信息超载在我们的日常生活中举起了令人讨厌的小号角，我们经常寻找材料而不是更宝贵地利用我们的时间。 您已经握紧拳头几次，将双臂扔向天空，然后大喊“这是$＆@＃是哪里！！”，或者至少是在想这件事？ 无法找到某些东西（通常是信息）是信息过载的最常见副产品之一。
这些情况可能会引起轻微的刺激或引起很大的压力。 为了找到今天早上的发票，我梳理了电子邮件，检查了Dropbox，最后联系了将我引到Quickbooks（duh）的电子邮件的供应商，最终找到了该文档。
在截止日期之前提交主要工作建议可能会带来更大的压力。 这不是因为您拖延了，而是因为试图找到所需的不同文件而陷入困境，因为有些文件位于您的收件箱中，而另一些文件位于公司服务器上一个名称不正确的文件夹中。 值得庆幸的是，您及时地解决了所有问题，但是整个过程充满了焦虑。
信息超载不仅仅是偶尔的烦恼，它对我们的影响比我们想象的要频繁得多，并且由于信息的累积性质，其负面影响比我们想象的还要严重。
信息超载
互联网使创建和存储内容变得更加容易。 在两天内，我们现在可以创造出人类从文明曙光到2003年创造的信息量。
内容的爆炸式增长具有许多深远的意义，但我想特别强调两个：
- 我们的大脑超负荷-我们每天消耗74 GB的数据！
麦吉尔大学心理学与行为神经科学教授Daniel Levitin博士在最近接受CNN采访时与Sanjay Gupta博士讨论了信息超载问题：
不断地从一项任务跳到另一项而又未真正完成任何事情，这是决策疲劳的征兆，而在现代工作场所中，这一点已变得司空见惯。 然后，当需要将重点放在高优先级项目上时，我们缺乏必要的精力来充分考虑决策过程。
在工作中做出错误的决策会带来什么代价？ 对于许多人来说，这是赢得或失去新帐户，录用或避免录用不佳或将公司的时间和资源投入正确或错误计划之间的区别。
2）仅仅追踪事情，普通上班族每年就浪费近500个小时…
对于我们许多人来说，信息检索过程变得越来越令人沮丧。 我采访了KeySplash Creative首席执行官，傻瓜内容营销和其他9本书的作者Susan Gunelius，他解释了这项活动浪费了多少时间和金钱。
一些简单的数学表明，大约有25％的工作时间都花在尝试查找内容上：
即使您的效率是普通人的2倍，您仍然会在搜索和检索活动上花费大量时间。
有希望…使用这7个提示来解决信息过载和浪费时间的问题
＃1：实施清晰共享的文件夹命名结构…以帮助其他人找到他们需要的东西：
预计节省的时间 ：每月2个小时（为队友节省更多！）
在团队或部门之间设置文件夹结构可能是一个挑战。 需要一种特定的方法，否则个人之间的矛盾将使混乱长期存在。
哈佛商学院的信息研究专家帕特里克·克拉普（Patrick Clapp）很高兴与我交谈，并就如何以不需要大量时间或反思的方式进行操作分享了一些实用的见解。 他解释说，在面向项目的环境中，顶层文件夹应该相同，以方便将来的可查找性，发现和重用能力。
每个文件结构都不需要完全相同。 当您超出子文件夹的第一层时，就有了一个更特定于项目的命名约定，因此您可以更轻松地找到特定文件。
帕特里克（Patrick）提倡以具有前瞻性的目的来组织文档。 为了长期有效，该结构应允许您或同事从六个月后轻松找到文档。
花15分钟时间在下一次会议上同意共享文件夹的命名结构，以帮助Future和您的队友找到所需的内容。
＃2：在打开的浏览器选项卡上切下……。 要释放认知空间：
预计节省时间 ：1小时/月
博主Lauren Moon解释了为什么打开这么多浏览器标签的原因，并在她的开头几行总结了我们中的许多人：
我为此感到挣扎。 快速浏览我的“工作”浏览器标签可以很好地说明这一点：
这使我们本已信息超负荷的大脑负担重。 在劳伦的作品中，她引用了萨塞克斯大学的一项研究，该研究发现，一个人执行多任务的次数越多，他们在处理认知和情感过程的大脑部分所拥有的灰质就越少。 用外行的话来说，多任务困扰着您的大脑！
Lauren提供了一些围绕新闻，内容和Web链接的策划的建议。 一个是名为Nuzzel的工具，它可以完成两项有用的操作：
1）根据用户的兴趣向他们建议特定主题的新闻通讯
2）根据您在Twitter上关注的对象，为您提供您可能感兴趣的内容
这非常简单-使用您的Twitter帐户登录，您可以看到已排序的内容列表，这些列表的优先级基于与该Tweet进行交互的Twitter关注者的数量。 您还可以投放更广泛的网络，以及“朋友之友”感兴趣的内容：
您可以在此处查看Lauren的整个博客条目。
＃3：使用密码管理器……以节省时间并防止沮丧：
预计节省时间 ：每月2个小时
我们的首席技术官Tobias最近使我从一个没有良好密码管理系统的人转变为一个无法想象没有工具的人。 这些工具的主要优点是提供了非常安全的密码，您无需跟踪它们。
对我来说最大的附加价值是节省的时间。 使用LastPass（我们在Shelf上使用的工具），我可以直接从浏览器中访问所有密码。 在此之前，我有一个疯狂的主电子表格，很难使用。 在团队之间共享密码时，可以节省更多时间。 正如LastPass博主Lauren VanDam解释的那样，
“在工作场所共享密码时，很容易失去责任感，也很难确保每个人都遵循良好的密码安全性惯例。 团队通常通过电子邮件，即时消息工具或其他非安全方式共享这些密码。 密码管理器（如LastPass）通过允许您共享访问而无需共享密码来减轻风险。” — Lauren VanDam
阅读博客的全部内容，或查看一个屏幕快照，总结一下我对LastPass（以及一般的密码管理器）的看法。
只需单击一下浏览器扩展程序，我便可以将安全密码自动填充到登录字段中，为我第一次创建帐户的任何站点生成安全密码，并启动我的整个密码库。
＃4：改变您的生产力应用程序……因此它们可以协同工作：
预计节省的时间 ：每月1个小时（每个生产率Zap）
Zapier是一个Web应用程序，通过轻松，优雅地连接不同的Web技术，使自动化任务（又称Zap）变得更加简单。
这里最大的好处是您无需成为程序员即可实现Zapier。 其他技术提出了这一要求，但未能兑现承诺。 Tara Reed的博客是开始学习如何在不编写代码的情况下利用Zap和其他技术的好地方。 一家名为Kollecto的科技创业公司的首席执行官塔拉·里德（Tara Reed）着重介绍了她作为一家没有任何编程功能的早期公司所取得的许多进步。
由于编写代码非常困难，因此能够轻松实现以前需要编码人员技能的流程的自动化可以改变游戏规则。 使用Zapier，他们总是在创建新的Zaps，并且可以很好地突出显示一些最常用的Zaps。
假设您很难确保Facebook Ads潜在客户收到您的MailChimp电子邮件通讯。 在不到五分钟的时间内，您可以通过Zapier自动完成将线索与MailChimp对齐的过程。
＃5：在写作时查找流程…消除干扰：
预计节省时间 ：1小时/月
写作可能具有挑战性，尤其是在涉及研究，公司信息和作者声音的创造性整理时。
我们趋向于使这项任务比应有的艰巨。 撰稿公司MarketSmiths的首席执行官，《福布斯》的撰稿人Jean Tang在此视频中解释了她简化，简化的撰稿过程。
目标是进入“流程”，以便您可以在最短的时间内制作出高质量的内容。 在这里，稍作准备可以大有帮助。 这个简单的清单将帮助您消除分心，在写副本之前就成功了。
- 找出您的问题是受到作家的阻碍时是缺乏灵感还是缺乏信息之一
- 缺乏灵感？ 找到某种方法来清理你的头（Jean建议进行某种体育锻炼，例如散步，瑜伽等）
- 缺乏信息？ 在Google中输入几个关键字，然后开始浏览。 如果您要编写一份工作副本，请查看行业内思想领袖的想法。
- 在编写任何副本之前先制定大纲-结构将帮助您保持专注，而创建大纲的过程将使您希望通过副本实现的目标更加清晰。
- 收集您需要的所有信息-研究，概述，品牌指南，面试笔记等-这样便可以轻松获得这些写作助手。
准备写作和写作行为是两个独立的活动，最好将它们这样对待。
＃6：通过使用标签来管理收件箱混乱……
预计节省时间 ：1小时/月
解决信息超载时，着重收件箱是一个不错的起点，因为它可能包含您记录的大部分通信。 无论您每天收到数十封电子邮件还是数百封电子邮件，添加结构都是有益的，有助于您过滤掉“噪音”并相应地确定优先级。
HowToGeek提供了详细的分步方法来设置您的Gmail收件箱，以提高效率并减少混乱。 它从最简单的高级建议开始，并向您展示如何构建其他逻辑以节省时间并防止沮丧。
“标签允许您将电子邮件分类。 它们类似于文件夹，但是与文件夹不同，您可以对一条消息应用多个标签。” — HowToGeek
通过使用“标签”功能来反映我们在技巧1中讨论的标准化文件夹结构的前几层，您可以无缝地从收件箱移动到文件夹，反之亦然，而不必考虑事物的分类方式。
- 在Gmail的左侧菜单上，找到“管理标签”的链接。 它位于底部，如果您以及如果您没有立即看到它，请单击“更多”，您将在此处看到它。
- 这将带您进入“设置”屏幕。 从这里向下滚动，直到到达“标签”部分。
- 点击“创建新标签”按钮。
- 在文件夹结构中输入第一个文件夹的名称（请参见上面的第3节）。 重复此步骤，直到所有顶级文件夹都重新创建为Gmail标签。
在文件夹结构中创建第一层子文件夹（同样，请参见上面的提示1）对于将子文件夹类别与顶级类别解耦更为有用。 因此， 请勿在其他任何文件夹下“嵌套标签”。
将类别的一层与另一层分开，可以更轻松地以各种有用的方式过滤收件箱，因为Gmail允许您将多个标签添加到一个电子邮件链中。 如果他们不这样做，我的方法就会有所不同。 这是我的收件箱的一小部分示例，其中此一致的结构已通过标签应用：
通过分离各层，我可以跨不同类别进行过滤。 这样，我可以看到特定项目中的所有不同类别，也可以按类别排序并查看不同项目。
这是一种更强大的方法，因为它为您查看电子邮件的方式提供了更大的灵活性，使检索变得更加容易。
通过将共享文件夹结构的命名约定扩展到收件箱并利用“标签”，您将大大减少从电子邮件中查找内容所花费的时间。
＃7：将您最重要的内容保存在一个地方……所以您知道在哪里可以找到它：
预计节省时间 ：每月2个小时
我们认为集中重要信息具有巨大的价值，这很容易说，但并不总是最容易做到的。 正如Shelf的首席执行官Sedarius Perrotta解释的那样，不同云平台和不断增长的内容类型多样性的结合带来了一个问题：
让我们想象一下，您正在为客户服务，讨论客户未来12个月的内容策略。 因为这是一个新帐户（和主要品牌名称），所以双方的所有人（包括高级管理层）都将审查您生产的产品。 您可以通过以下方式全力以赴：进行市场研究，对主要竞争对手进行概要分析，分析他们的网站和社交媒体帐户，查看客户合同中概述的可交付成果等。
无需浏览两个组织用来交换文件的电子邮件往来，网络，公司文件服务器以及共享的Dropbox文件夹，您可以将所有内容都连接到Shelf，因此对于所有不同类型的最终成为引人入胜的推销平台的内容。
但是，当您需要查找特定信息时，可以最大程度地节省时间。 Shelf的可发现性工具为您提供了多种方法来查找信息，从而减少了您在此任务上需要运用的脑力。 匹配文件夹结构（提示一）和Gmail标签（提示六）将进一步减少无效的搜索时间。
为成功做好自己的准备仅需几个简单的步骤：
- 安装Web Clipper，以便您可以捕获互联网上发现的任何有趣的内容（博客，视频，播客等）。
- 在提示一和所有相关文件中上传您在公司文件服务器上创建的文件夹结构。
- 连接您使用的云存储帐户（Google云端硬盘，Microsoft OneDrive，Dropbox等），以有效地搜索存储在其中的文档。
- 使用Hatrack筛选器和搜索可以在几秒钟内找到所需的内容。
不再问自己“我在哪里保存了该链接？”，“谁向我发送了该链接？”和“该文件叫什么？”之类的问题，而是继续专注于更重要的任务。
结论：
减少跨平台搜索信息时产生的大脑税，使这些建议有价值。
从单个动作的角度来看，这些建议似乎毫无意义，但是人类处于信息存储和检索的近乎恒定状态，每天执行这些任务的次数高达100多次。 考虑到这些技巧在一天，一周，一个月或一年的过程中可能产生的影响，对于消除这些效率低下非常有价值。
如果采纳这些建议，您将有更多时间来处理重要的事情，并且头脑更清晰，可以总体上做出更好的决策。
