要交流文物，我们应该如何写会议纪要？ 我们应该如何激发团队成员阅读会议纪要，更重要的是，及时采取后续行动？
聪明
这些问题的答案，实际上是每次会议的成功，都可以归结为以下五个SMART支柱：
- 简单
- 心态
- 行动
- 正确点
- 工装
这五个驱动因素的组合导致成功的商务会议和跟进。 省略一个或多个驱动程序将导致会议效率降低，并可能影响生产力。
此SMART原则可应用于公司和中小型企业。 在大多数公司使用SMART原理来（重新）优化其当前会议（会议记录）流程的地方，小公司正在使用SMART原理来构建其流程。
简单
使事情简单易行！ 一旦流程变得复杂，首先要问自己的是如何简化它。 不一定总能使事情变得不那么复杂，但至少会使人们意识到，总有一种简单的替代方法。 如果事情很复杂，它最终将无法正常工作，或者将导致成本高昂。
会议和后续行动都没有什么不同。 首先要问自己会议的目的是什么（您要实现什么，并且您确实需要召开会议）， 必须参加的人员（人员/专业知识的相关性），议程（会议的结构）是什么，您有多少时间开会（时间管理）来命名几个准备任务。
做好充分准备是关键，它使您有机会降低复杂性：保持专注，跳过不相关的主题，在会议上保持头脑风暴，仅邀请可以增加价值的人员，管理会议时间……。保持简单！
心态
业务会议的主要目标之一是使每个人都保持跟踪和专注，以达到预期的结果并创造业务价值。
人们必须具有正确的心态和态度才能实现这一目标。 他们应该重视会议的相关性，因为这对于共享信息，组织流程以及最终为企业增值至关重要。 不见面见面！
拥有正确的心态和态度，团队成员将不断为企业增值！
行动
最后，它是关于定义和跟进可管理的动作。 后续行动导致任务的完成，这可能导致下一个任务，决策或项目的结束（阶段）。 采取后续行动可以保持流程的进行，并最终实现项目目标。
团队成员必须及时跟进他们的行动，这一点很重要。 领导者有责任确定可管理的行动。 跟踪并不一定总是要完成任务。 它也可以是操作的中间状态更新。 状态更新可能会触发另一个团队成员（重新）采取行动，依此类推。
及时采取行动可以使事情向前发展，并使您的业务发展。
正确点
我们往往会忘记，我们不必编写会议中提到的所有内容。 写下动作，决定和相关说明就足够了。 它不仅可以节省时间，而且可以使阅读和反应更加愉快。
我们也有附加许多文件的习惯，并且我们假设人们阅读了附加文件。 在某些行业中，将某些文档附加到会议记录中是很常见的（也许是强制性的），但是将相关信息添加到会议记录中会更有效。
只写下相关的和基于行动的声明。 专业人士不需要更多的创造业务价值。
工装
生活在数字时代，其中大多数耗时的任务都由智能软件解决方案完成，因此会议记录过程必须尽可能地自动化。 注意在纸上，在文本处理应用程序中重新输入其名称，通过电子邮件发送该草稿以进行验证，维护各种版本，将其存储在不同的位置，通过电子邮件发送最终版本……不幸的是，这仍然像往常一样。 这既费时又容易出错。
会议记录应使用应用程序进行管理，会议记录，动作和决定应存储在数据库中。 该应用程序必须随时随地在任何设备上可用。 必须在应用程序内部进行准备，在会议期间做笔记以及在会议之后进行分发。
使用正确的软件解决方案来管理会议记录并提高工作效率。
摘要
召开有效的会议并采取适当的后续行动并创造业务价值取决于多种因素。 展现企业家的思维方式，及时采取行动，保持简单，使用正确的软件工具以及避免开销是提高生产率的关键成功因素。
smartnotation.com
