盘子上的任务太多可能会令人失望。 即使是我们最好的人，也时不时地因工作量而陷入瘫痪。
一张长长的待办事项列表盯着你，很难知道从哪里开始。 当您负责一个团队时，这个问题就解决了。 您的无所作为会产生多米诺骨牌效应，从而降低全面生产力。
关键在于重组您的待办事项清单并有效地确定优先级。 实现这一目标可能比您想象的要容易。 这是您可以轻松管理任务的方法：
详尽列出
列出清单可以起到治疗作用。 放下每一项任务很重要，这样您至少要少担心一件事，那就是记住待办事项清单上的所有内容。 Orgzit应用程序是可以帮助您存储，组织和管理数据的列表。 Orgzit库应用“任务管理”是开始管理任务的有用起点，并且是在详细任务列表上创建，管理和协作的好地方。
您可以使用Orgzit来管理自己的任务或整个团队的任务，这样每个人都可以在同一页面上了解需要完成的工作。
在创建任务列表时，请记住以下简单的Orgzit技巧 ：
分配任务ID
创建任务列表时，最好为每个任务分配一个ID。 这使引用变得容易，并且您不必每次与团队成员进行沟通时都说明任务。
在Orgzit的“任务管理”应用中， 任务ID是唯一的，不可编辑的并且是自动生成的 。 结果，绝对没有重叠或重复的机会。
分类任务
因此，您已记下所有任务并为其指定了ID。 下一步是根据优先级来组织任务。 使用诸如斯蒂芬·科维（Stephen Covey）在他的《 高效能人士的七个习惯》一书中作为时间管理矩阵的决策矩阵，例如艾森豪威尔的决策原理。
每个任务可以分组在Covey矩阵的一个象限下。 对所有任务进行分类后，您可以按照重要性和紧迫性顺序开始处理它们。
–属于象限1的任务既紧急又重要，应该是您的首要任务。 这些是您最紧迫的，高价值的任务，而忽略它们很可能导致危机局势。
–位于第1象限和第4象限之间的任务应排在第二位，或分配给其他团队成员。
–属于象限4的任务既不重要也不紧急，属于优先级列表的底部。 这些是您最有价值的任务，可以很容易地推迟到以后。
在Orgzit的“任务管理”应用中，您可以按照Covey矩阵对所有任务进行分类。 该应用程序还允许您监视任务并一目了然地检查其状态。 任务可以是“进行中”，“审阅中”，“已完成”或“已阻止”。 如果愿意，您还可以包括其他状态值，例如“不愿意”或“已推迟”。
代表
通过有效的委派减轻您的工作负担。 在计划任务时，请记住团队中每个人的知识，态度和技能，并考虑他们现有的工作量。 与每个团队成员清楚地交流任务，以便他们确切地知道要交付什么。
Orgzit允许您从一个屏幕分配任务并与任何团队成员交流。 每次将任务分配给特定名称时，都会通过电子邮件和移动推送通知自动通知团队成员。
确定截止日期
您的团队成员知道有多少时间可以完成每个任务，这是绝对必要的。 记录任务的实际完成日期也是一个好习惯，这样您就可以知道哪些团队成员或任务落后了。
Orgzit Task Management应用程序可以捕获截止日期和完成日期 。 最好设置应用程序，以便您（只有您自己）可以输入或更改团队任务的截止日期值。 另一方面，完成日期应该是自动化的。 设置完成日期很聪明，这样只有当团队成员将任务标记为完成时，它们才会自动填充。 这消除了任何人进入任务列表并手动更改日期的机会。
筛选并确定优先级
现在，您已经整理了所有与任务相关的数据，是时候开始对其进行过滤以处理对您来说很重要的任务了。
在Orgzit中，您可以按自己喜欢的任何方式过滤数据。 您甚至可以组合使用过滤器并将其保存以供以后使用，因此您不必在访问的每个团队中都重新创建它。 按截止日期筛选任务是合乎逻辑的，以查看您正在逐步达到哪些截止日期，需要确定优先级。
专家提示 ： 如果您使用的是Covey矩阵，则进行优先级排序的另一种方法是按象限过滤任务，并一目了然地知道哪些任务需要立即关注。
进一步走一步并应用多个过滤器以从任务列表中获取重要信息也很好。 一个示例是过滤受让人姓名和任务状态，以查看每个团队成员如何应付其工作量。
请记住，在Orgzit中过滤数据时，它不会影响其他团队成员同时从其各自的Orgzit帐户中查看相同数据的方式。 因此，您的团队成员仍然可以查看整个任务列表并应用自己的过滤器。
可视化您的任务清单
执行任务管理时，很容易迷失在细节中。 以图表方式查看任务列表可帮助您缩小范围并获得视角。 通过图形方式查看数据还可以带来一定程度的美学愉悦。
Orgzit的图形和图表可让您从宏级别看待所有任务并更好地计划。 任务管理应用程序附带了一堆预先生成的报告或图表，您可以通过单击按钮来生成这些报告或图表。
您还可以生成自己的自定义报告，以与您相关的方式对任务列表进行透视。
沟通与合作
除非您在筒仓中工作，否则如果没有适当的沟通就无法有效地管理任务。 与任务相关的沟通包括阐明任务目标，设定期望和完成日期，讨论流程以及进行协作。
但是，交流本身常常可以成为一项任务。 很多时间被浪费在筛选和起草电子邮件或试图通过电话吸引某人上。
Orgzit通过让您将与特定任务相关的所有通讯和文件存储在一个位置（就在Orgzit任务列表中）来解决该问题。
您可以在Orgzit任务列表本身中为每个任务添加相关的注释或子任务。 这样，团队成员无需在其收件箱中寻找与任务相关的信息。 您甚至可以在评论中标记团队成员，以便在被提及时立即通知他们。
每个任务都有一个文件部分，您可以在其中上传相关的图像，演示文稿或其他文档，以帮助您的团队成员完成任务。
例如，假设任务是计划一次办公室聚会。 您可以使用“文件”部分上传购物清单，受邀者清单，聚会预算电子表格等。
Orgzit还允许您自动执行某些类型的通信。 您可以设置任务列表，以便在对任务列表进行特定更改后，自动将移动推送通知和电子邮件发送给相关团队成员。
Orgzit是完全可定制的，可以帮助您从头到尾管理您个人或团队的任务。 如果您希望使用Orgzit来组织您的任务管理流程，请随时致电+ 91–9871123583或Skype（nitinv8）与我们联系 。 我们很乐意为您提供个性化的演示，以向您展示如何使用Orgzit轻松管理最长的待办事项列表。
