使用Trello管理流程小小书 XXshu

Trello是一个快速增长的协作工具，已有数千万人使用。除了非常适合个人任务管理外，各种规模的团队和公司都使用它来协作并减少对电子邮件的依赖。

与传统的流程和项目管理工具不同，Trello不会对您的流程做出很多假设，也不会以某种方式强制构建信息。这使它非常易于使用，适用于各种应用程序，并且“敏捷” —随着对过程的了解不断发展，可以轻松优化工作流程。

在本文中，我们重点介绍使用Trello来管理业务和组织过程。我们利用从我们的经验中收集的最佳实践，利用我们的工具Butler for Trello帮助成千上万的客户自动化其工作流程。

在文本中，您会看到一些灰色框。这些是实际的Butler命令，可用于自动执行Trello工作流程。如果您不是Butler用户，则可以忽略这些框。

条款流程 “ 工作流”和“ 工作流”的含义相似，通常可以互换使用。

在本文中，我们使用第一个术语（流程）来指代要管理的业务或组织过程，第二个术语（工作流）指代使用Trello管理该系统的实际实施。

状态与过渡

我们可以将流程视为工作项目通过不同状态（从初始状态到最终状态）的进展。

例如，编辑过程可能包括通过中间状态“研究”，“撰写”和“编辑”将文章从“想法”状态发展为“发布”状态。

对于本文，我们将通过“招聘流程”示例进行介绍。我们的流程将有六个状态：“恢复收到”，“电话面试”，“现场面试”，“招聘委员会”，“报价”，“欢迎来到团队”。

从一种状态转移到另一种状态称为过渡。例如，任务可以从“恢复接收”状态转移到“电话采访”状态。

在Trello中，我们可以将每个工作项保存在单独的卡中，并将状态表示为列表。在列表之间移动卡表示状态之间的转换。

我们的基本Trello工作流程包括为每个工作项创建一张卡，然后将卡从列表移动到列表，直到达到最终状态。

指定最大状态持续时间

为了使流程有效，项目需要在合理的时间内达到最终状态。这意味着每个状态都需要有一个有限的持续时间。工艺改进的典型目标是减少总体工艺时间。

在Trello中，我们可以使用截止日期来帮助我们管理流程时间。

要指定工作项当前状态的截止日期，我们给它的卡片指定到期日期 。

在我们的示例中，我们的目标之一可能是在10个工作日内对所有候选人做出初步回应。我们设置项目进入状态时的截止日期，以表明这一点。

 当将卡添加到列表“恢复接收”时， 
 设定在10个工作日内到期

Trello截止日期可以用来对列表中的卡片进行排序，并且可以按截止日期对板进行过滤，以仅查看需要注意的卡片。它们也可以在Trello日历开机中看到，并且会在该时间之前24小时生成通知。截止日期也可以用于自动化。

  “现场访谈”列表中的卡片到期的前一个星期一， 
 将@interview_coordinator添加到卡中 
 并将卡片移到列表顶部

向人员分配项目

在一个人为驱动的过程中，一个或几个人有责任确保一个项目从一个州到另一个州直到完成。

Trello卡可以分配给一个或多个团队成员。

使用Trello卡会员可以指定当前状态下负责该商品的人员。

在我们的示例中，当卡片进入“电话采访”状态时，我们希望将其分配给招聘协调员，后者再将其分配给电话访问员。

 将卡添加到“电话采访”列表时， 
 将@janedoer添加到卡中

在Trello中，分配给卡的任何成员也将自动订阅该卡，并在到期日前24小时（如果卡中有一个）接收有关卡更改的通知。

可以过滤Trello板以仅显示分配给某些成员的卡，并且用户可以在Trello主页中看到分配给它们的卡的提要。

不要将不直接负责其当前状态的卡添加到卡中。如果有人对获取更新感兴趣，则可以观看该卡，该卡在更改时会通知他们。

跟踪当前状态下需要做什么

我们希望我们的国家“矮胖”而不是“琐碎”。这样，我们的意思是从一个过渡到另一个将需要有意义的工作或对工作项的更改。块状状态通常涉及要对该项目执行的几个步骤或检查。

跟踪状态中的多个步骤的一个好方法是清单。

我们使用Trello清单来指定要在当前状态下对该商品执行的步骤或检查。

在我们的示例中，我们使用清单来跟踪“现场面试”状态下的面试时间表，并且使用另一个清单来跟踪稍后需要发送给招聘委员会的各种材料。在发出要约之前，我们还使用清单来跟踪不同的候选检查（例如参考）。

 当清单“面试时间表”完成时， 
 将卡片移至“雇用委员会” 
 并将“ HC Package”清单添加到卡中

由于Trello的工作方式，最好在不参与活动工作流程的模板卡中预先创建清单。您可以将模板卡保留在“关于此板”列表中（稍后说明）。

到目前为止，我们已经介绍了基本的流程驱动元素：谁（成员），什么（清单）和何时（到期日）。在开始设计工作流程时，它们应该成为您关注的焦点。

在整个过程中，将收集或生成有关工作项及其处理的信息。在我们的示例中，此信息可能是简历，面试官的反馈，需要适应的候选人的特殊身份（例如，残疾）等。

作为该过程的副产品，有关项目的信息被收集或生成。

Trello提供了几种在卡中存储此信息的方法。您可以跳过这些操作，如果稍后发现它们令人困惑，请稍后再回来。

附件

您可以将文件和链接附加到Trello卡上，这对于存储项目数据（例如应聘者的简历）非常有用。

重要的是，您还可以将链接附加到另一张Trello卡上。我们可以将工作申请存储在另一个委员会中（也许是另一个过程的一部分），并将候选人的证件卡链接到相关的工作申请证。

董事会成员可以在Trello卡上发表评论。注释对以下有用：

与其他成员就卡进行沟通。当您输入评论时，订阅该卡的其他成员将收到通知。您也可以提及其他成员以引起他们的注意。
记录在该项目上执行的工作，例如电话交谈摘要。

自定义字段

业务和组织过程中的许多信息都是非结构化的。我们通常会希望整理其中的一些内容以简化工作流程。

简历是非结构化数据的一个示例。如果我需要查找候选人的电话号码或他们的最高学业成绩，则需要打开文件并阅读以查找信息。相反，在结构化系统中，每个单独的数据段都保存在单独的字段中。

Trello自定义字段加电允许我们定义字段以保存结构化数据。

除了构造一些项目数据外，我们还可以使用自定义字段以类似于标签的方式保存过程信息（元数据）。

自定义字段对于自动化也非常有用，因为结构化数据对于计算机而言要容易得多。

不要试图通过构造每条信息来将Trello变成数据库。仅将直接影响过程的信息移入自定义字段。

在实施工作流来管理流程时，我们建议您执行以下步骤：

创建一个专用于该过程的Trello板。
添加名为“关于此板”的第一个列表。将卡添加到列表中，以描述板的用途。您以后可以将卡片以及常见问题的答案和任何过程文档添加到此列表中。
定义过程的单位。
在我们的示例中，每个候选人构成一个处理单元。一旦我们的工作流程启动并运行，我们将为每个应聘者创建Trello卡，并将其简历和求职信附加到该卡上。您也可以使用Trello的电子邮件寄到板功能，将卡片直接通过电子邮件发送到此列表中。
为流程中的工作项定义一些有意义的状态。确定是什么导致状态之间的转换。这些必须是相当大的更改（请参见下面的最佳做法）。为每个州创建一个Trello列表。
定义一些工作流驱动元素（到期日期，成员，清单），这些元素必须存在于给定状态的项目中。在“关于此委员会”列表中的模板卡上创建初始检查表，然后邀请将参与该流程的人员加入委员会（或稍后根据需要邀请他们从委员会中删除）。
如果您想添加一些标签或定义一些自定义字段来保存结构化信息，请继续执行此操作，但是请记住，以后您也可以添加它们。

不要想太多

创建工作流通常具有使您详细考虑流程的副作用。这通常会产生积极的效果，但不要过分考虑。

当我们遇到例外并适应变化时，人为驱动的过程是可变的并且不断发展。从一开始就试图掩盖每个角落的情况或使您的工作流程变得不透水是令人沮丧的秘诀。

首先创建适用于最典型情况的最简单的基础工作流程。 不要针对极端情况优化流程，也不要尝试掩盖一切可能发生的情况。

利用Trello的灵活性

Trello的优点在于它不是一件直截了当的事情：如果您的基本工作流程涵盖了90％的案例，那么您可以创建一个例外列表来分别处理特殊情况，或者创建一个标签来标记例外类型。如果标准核对清单中没有一些特殊情况所需的物品，则只需将这些物品添加到该卡的核对清单中即可。

例如，某个候选人过去可能曾与我们面试过，而我们只想进行两次面试，而不是通常的三个面试。我们可以简单地编辑他们卡片中的清单以删除第三次面试。

Trello最适合组织人类过程，而人类过程通常是模糊且可变的。

对于那些习惯使用更严格的流程管理软件的人们来说，Trello的灵活性和开放式访问可能会令人不安。有一种尝试“锁定”工作流以防止其他用户流失的趋势。这是Trello的艰巨战斗，其设计宗旨是开放合作。

太多州就是太多

尝试将您的过程限制在合理数量的有意义状态。

除了单个“要约”状态之外，我们还可以具有“准备要约”，“等待要约批准”，“已发布要约”和“已收到响应”的状态。这显然太多了。

最好用标签标记这些子状态，然后对标签进行过滤或排序以查看当前状态下每种情况下有多少个状态。

一条经验法则是，如果您可以用“舞台”一词代替“状态”一词，而这些状态听起来仍然显得矮胖或沉重。相比：

我们有5人处于“要约”阶段，其中2人已被报价。
我们在“准备要约”阶段有3个人，在“要约发行”阶段有2个人。

在第二个示例中，听起来我们的阶段很小。尽管这是一个主观问题，但重点并不是要创建微状态。

使用（或不使用）卡存档作为最终状态

最终，每个项目都必须达到最终状态。在运作良好的过程中，项目不会永远在中间状态徘徊。

成品也不应该在任何地方徘徊。卡达到最终状态后，最好将其从视图中删除，以免分散操作的注意力。在Trello中执行此操作的一种方法是简单地存档卡。

归档会将卡从视图中删除，但会保留其中的所有信息，并让您以后使用搜索找到它。

对于许多工作流程而言，存档就足够了。但是，如果您运行大量流程，可能随着时间的流逝生成数千张卡片，并且需要定期咨询过去的工作项目，那么这将成为一堆麻烦。在这种情况下，我们建议将已处理的卡移动到另一块板上，而不是将其存档。每周或每月应将卡放置在不同的列表中，以便更轻松地按处理日期查找它们。

 每个星期天，移动“拒绝的应用程序”列表中的所有卡 
 列出“第＃{weeknumber}周{year}的申请” 
 在“过程历史记录”中

这也使遵守数据保留策略变得更加容易：您可以简单地删除历史记录板并定期重新创建它以删除其中的所有卡。

在该过程结束时，将Trello卡存档或将其移动到单独的历史记录板。

时间表（通常）不是国家

诱使您将Trello用作团队任务清单并按日期定义状态：具有“本周现场访谈”，“下周现场访谈”，“本月现场访谈”等状态。。

但是这些不是实际状态。面试将在本月晚些时候进行的事实并没有改变应聘者处于流程的“现场面试”阶段的事实。

取而代之的是，使用按到期日进行排序和筛选，以及使用“日历加电”来临时查看下一步需要做什么。

通常，不要让时间来定义您的状态。 “本周到期”不是状态。

对此有一个例外，那就是时间确实会改变项目的状态。例如，在“编辑工作流”中，定于明天发布的故事在质量上与未指定发布日期的故事在质量上有所不同。

这是过程，而不是项目

如果您发现自己根据一系列任务依赖关系定义了一个涉及最终日期的工作流，那么您需要考虑项目管理，而不是流程管理。

流程管理主要关注可重复性。

Trello也非常适合项目管理，但这是一个不同的用例。当然，您可以有一个项目管理流程来确保您一致地运行项目。我们认为，这值得单独发表。

反复征服

创建初始工作流程后，请使用该流程运行一段时间并收集经验。当您了解什么有效，什么无效时，进行增量更改。

管理过程本身就是一个学习过程。

例如，您可能意识到清单是不必要的，或者两个状态最终相同，因此您需要将它们合并。您可能想要添加一个自定义字段来存储用户认为对该过程有用的一条信息。等等。

让最适合您的用户的设计演变。保持简单，不要将注意力集中在最常见的用例上。

一旦实现了工作流并运行了一段时间，通常会注意到始终在执行重复性操作。归根结底，流程是关于一致性和可重复性的。

自动化可以通过以下方式使您摆脱许多单调的任务：

当卡更改状态时，应用自动设置到期日，添加清单，设置到期日等的规则。
执行预定的杂务，例如将最终状态的卡移动到其他板。

自动执行Trello动作可以提高一致性并减少人为错误。自动化还可以通过验证过渡条件并捕获工作流错误来提高过程质量。

 当清单“面试时间表”不完整的卡片被移至“雇用委员会”列表时，添加黄色的“处理警告”标签，并发表评论“ @board面试时间表未完成，然后进入雇用委员会状态”。

就像在设计工作流程时一样，我们的建议是从简单开始。专注于自动化最重要的案例，不要试图涵盖所有可能发生的情况。随着时间的推移进行迭代和改进。

自动化减少了重复工作并提高了流程一致性。

Trello的功能使其成为管理流程的绝佳工具，尤其是那些模糊且具有高可变性的流程。

在本文中，我们描述了流程的基本模型，以及如何为它们设计Trello工作流程。我们还分享了从我们的经验中学到的最佳实践。最后，我们谈到了工作流程自动化。

您可以在此处找到与本文相关的示例板。

感谢您的阅读。我们期待您的反馈和问题。