每个实现“完成工作”的人都有自己的系统。 这是我的一些细节。
我使用的Outlook的特定版本是Outlook Office Professional Plus 2013，但我认为任何相对较新安装的Outlook版本都具有可以利用的相似功能。 处理后，我要完成的所有任务（以会议或任务的形式）都存放在Outlook中。
“材料”只有三种可以被处理的方式：
- 电子邮件
- 我在会议期间做的笔记
- 口袋记事本
无论我身在何处，如果某件事要成为我将要完成的事情，它都必须通过这三个“输入”之一来实现。 总体来说效果很好。
我必须要解决的几个极端情况是：1）我开车时和2）午夜时分，如果我需要做一些事情并且我想请注意，不要叫醒我的妻子。
当我开车时，我发现可以使用我使用的适配器中的蓝牙辅助线路的“长按”功能以及我的Android手机上的“取个备忘录”命令向自己发送电子邮件（如果我认为）以后我需要做的事情。
为了避免在需要记笔记时不吵醒我的妻子，我使用了飞行员的钢笔，该笔提供的光线足以在晚上放在床边的口袋记事本中记笔记。
通过我公司提供的一些复杂的IT向导，我的语音邮件以音频附件的形式出现在我的电子邮件收件箱中，因此我的语音邮件是通过电子邮件处理的。
电子邮件
我是“零号收件箱”的信奉者，但我并不严格遵守这一信念。 早上到达办公桌时第一件事（或者有时是在手机之前），我将快速扫描所有消息以查看是否有任何紧急事件。 如果有，那么我将首先处理它。
之后，如果有时间，我将按照下面的规范性GTD工作流程图，以相反的时间顺序浏览并“处理”它们。
我自己的GTD实现的一个怪癖是，我很少删除任何工作电子邮件。 以我的经验，电子邮件通信是美国公司记录的区块链分类帐，可以用来验证谁说他们会在什么时候做什么。 在将口头协议编入会议纪要并在会议后发送后，也可以进行跟踪，从而使保存的电子邮件成为以前承诺的宝贵审核线索。
几年前，某人挖出一封电子邮件以（试图）让某人负责事先作出的承诺的情况并不少见。
因此，我保留了所有电子邮件。
在Outlook中，可以创建“快速任务”，该功能可用于帮助半自动化“处理工作流程图”的下部。
我有一个快速任务，可以自动接收电子邮件的文本并将其复制到会议请求的正文中，另一个可以将电子邮件附加到Outlook中的任务上，另一个可以接收我刚刚发送的电子邮件并创建一个“等待”任务，以便我可以跟踪此人是否完成了任务。
我无法弄清楚如何创建的快速步骤是：
- 发送电子邮件，并使用我刚刚作为附件发送的电子邮件立即创建等待任务。 当前，这是一个两步过程，即发送电子邮件，然后在“发送”框中找到我发送的电子邮件，然后选择一个快速步骤来创建任务并将其附加
- 打开附件，对其进行编辑，保存我的编辑，然后将已编辑的文件插入到答复中，而不必将其保存到我的桌面。 我认为这没什么大不了的，但是不必要地笨拙。
如果有人对如何做这两件事有更好的想法，我很乐意在评论中听到他们的想法。
如果我将电子邮件推迟到以后执行某个操作，则将使用“使用电子邮件作为附件创建任务”按钮，然后将该任务设置为将来的某个合理截止日期。 我从经验中发现，如果我不为任务分配某种截止日期，它将永远不会发生。
我通常在“时间轴”视图中查看我的任务，它们的外观类似于下面的屏幕快照。
在之前讨论的会议中，我如何记笔记，所以现在我要转向口袋记事本。
口袋记事本
我使用Levenger Swiftnotes记事本写下会议以外的想法和要做的事情。 我发现记事本比鞭打手机记笔记要不礼貌（大概是因为没人相信您是在记笔记而不查看电子邮件，或者因为我们都开发了一个记事本）。巴甫洛夫厌恶某人在与我们交谈时掏出手机）。 他们来自Levenger的皮革记事本夹可使用约五年。 装入Levenger记事本支架中的笔芯大约持续一两个星期，因此我在网上批量购买了它们。 2 1/4 x 4 1/4笔芯非常适合Swiftnotes记事本支架。 皮革记事本夹随附的笔不好用，所以我用Fisher笔替换了它。
我尝试在每个星期五从记事本中处理我的笔记，但有时如果会议阻碍了，有时会拖到下周。
无论如何，这就是我的系统，多年来，它一直在很好地帮助我完成工作。
