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那就对了。 您刚刚收到了另一个日历邀请。 您完成实际工作的最后空闲时间已经过去。
不要误会我们的意思-与您的团队面对面地交流而不是发送六封电子邮件会具有很大的价值。 但是，也有一些会议缺少方向，没有做出任何决定，而您却想知道这是什么意思。
（不是这样）重大新闻：我们所有人都参加了太多的会议
无论名称，菜单或幻灯片过渡如何，会议都将一直很痛苦，除非我们更改会议在工作日中所扮演的角色。
就像电子邮件，电话会议和咖啡不足一样，会议一直是工作场所中必不可少的恶魔。
但是，有迹象表明会议流行病正在恶化。 据估计，每天在美国有1100万次会议，而根据研究，至少有三分之一是无能为力的。 在Evernote和YouGov *进行的一项调查中，五分之一的美国受访者表示他们正在开会的会议太多或太多，在所有接受调查的国家中都是最高的。
您如何做才能避免每天举行背对背会议？ 以及如何使您参加的会议值得？
以下是使会议更具生产力和可管理性的六种简单策略：
1.收回对日历的控制
当我们尽力而为时，我们所有人都有时间。 对于某些人来说，在一杯咖啡之后的早晨，达到最高生产率是第一要务。 对于其他人来说，早上可能是赶上电子邮件的时间，而下午则可以节省最高的创造力。
无论您的节奏如何，都不要让会议成为障碍。 屏蔽日历可以最大程度地发挥您一天中最有成效的时间，并节省会议休假时间。 或者，将您的所有会议安排在一周的某些天（例如，星期二和星期四），这样您就可以在一周的其余时间自由地工作。 在Evernote，一些团队试图坚持“不开会星期三”的政策，以促进深入的工作。
这是一天中最繁忙的时间
如何找出最佳工作时间的节奏 media.com
2.查阅字典
会议采用了新的定义：签到，集思广益会议或项目状态更新，仅举几例。 而且这个定义在团队之间，以及公司之间变化。
重新定义您的组织的会议形式，并仅为此目的保留会议。 例如，可以在不太正式的环境中回答问题并解决问题。 而不是默认情况下阻止30分钟的会议，而是尝试在同事的办公桌旁闲聊10分钟。 如果问题仍未解决，则可能需要开会。
这并不意味着您就不必完全避免集思广益或进行全面检查。 只是意味着这些内容可以采用新的形式，例如通过咖啡进行同步。
3.做好准备，坚决退出
人们会被会议的核心目的所困扰，以至于我们忘记了其他主要部分：开始和结束。 虽然这些部分看起来更像是家务任务，但它们会极大地影响会议的效率。
首先，每次会议都应有一个议程（这是Evernote模板在您的朋友那里的位置）。 议程至少应列出会议目标，会议主题以及为每个主题分配的时间。
然后，确保有人在会议期间做笔记并在以后共享，以便您确定下一步。 在总结之前，请花五分钟讨论行动项目，所有者和完成每个任务的时间表。
会议笔记模板
在下次会议期间尝试此模板。 evernote.com
4.策略性地点击“邀请”按钮
啊，客人名单。 邀请太多人参加您的会议，对话开始进行。 邀请的人太少，您将没有所有必要的利益相关者来做出决定。
幸运的是，某些类型的会议有神奇的与会者人数。 下次安排一个时，请考虑以下提示：
- 要解决问题，请四到六个人
- 做出决定，请四到七个人
- 要设定议程，请5至15人参加
- 进行头脑风暴，邀请10至20人
或者，您可以遵循杰夫·贝索斯（Jeff Bezos）着名的“两个比萨饼规则” –如果人数超过了您可以吃两个比萨饼的时间，那么您的会议时间就太大了。 主要的事情是只邀请那些真正需要去那里的人：有贡献的人，可以从中受益的人或直接受结果影响的人。
5.保持笔记本电脑关闭，耳朵保持打开状态
会议已经成为检查电子邮件，狡猾地赶上Twitter或完成项目的时候了。 哦，是的，半听会议中实际发生的事情。
没有人能够真正实现多任务（就我们可能对自己的看法有所不同），因此请考虑禁止会议中的演示者和笔记记录者使用开放式笔记本电脑。 分心的缺乏将帮助您更快地完成议程并减少后续会议的需要。
用手记笔记（过时了！）或举行步行会议以将注意力集中在对话上，而不是设备上。 步行会议还可以提高您的创造力，活力和幸福感。
专家提示：使用Evernote相机拍摄手写会议记录的照片，与同事共享，然后将其存储在安全的地方。
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6.绘制正确的路径
要让每个人都在同一个房间里集中注意力并做出贡献，已经非常困难。 当您在不同大洲有遥远的同事时？ 任何参加15人电话会议的人都知道，虚拟会议可以迅速脱离常规。
虽然分布式团队并不总是可以举行面对面的会议，但您可以通过沟通章程来模仿相同的参与和生产率。 该章程可让您制定团队沟通方式的基本规则。 您可能会包括诸如会议礼节之类的标准，其中每个人都同意限制背景噪音和边际对话，以合理的步调进行交流或不主导对话。
该章程还可以帮助您明确何时应该使用某些类型的沟通渠道。 例如，您的团队可能首先默认拨打电话，然后聊天，最后才发电子邮件作为最后的选择。
当您的团队就准则达成一致后，每个人都将签署该章程，然后将其打印并张贴。
切记：您按住日历键
我们一直在寻找使会议更具吸引力的方法。 我们尝试将其重命名，称其为签到或站位。 我们提供午餐，使他们更胃口。 我们将动画添加到PowerPoint演示文稿中，以吸引我们的同事。
但是，无论名称，菜单或幻灯片过渡如何，会议总是很痛苦的，除非我们更改会议在工作日中所扮演的角色。 如果感觉到开会是您的全部工作，那么该轮到桌子让会议为您服务了。
最终召开更好会议的真正方法是？ 停止将它们设为默认值。 避免盲目接受每一个邀请，并记住您可以控制会议的进行方式。
而且，如果其他所有方法都失败了，只需按一下“拒绝”按钮，您的时间就会变得更有成效。 就像实际完成工作一样。
