上周，我们提出了一个理由，为什么相信我们所知道的会议将会死掉。 今天，我们概述了会议浪费时间的五个主要原因 。
“希望最好”并不是成功的会议策略。
如果会议安排不当，则会导致各种不良后果。 计划不周的会议通常具有以下特点：
- 没有明确的议程
- 会议没有明确的目标
- 没有人拥有会议议程
- 会议不必要的参与者
- 会话切线
会议通常以“希望达到最佳”战略来组织，但是如果安排不当，可能会浪费大多数（即使不是全部）参与者的时间。 甚至更糟的是，他们收效甚微，而员工和经理却回到与会议之前相同的问题上。 这导致了组织的主要成本，从花在员工身上的时间到更多的间接机会成本。
例如，假设每个员工的平均小时工资为200美元， 与10个人进行3小时的领导会议将花费6,000美元 。
这种假设并不罕见。 实际上，“ 无效和无效的会议每年给美国企业造成370亿美元的损失（Sheridan，1989； Sisco，1993）。
我们要求的所有市场领先公司的员工中，有100％确认技术在他们不愉快的会议经历中发挥了作用。
我们的研究发现的第二个问题与会议的技术部分有关。 大多数组织使用某种类型的技术，例如Skype，Blue Jeans，WebEx，电话或类似的技术。
技术应该成为生产会议的推动力。 一种可以使会议更加方便的工具，理想情况下可以促进更好的结果。 不幸的是，技术的使用通常会通过以下三种主要方式浪费会议时间：
- 设置会议的问题
- 带宽和视频连接问题
- micripohone和camerea设备问题
在我们对行业领先公司的采访中，受访者被要求考虑上周的一次会议。 然后，我们询问在会议期间是否有人遇到技术问题。
所有15位受访者都确认技术是会议中的问题。
他们的一些评论是：
- “我们总是在技术上遇到问题，并且通常导致人们不得不打电话两次或更多次才能连接”（Funderbeam，2017年）
- 好吧，今天三分之二的人在前15分钟内没有声音（Google，2017年）
从采访中我们了解到，在任何给定的30分钟的会议中，由于各种技术原因，大约浪费了7分钟。
我们发现，一旦会议开始，技术浪费最多。 通常，浪费的时间来自设置演示文稿，找到正确的电缆，与其他位置的人进行连接，使连接正常工作或对连接进行故障排除。
由于技术方面的挑战，平均会议的近25％被浪费了。
Fresh Business Thinking（2016）的另一项研究支持了这一发现：“ 总体而言，研究表明，承受最大压力的原因（87％）与技术有关” （Fresh Business Thinking，2016）。
在会议期间造成浪费和效率低下的另一个变量是人们迟到。
参加会议的与会者迟到会导致各种问题。 它会中断会议，并迫使主持人在继续之前重复已经说过的话。
早在2011年10月，Rogelberg等人就发表了一篇有趣的论文，标题为： “会议迟到：对一个未探究的时间现象的检验”。
Rogelberg及其同事（Rogelberg等，2011）要求研究参与者报告他们参加的会议数量，并估计他们迟到会议的时间百分比。
除了收集定量数据外，还要求与会人员提供有关他们如何感觉迟到会议后果的定性反馈。
这项研究的发现支持迟到是会议中的关键问题。 根据331次会议中195名参与者的反馈，研究发现：
- 将近37％的会议迟到
- 平均会议延迟为15分钟
- 70％的人报告迟到会议
特别有趣的是，研究人员发现，迟到开会会导致“已经到来的人情绪低落（例如感到沮丧和不尊重），以及对迟到者的不良认识，这两者可能会产生负面影响-影响团队绩效，创造力和凝聚力关系” （Comensens，2014年）。
在最近的另一项研究中，发现95％的工人每周参加几次会议，平均会议迟到时间为6分钟。
在每个工人每周参加四次会议的情况下，相当于每年损失864分钟。
如果我们采用这些数字并将其应用于仅50名员工，每年就浪费了950个小时等待会议开始（Fresh Business Thinking，2016）。
然后想象一下，如果我们要对美国劳动力进行这种计算。
开会迟到似乎是一个琐碎的方面。 但是，考虑到以上提到的数字以满足迟到的需求可能会给任何组织带来重大挑战。
这不仅浪费了每个人的时间，而且还使同事减少了彼此迟到的思考。
通常导致浪费的另一个领域是安排与同事的会议 。 根据您同事的情况，在忙碌的团队中寻找可用性可能是最重大的挑战之一。
在我们的研究中，我们发现与同事安排会议的时间涉及多个级别的问题。
- 同事太忙了
- 办公室没有足够的会议室，并且
- 寻找跨越各个时区的团队的可用性。
我们采访的一位人士这样说： “是的，我们总是试图在日历中找到空缺，但要找到合适的位置很费时间” （Skyscanner，2017年）。
当团队在远程和跨时区工作时，安排会议的问题会更加严重。
当您在美国，欧洲，亚洲和澳大利亚拥有团队成员时会发生什么？ 寻找可用性并拥有宝贵的面对面时间变得更加困难。
在与Stack Overflow的一位高级产品经理交谈时，他说： “在每个人的日历中找到一个开放的位置是一个挑战。 我想说可用性对我们来说是最具挑战性的事情，因为我们几乎没有重叠的工作时间”
然后，他接着说：
“这之所以奏效，是因为我们大多数人都在欧洲工作。 我有5个小时可以在那里获得宝贵的面对面时间。 如果没有这五个小时的重叠，我们将真的很挣扎” （Stack Overflow，2017年）。
我们的受访者解释的问题原来是大多数远程团队发现的一个常见挑战。
会议已排定，所有与技术相关的问题已全部或部分修复，每个人都参加了会议。
前面的部分强调了此初始设置过程会造成大量浪费。 如果会议的价值超过浪费的成本，那么人们可能会认为它对组织仍然有价值。 当我们解开围绕会议参与度进行的研究时，似乎会议本身就是浪费的手段。
2014年的一项研究表明， 超过70％的会议参与者将其他工作带到了会议上 ，同一项研究表明， 39％的会议参与者承认在会议期间打zing睡 （Meeting King，2014年）。 Interactive Associates（2004）进行了另一项研究，旨在了解人们在网上进行的电话会议和会议中的行为。 两项研究相似：
- 电话会议中90％的人说他们有多重任务
- 70％的人报告从事不相关的工作
- 50％报告了电子邮件或短信
- 35％的人说，他们打败了会议线以进行边际对话
- 25％的人说他们上网
结果显然指向同一方向； 会议参与者是多任务的，在会议期间专注于其他不相关的工作 。 但是，这正在发生吗？ 在开会时，与会人员如何承担多任务并专注于其他事项？
在我们的研究中，出现了三个明显的原因：
- 会议与他们无关
- 会议只与他们部分相关
- 会议原定在不好的时间举行
以前提到过，组织中15％的集体时间都花在会议上。 到目前为止，我们提出的研究表明，大部分时间都是浪费。 会议的初始计划和设置，以及会议本身。
根据对15家创业公司的采访以及其他几项研究，可以肯定地说，今天我们所知道的会议是破裂的 。
在会议的内部和外部浪费太多时间。 如上一节所述，造成浪费的不仅是会议，而且是多个方面。
如上所述，问题在于，原本应该是生产力的引擎变成了浪费和组织挑战的引擎，最终导致大量金钱的浪费。
我们不是第一个发现大量垃圾会议产生的人。 这也是您在市场上找到数百家试图单独解决问题的公司的原因。
您会发现正在努力简化会议计划阶段的公司。 您会发现正在尝试通过允许通过视频或聊天进行更好更快的在线交流来解决技术问题的公司。
您会发现正在尝试自动安排会议的公司。 即使这些公司正在开发截然不同的产品，但它们都具有一个共同的特征。
实际上，每家公司都在尝试发明速度更快的马，而实际上，他们需要的是全新的汽车。
