曾经有过发生过其中一种情况的会议吗？
- 您原定要召开虚拟会议，但是通常设置呼叫的会议参与者迟到了。 没有人知道谁将开始通话，宝贵的时间过去了。
- 例会记笔记员正在休假！ 您意识到在会议结束时为时已晚，没有人做笔记。
- 一个人可以兼顾所有会议角色-主持，记笔记和时间管理。 该人在每个角色中都感到负担重且表现不佳。
正如我们在家庭中扮演特殊角色一样，我们的会议角色也可能停滞不前。 这种停滞可能会阻止团队更有效地运作，而无法成为一支高绩效的团队。
轮换会议角色可以帮助您的团队摆脱困境
在所有团队成员中轮流担任会议角色和职责可以改变僵化的或无效的动力，并营造更积极的团队文化。 团队成员可以发展新技能，对会议的成功负责，并与他人建立牢固的联系。
1.发展新技能
计划会议议程，主持会议或记下会议记录对几乎任何人都是有用的工具。 制定会议议程可培养批判性思维能力，以识别会议目标及其实现途径； 促进会议发展领导能力，例如积极倾听和提出正确的问题以获取信息； 并捕获有效的会议记录，练习收听，提取信息和组织会议。 学习新技能最快的方法之一就是边做边学。 为什么不承担起使会议成功的各种角色来学习？
2.建立参与度和所有权
轮换会议角色增加了团队成员对会议成功拥有更多主人翁的可能性。 他们甚至可能有能力挑战如何运行会议的现状，从而使会议变得更加有效。
3.建立更牢固的团队关系
尝试不同的会议角色可以帮助团队成员之间产生同理心并建立关系。 例如，已经经历过记笔记角色挑战的某人可能会同情并支持一个担任该角色的新人。 反之亦然。 记笔记的新手可能会对以前担任此职位的人产生新的赞赏。
付诸行动
虽然轮流开会的角色听起来很麻烦，但是值得尝试。 对于您的团队来说，这可能是一个很好的机会，可以反思当前的实践并共同创造新的工作方式。 请按照以下4个步骤将实践介绍给您的团队。
步骤1.预测学习曲线
如果您是团队负责人，请其他参与者参加会议可能会引起您担心，您将职责移交给知情程度较低或能力较弱的参与者，从而放弃了职责，放弃了控制权甚至损害了会议主题。 相反，轮换会议角色为其他人创造了成长的机会，同时最终提高了会议的整体质量。 作为会议专家，保罗·阿克斯泰尔（Paul Axtell）建议：“仅仅因为您负责，并不意味着您必须主持所有会议。”
考虑一下您可以开始轮换的会议角色。 意识到团队成员可能需要一些时间来学习新技能，在新角色中感到自在并尽可能有效。
步骤2.一起定义角色
当您准备就绪时，请与您的团队讨论以确定哪些角色为您的团队服务，并为每个角色建立期望。 不要仅仅为了给所有人分配角色而创建角色。 这是常见角色和职责的列表。
当主要笔记记录员想为讨论做更多贡献时，请考虑准备一个备用笔记记录员。
步骤3.实验
定义角色后，立即开始。 您可以根据会议的频率进行轮换–每次会议，每个月或最适合团队的会议。
根据团队的准备程度，从一个或两个角色开始，例如记笔记的人或计时员。 为了使团队成员更容易担任主持人的角色，请将会议分成不同的部分，让团队成员为一个部分而不是整个会议提供方便。 或者，由经验丰富的团队成员指导其他担任新会议角色的人。
步骤4.汇报，反思并发挥创造力！
在实施了一段时间后，发起一个对话，让团队反思他们所学到的东西。 您甚至可以使角色轮换变得有趣！ 例如，一旦团队定义了会议职责，就创建带有角色的名片，然后让团队成员抽签确定下一次会议的职责。
如果我的团队没有正式的会议角色怎么办？
始终是建立一些人的好时机。 与您的团队分享本文，以提高对使会议有效的作用的认识。
准备就绪后，请按照上述步骤开始有关轮换会议角色的对话。 为了有效地管理变更并最大程度地减少阻力，请确保您传达此实践的目的以及对他们的意义。 建议将其作为实验，欢迎反馈，并愿意调整方法以适合您的团队。
不要忽视确定和轮换会议角色的两个主要目标-共同承担会议成功的责任和发展团队成员的技能。 这样，会议不仅可以推动团队的工作，而且可以成为增长的途径。
您的组织是否分配和轮换会议角色？ 您的团队使用什么会议角色？ 让我们在下面的评论部分中知道！
寻找更多会议和生产力最佳实践吗？ 在我们的Twitter，LinkedIn和Facebook页面上找到它们！
