我一直在尝试寻找更简单的方法来控制我的电子邮件一段时间。 我在2015年末在线阅读了一篇帖子，讲述了一种我认为易于实现，遵循和维护的方法。 我已经找了几天，看看是否可以再次看到该帖子，所以我可以分享一下。 这没有成功，因此我在这里重新创建说明，因为在使用这种方法一年多之后，事实证明该方法可以很好地满足我的需求，并且几乎不需要任何时间进行管理。 如果有人发现或知道此方法的创建者，请让我知道，我们将在这里很高兴为他们提供功劳。
在介绍下面将要描述的方法之前，我发现试图按文件夹对电子邮件进行排序，并使规则保持有效以支持自动组织电子邮件的工作难以维护。 以我的经验，这也造成了膨胀，因为在Outlook实现标记电子邮件的好方法之前，您可能会发现您需要在多个文件夹中复制电子邮件，以便在搜索上下文更改时可以找到所需的内容。 当类别出现时，情况会有所改善，但是类别不能替代标签。
因此，在找到这种方法之前，我拥有大量的文件夹和规则，并且仍然不断地超出我工作所在的电子邮件集的存储限制。 由于我一直在使用这种方法，所以我没有丢失电子邮件，并且使用搜索，对话和类别，我能够以最少的精力和精力尽可能地保持领先。
使用这种方法，您就无需组织任何东西 。 这意味着没有文件夹，也没有规则。 我仍然拥有的规则是将类别应用于电子邮件（我的“标记”方法），并删除我不关心的电子邮件。 就这些。 其他所有内容都放入我的收件箱中，我从那里开始处理。 通过遵循一个简单的过程，通过评估每封电子邮件在四个存储桶中的位置，我可以做到这一点。 是吗…
- 我现在要做的事
- 我以后要做的事
- 我需要知道/记住的一些事情
- 垃圾
如果电子邮件是我现在必须要做的事情 ，那就去做。 这并不意味着我实际上是在做任何事情。 如果不是我，那么我会确定谁需要这样做，并将请求/任务/所有内容转发给他们。 然后，我确保如果需要跟进，我会提醒您这样做。 这让我不由自主。 完成这些操作后，我会将电子邮件存档，因此它不在我的收件箱中，但以后需要时可以使用。
如果电子邮件是我以后要做的事情 ，则我决定是否需要将其他任何人包括进来，以便他们知道即将进行的工作。 如果是这样，我会将邮件转发给他们，以便他们知道要求什么。 然后，我创建一个提醒，以便在适当的时候跟踪电子邮件并将其存档。 同样，它不在我的收件箱中。
如果电子邮件是我需要了解/记住的内容 ，则可以浏览一下，其中一些我读得很深，而另一些我只是扫描以了解一般想法。 然后，我再次将电子邮件存档。 如果通过我需要它，我可以再次找到它，同时它在我的收件箱中。
我可以像这样归档所有内容，因为Outlook中的搜索功能已经相当不错了。 我从来没有遇到无法找到所需电子邮件的问题，因此，我对它的工作感到满意。 你的旅费可能会改变。
如果查看电子邮件，我发现它是垃圾：外出邮件，生日电子邮件，安全鞋卡车到达公告等，我将其删除。 我没有机会需要再次讨论这些内容，因此没有理由保留它们，仅此而已。 我存档的其他所有内容。
坚韧不拔-设置好
我的示例使用的是Microsoft Outlook 2016，但我相信该过程将在某些早期版本上有效，您可能只需要四处寻找即可找到其他版本中的设置。
您需要做的第一件事是为存档的电子邮件创建一个新的.pst文件。 每年我们都会创建一个新的.pst存档文件，您所有的电子邮件都将放入该文件中。 在“文件”菜单下，单击“帐户设置”下拉按钮，然后选择帐户设置按钮。
出现如下图所示的对话框。 单击“数据文件”选项卡。
点击“添加…”按钮
出现资源管理器窗口。 在“文件名：”字段中输入新存档.pst文件的名称。 我建议您的文件名在某处包含文件的年份。 如您所见，我将文件命名为“ [year] OutlookArchive.pst”，但是您可以随意命名。 如您所见，在此示例中，我为2018创建了一个新的archive.pst文件。
创建新的.pst文件后，您可以返回收件箱，并在左侧窗格中看到新的.pst文件，如下所示：
现在返回“文件”菜单，选择“工具”下拉按钮，然后单击“设置存档文件夹”选项。 将会出现类似下面的对话框。 如果您还没有存档文件夹，请创建一个，在树状视图中将其突出显示，然后单击“确定”。
接下来，在窗口左侧的菜单中，单击“选项”
将会出现如下所示的对话框。 如图所示，单击左侧菜单中的“高级”选项。
在“高级”对话框中，找到并单击“自动存档设置…”按钮
出现如下所示的对话框。 您可以根据需要设置选项。 您不希望太早将其从短期归档文件夹中清除，也不要保留太久。 他们根本不会妨碍您，但是如果您每天都收到大量电子邮件，则可能要比我准备的短一些，以节省空间。 这里的主要内容是“将旧项目移动到：”您刚创建的名称中带有年份的.pst文件。 在此处浏览该文件，然后单击“确定”。
现在应该设置好了。 收到电子邮件后，您只需确定它属于哪个存储桶并进行相应处理即可。 当需要存档电子邮件时，您可以单击工具栏中的“存档”按钮（如下所示），也可以单击退格键将其移动。
对系统的唯一维护是在年底，这时您需要创建一个新的“ [year] OutlookArchive.pst”文件并将其自动存档设置指向该文件。
我希望这有帮助。 如果您还有其他想法，修改或建议，我将很高兴收到您的来信。
