你曾经害怕参加会议吗？ 每次提到“会议”一词，您的情绪会下降吗？ 如果安排得当，会议将变得有趣而富有成果。 我们将通过十个简单的步骤介绍如何到达那里。
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步骤1：何时开会？
电子邮件链是否变得漫长且难以追踪？ 是两个或更多人之间的对话？ 您是否正在努力做出决定？ 集体开会比写更多电子邮件要花更少的时间吗？ 如果您对以上任何一个问题回答“是”，那么您应该开会。
步骤2：谁应该在房间里？
您不应该邀请整个公司。 您在会议室中拥有的人越多，您将拥有的意见越多，做出决定的难度就越大。 仅邀请能够做出决定并需要在那儿的人。
步骤3：如何准备议程？
人们的时间很宝贵，您不应该因为没有计划参加会议而浪费时间。 没有议程，会议就更有可能出轨，因此由于没有有效的游戏计划而导致的挫败感，导致出席人数减少。 清楚概述会议原因，需要回答哪些问题以及谁需要在会议室。 如果人们没有专门知识或自己无法提供宝贵的意见，您还可以选择邀请他人。 不要在最后一分钟发布议程。 在开会之前至少二十四小时发送详细的议程。 这样，与会者就有时间做作业和准备。 如果会议安排在数周前举行，那么如果您重新发送会议议程以提醒您，这将有所帮助，因为我们所有人都擅长拖延，并将其拖到最后一刻。
步骤4：如何发送邀请？
您应该发送带有日历选项的电子邮件来阻止时隙，以提醒与会者。 清楚说明会议的议程，时间和地点。 如果它是某些人从未去过的物理位置，请提供如何到达那里以及您是否会在预定位置遇到他们的说明。 如果这是一个在线会议，请包括关于会议使用的任何平台的入门指南。 那里的许多平台笨拙而不是用户直观的，它们需要下载并使用音频和麦克风设置进行播放。
步骤5：如何准备会议？
我参加过的大多数会议。 前10分钟用于使笔记本电脑连接到投影仪或电视，人群大喊大叫。 “单击X”，“不按CTRL + ALT + F5”，“在这里让我做”，“打开哪个通道”，“切换输入”。 为避免所有人在忙碌时进行技术故障排除，请提前10分钟进入会议室并测试与电视或投影仪的连接以及Internet连接（如果您以前曾来过）。 如果您从未去过会议室，您应该提前到达那里，以防丢失电缆，需要适配器或需要联系IT部门来帮助您进行设置。
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步骤6：如何开始会议？
开始与大家见面，自我介绍，介绍会议议程和目标，并开始圆桌会议。 人们自我介绍时，请确保出席。 在会议记录中，您将需要它。 然后，遍历每个项目并在表中打开讨论，或向是该主题专家的个人讲话。
第7步：如何保持进度并控制观众？
有时讨论会变得很激烈，人们会开始争论。 讨论也可以带入人们希望谈论的话题。 要获得房间的控制权，可通过重复讨论的问题或话题并将其移交给主题专家来实现。
步骤8：如何按时结束？
您可能无法讨论议程上的所有项目。 不用担心，您可以随时安排其他会议或分配操作项目。 如果会议时间用完了，请控制房间，并指出还有大约五分钟的时间，总结会议，讨论的内容和做出的决定。 找出谁将负责其余的行动项目，并找出下一次会议的最佳时间。 总是准时结束！ 人们可能需要参加其他会议或需要吃食物，因为这是午餐时间，而且食物很神圣。
步骤9：如何分配动作项？
确保与某人确认您将向他们分配一个动作项，向他们解释需要什么以及何时希望他们完成该动作。 确保在会议结束时亲自去做，否则，好运将所有人追赶。
步骤10：如何跟进会议记录？
会议纪要是记录您的会议，会议室中的人物，做出的决定，行动项目及其负责方的绝佳方式。 确保在会议结束后不要花太长时间发送会议记录，以确保会议仍然在每个人心中。 会议记录可以节省您的生命，因为在项目结束时，人们会问为什么要设计事物并按原样进行工作，您可以随时参考会议记录。
