5条组织信息的简单规则

许多问题的根本原因是信息过载。 通过将您的想法导出到纸张或专用软件中，可以简化此操作。 为了使数据井井有条，以实现最大的生产力，您只需要3个工具：

1. 捕捉笔记的地方（您需要记住的所有内容）。
2. 任务管理器（要做的事情）。
3. 日历（用于具有特定日期和时间的事件）。

无论您是使用纸质笔记本还是专用软件，重要的都是要做出决定。 不要陷入选择完美的生产力应用程序的陷阱。 而是将工具安装到您的系统中。

说到这，我使用的系统涉及以下步骤：

首先，捕获所有您需要记住的东西。 这可能是沟通，差事，想法，目标，购物清单-不管您有什么注意，将其写在书上，让它脱颖而出。

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接下来，您需要定期查看捕获的内容，以免错过任何重要的事件。 这篇评论的目的是提醒自己您捕获的事物并对其采取行动。

然后，您将直接执行（记住2分钟规则）或对您捕获的项目进行分类。 通常，这将是要做的事情或要记住的事情。

这是任务管理器和日历进入的地方。要做的事情在任务管理器和日历中进行，而要记住的事情留在您的笔记系统中。

审查的目的是将您捕获的项目分配到相关类别。 在下面，您将找到我的5条组织信息的规则以及用于执行信息的工具。

准备？ 我们走吧。

规则1：一切都在Evernote中进行。

电子邮件，Slack消息，想法，任务，事件-我需要记住但无法立即完成的所有工作都在Evernote中进行。 还有诸如Google Keep和One Note之类的替代品，它们也能很好地完成这一工作。 我选择Evernote的主要原因是它拥有出色的纸张扫描仪。 我喜欢在纸质笔记本上写东西，但经常我写的东西堆积如山。 现在，如果我写了一些值得记住的东西，我用手机拍摄了一张照片，Evernote将其转换成漂亮的PDF，比原始版本更好。 这是一个例子：

您还可以注释图像并通过生成URL与任何人共享。

如果您使用的是Android，则可以在主屏幕上放一个小部件，并在几秒钟内捕获笔记（点击>捕获>保存）。 为了养成习惯，最小化捕捉音符的障碍很重要。 因此，请确保您的笔记系统能够快速，轻松地捕获任何东西并且它是可移动的。

规则2：每天两次查看Evernote收件箱。

建立“开始工作”和“结束工作”例程非常重要。 这些可以激发您的工作意识，然后分别帮助您放松身心。 它们也是清除电子邮件收件箱和笔记系统的理想时间。 每次进行审核时，您都需要将收件箱设为零。

为此，我使用Evernote中的“收件箱”文件夹。 这是我所有的Web剪辑和移动便笺存放的地方。 我的工作是每天复查两次并清除它们。 但是他们去哪儿了？

规则3：笔记保留在Evernote中。

如果我捕获的项目是我需要记住的参考/内容，它将保留在Evernote中。 范围可能从我的水电费帐单到将来喜欢的报价和项目。

为了易于分类，我注意两件事：

• 这是什么东西？
• 它与什么有关？

第一个问题的答案可以有多个面孔。 我为此使用标签，这是我当前设置的快照：

目的是对您的笔记进行分类，以便以后使用。 我说这很有用，因为在Evernote中搜索和查找内容很容易。 我的目标是将来能够打开我的所有清单，并将它们变成可共享且易于复制的工作簿。 或创建我所有业务构想的列表，或查看我对未来的所有计划。 你明白了。

第二个问题“与什么有关”通常具有较少的选择。 如果您像我一样，请保持简单，并尽量专注于生活中尽可能少的领域。 对于大多数人来说，这些归结为5点：

1. 健康-您的身体健康和能量水平。
2. 关系-与朋友和家人建立联系的质量。
3. 贡献-您的工作，财务，志愿服务等
4. 成长-您的心理健康，学习，娱乐等。
5. 管理员-支持上述内容但不属于任何类别的所有内容（大多数杂务都属于管理员）。

您可以为健身，社交，工作等使用任何其他分类。重要的是，这对您很有意义，并且可以轻松对所有笔记进行分类。 有时您会为项目提供临时物品，例如我最近的“尼斯之旅”。

上面模糊的项目是我与之合作的客户，但通常我将工作项目捆绑在一个笔记本堆栈中。 “个人”笔记本将我的“健康和关系”记录合并到一个位置（它们不足以证明整个笔记本的合理性）。

但是对于某些笔记，我更喜欢使用不同的工具，因为它们使视觉和跟踪更加直观-这些是我的任务和事件。

规则4：任务在TickTick中进行。

在进行我的审核时，要做的事情将进入TickTick。 我唯一要问的是：

• 我什么时候应该注意这个任务？

许多人会拥有精巧的系统，可以根据项目，个人，工作等对任务进行分类。我发现，我更容易拥有一个基于时间的列表。

所以今天，我只看到今天需要注意的任务。 我不在乎明天或下周。

另外，我经常根据任务的性质将任务分组-左脑（分析）与右脑（创意）； 和重型vs轻型（请参阅本文开头的绘画）。 这样可以最大程度地减少因在不同性质的任务之间切换而浪费的能量。

因此，我通常会在早上处理繁重的工作，在下午处理轻便的工作。 同样，分析任务通常在午睡后在早上完成，在下午进行创意工作。

另一个原则是基于焦虑的-我会尝试优先考虑让我最不舒服的事情（对于蒂姆·费里斯（Tim Ferriss）而言，这点赞誉）。

规则5：事件进入Google日历。

如果某个东西有特定的日期和时间，我会把它放在日历上。 这些通常是事件，会议等。 日历使您可以更轻松地可视化您的日/周并提前计划。

• 错误的决定总比没有决定要好，尤其是在选择生产力工具时。
• 对于如何组织数据和流程具有严格的规则，以最大程度地减少重复性决策。
• 寻找一种简单的方式来做笔记并经常对其进行复习。
• 对您捕获的项目进行分类，以实现最大的可用性。
• 查找您想要跟踪任务的任务管理器和日历。