如果大多数开会的人都说一件事，那就是：
会议应该更有效。
幸运的是，有一个简单的解决方法：
编写并跟进会议行动项目。
想学习如何？ 让我们潜入。
什么是会议动作项？
让我们从基础开始：
什么是会议动作项？
您现在可能已经猜到了……但是，一项操作是指分配给一个或多个会议参与者的一项操作或一项任务。
这个想法是这个人或这些人在完成任务后向他们报告。
操作项目记录在您的会议记录中。 在那里，您有一个包含所有这些不同任务和决策的任务列表。
这是我们的会议工具Minute中的样子：
现在：
有效的会议取决于执行良好的行动项目。
毕竟…
如果任务和决定永不完成，则召开会议毫无意义。
第一：
编写有效的会议行动项目。
如何编写会议行动项目清单
您如何在几分钟内编写动作项目？
好问题。
您的行动项目应解决五个不同的问题。 我们将在下面查看它们。
但是您可能会问自己：
“这不是很多额外的工作吗？”
是的，这是额外的工作。 但是最后，使用清晰简洁的操作项将使您受益匪浅。
毕竟：
您团队中的每个人都知道该做什么以及何时进行。
因此，这是创建会议操作项时需要考虑的事项：
它是什么？
精心编写的动作项目不仅是对任务的描述和提醒。
不，它包含足够的信息来帮助您（或“拥有”该任务的任何人）采取行动。
记得：
即使在会议期间一切看起来都很清楚，您也永远不会知道是否存在误解。
另外，人们会忘记他们签约做的事情。
简而言之，您想使操作项保持一致。
您可以说：“为项目X创建预算。请考虑目标A，B和C。”而不是说“项目X的预算”。
在一天结束时：
您越具体，越好。
为什么？
任务的上下文可以提供有价值的信息并激励人们完成任务。
毕竟，许多任务看起来像“忙碌的工作”。
因此，写下一两个句子并解释为什么这项任务很重要。
这不仅可以激励人们，而且还可以帮助您识别实际上很忙的任务。
什么时候到期？
当然：
精心编写的行动项目应包括最后期限。
向您的团队澄清这是“艰巨”的截止日期。
为什么？
错过最后期限可能意味着整个任务链出轨。
这又意味着大量的额外工作。
您必须与团队中的每个人保持联系，安排新的跟进会议等等。
但是，如果有人没有及时完成工作会怎样？
作为会议管理者，您有责任发消息，打电话给他们，以及追逐他们。 最终，您是需要确保工作完成的人（就会议而言）。
因此，建立某种形式的“所有权”系统是一个好主意。
这就是我们接下来要讨论的内容。
谁是负责的人？
这里有一条经验法则：
如果您不分配操作项，则您可能必须自己执行。
这意味着：
每个动作项或任务都需要分配给某人。
然后，此人“拥有”他/她的任务。 他/她最终负责报告并确保完成。
这就是像Apple这样的公司在会议中保持高效的方式。
但这还不是全部。
您还需要解释下一步。
下一步是什么？
你看：
人们需要知道下一步。
如果您有一系列任务或决定，则必须先完成一个任务，然后下一个人才能执行他/她的任务。
这就是为什么您的会议任务需要提及下一步以及截止日期。
例如：
“在星期三上午11点之前发送给蒂姆。”或“在星期五下午之前移交给丽莎。”
会议行动项目模板
现在您知道了如何编写有效的会议操作项。
为了简单起见，您可以直接复制并粘贴此列表以创建第一个操作项。
- 为什么这是优先任务：
会议行动项目示例
最后：
具有所有五个要素的三个行动项目示例。
范例1：
“为项目X创建预算。请考虑目标A，B和C。总体目标是XYZ。 截止日期：2018年4月14日。分配给：彼得。 到2018年4月15日移交给Eric。”
范例2：
“五月份的社交媒体帖子。 目标是吸引受众并使ROI提高5％。 任务到期：3月21日。 庄主：莎拉。 请在3月21日之前发送至阿曼达。”
范例3：
“外包协议将最终确定，以确保新数据库按时实施。 截止日期：2018年7月2日。分配给：丽莎。 到2018年7月15日移交给Marc。”
如何跟进行动项目
现在您知道了会议任务的来龙去脉。
现在是时候看看下一步了：
跟进会议行动项目。
出于各种原因，后续阶段至关重要。
例如：
- 您确保会议决定得到执行。
- 您举行有效的会议。
- 节省成本。
会议结束后该怎么办
会议之后，便立即开始后续行动。 首先，编写会议摘要并分发会议记录。
在这里，您包括文件，操作项目列表和期限。
一个好主意是存档您的会议记录，以便您需要重新访问会议时都可以访问它们。
您可以在我们自己的会议工具Minute中完成所有这些操作。
追踪行动项目
跟踪行动项目的最佳做法是什么？
就像我们上面所说的，最有效的系统是将责任分配给团队中的每个人。 因此，每个人都应对自己的任务负责。
也就是说，您仍然需要跟踪任务并使每个人保持循环。
这是如何做：
＃1：更新
让每个人在完成并完成任务后向您报告。 或者，要求他们填写跟踪表，例如Excel工作表。
＃2：提醒电子邮件
即使人们对自己的任务负责，您仍然需要执行一些基本的项目管理。 一个简单的方法吗？ 计划在截止日期前几天发送的自动提醒电子邮件。
＃3：跟踪系统
要跟踪任务，请设置跟踪系统。 这可能是您与团队共享的基本Excel工作表。 您还可以使用诸如Trello之类的项目管理工具。
或者，您可以使用Minute。 使用分钟，您可以添加和分配任务，包括截止日期。 有权访问您的会议记录的每个人都可以更新任务。
电子邮件模板，用于跟进会议操作项目
您可能会发现自己需要伸出手来完成任务。
这是三种不同的情况（优先任务，常规任务和由于同事的工作量而需要重新分配的任务）。
优先任务的电子邮件模板
“你好[姓名]，
跟进我们的[会议]。 您承担了[任务]，目标是在[日期/昨天]完成任务。 您有新的任务期限吗？ 请今天通过EOD通知我。
谢谢，
[你的名字]”
常规任务的电子邮件模板
“你好[姓名]，
跟进我们的[会议]。 您承担了[任务]，目标是在[日期/昨天]完成任务。 您有任务的最新消息吗？
谢谢，
[你的名字]”
电子邮件模板，用于重新分配任务
“你好[姓名]，
跟进我们的[会议]。 您承担了[任务]，但是由于[原因]，我知道您可能没有时间进行这项工作。 我们希望在本月底之前交付[项目]，所以请告诉我是否要取消订单。
如果您要我为您重新分配任务，请在明天早晨通知我。
谢谢，
[你的名字]”
结论：今天创建一个系统！
而已！
现在您知道了如何编写和跟进会议行动项目。
剩下要做的一件事……
建立系统！
您可以帮助自己跟踪这些任务……但是，您还可以通过创建一个连贯的系统来帮助您的团队节省时间和不必要的精力。
所以：
创建简单的准则，并要求您的团队在下次团队会议上使用这些准则。
如果您想要一个简单的“为您完成”系统，请查看Minute。
