前几天，我在lynda.com上观看了Dave Crenshaw的一系列名为“ 时间管理基础知识 ”的视频。 我一直很想向其他人学习时间管理，我想与大家分享从视频中学到的一个概念。 Dave谈论的想法之一是最小化未加工物料的来源，以提高生产率。 这就是他所说的聚会点 。
集合点只是一个未处理项目的地方，例如您的电子邮件收件箱，纸盒或语音邮件。 这是存储项目的地方，您尚未决定如何处理它们。 您可能已经知道这个概念，但是为它起一个通用的名字很好，所以让我们继续吧。
我从视频中学到的总体思想是，收集的点越少，您的效率就越高。 有道理吧？ 如果您只需要检查两个收件箱，则不必检查五个电子邮件收件箱，您可以节省更多时间。 Dave讨论了几种类型的收集点，我想就这些收集点发表自己的看法，稍后我将讨论一些最佳实践。
记事本
在视频中，戴夫还谈到了记事本如何成为未处理物品的来源。 这可能是您的会议记录，也可能是您记下但尚未处理的想法。
面临的挑战是让您自己轻松查看操作项在纸上的位置。 有时，您在同一张纸上会有通用的注释和操作项，这使您很难确定应该采取的措施。 解决此问题的一种好方法是在要处理的事物前加上一个符号，例如正方形或星号。
记下所有内容后，下一步就是撕掉那张纸，并将其放入您的实际收件箱中。 这是确保您对记事本中存储的信息采取行动的最佳方法，并且可以避免您在记事本中搜索时的麻烦。
几年前，我会做很多事情，但是我的大部分工作流程都变得无纸化。 我很少再使用纸质记事本了。 有时，我会抓一张纸，写下一些东西，然后放入鞋盒。 但是，如今，如果我需要存储想法并记下笔记，我更喜欢将它们以数字方式存储在Omnifocus中（我将在后面的文章中介绍）。
电子邮件收件箱
电子邮件收件箱可能是所有收集点中最大的罪魁祸首。 人们仅仅因为人们不知道如何处理信息而组织和清空电子邮件收件箱的情况非常罕见。 我已经通过简单的电子邮件指南讨论了如何执行此操作，因此请阅读有关如何处理电子邮件收件箱的内容。
Dave大力支持统一您的个人和工作电子邮件收件箱。 当您考虑它时，这是有道理的。 您需要检查的收件箱越少，必须进行的开关越少，节省的时间就越多。 但是，我确实反对这个想法，但我会对此进行详细说明。
物理收件箱
一个常见的收集点是物理收件箱。 在这里，您可以存储任何未经处理的物理物品，例如纸张，挂锁邮件，电线，电缆和收据。 典型的物理收件箱可以是您的纸盒，也可以是鞋盒。 鞋盒？ 是的，一个鞋盒。
由于我时不时地倾向于生活在不同的地方，因此我发现鞋盒是一种经济有效的解决方案。 为了养成在物理收件箱中存储未处理物品的习惯，您可以简单地抓住一个未使用的鞋盒，然后开始向其中转储东西以便以后进行处理。 您周围的任何不适当的地方，都将其放入您的物理收件箱中。
进行此工作的关键是确保物理收件箱足够大，在您的工作空间之内并且始终在眼前。
便携式收件箱
下一种聚集点是物理收件箱的移动扩展-您的便携式收件箱。 这可能是您总是随身携带的包，公文包或文件夹。 或者它可能只是裤子上的一个口袋。 就我而言，这是我的邮差包中的专用口袋。
使用便携式收件箱存储名片，收据，纸币和其他您可能需要搬运的东西-以后在旅途中想要处理的任何事情。 当您到达办公室或家中时，即会将您收集的所有物品转储到物理收件箱中。
语音信箱
语音邮件在当今的办公室中仍然很普遍，但是我认为这是一项非常过时的技术。 我已经取消了语音邮件作为我生活中的聚集点。 当人们收到我的语音信箱时，我告诉他们发短信或给我发电子邮件，以便我回复他们。 这可以节省大量时间，我建议您尝试做同样的事情。
但是，我知道这并不适合所有人，并且其中有些人被迫使用语音邮件（尤其是对于那些在严格的办公环境中阅读该邮件的人）。 为了充分利用这一点，这里有一些提示。
首先，使用呼叫转移。 如果有人在工作中尝试给您打电话，但您不在那儿，则将呼叫转接到您的手机。 或相反亦然。 这样，仅将使用一个语音邮件，而不是两个。 如果您想统一工作和个人生活，这是一个很好的解决方案。
其次，如果您有私人助理或秘书的奢华，请让他/她通过您的（工作）语音信箱。 委派此任务将节省大量时间。
第三，如果可能并允许，使用可以记录呼叫并生成语音邮件记录的第三方服务。 诸如Google语音和YouMail之类的服务可以使语音邮件的处理效率大大提高。 在退出语音邮件之前，我使用Google语音取得了巨大的成功。 如果此解决方案听起来很诱人，请一定尝试一下。
个人或虚拟助手
私人或虚拟助手是另一个聚集点，也是最需要管理的技能。 最好定期与您的助手交谈，以确保一切都按计划进行。 该人员可以访问，并确保您的助手也可以访问。 显然，此人可以通过不同的媒介（电话，短信，电子邮件等）与您交流，但是召开面对面会议（视频通话也很重要）很重要，这样你们两个就可以浏览需要做的事情清单。讨论过。
社交媒体
谁今天没有Facebook帐户？ 还是推特帐户？ 无论喜欢与否（无双关语），这些社交媒体都是聚集点的另一种形式。 当您活跃于社交媒体上时，您会不断与其他人联系，这会轰炸您（可能）需要处理的信息。
如果您不是很活跃在社交媒体上，那么您就不需要经常查看它。 但是，如果您想建立自己的社交圈，则需要定期查看社交媒体渠道。 如果您是其中之一，那么挑战就是不要分散自己的注意力，而不必经常检查您的Twitter feed和Facebook帐户。 为了帮助您在该部门工作，我们在New Media Rockstars上发表了一篇文章，以帮助您提高社交媒体摇滚明星的效率。
短信
我要坦白：我经常发短信。 这还包括我在常规SMS之上使用Whatsapp和iMessage。 对于大多数人来说，短信是另一个聚集点。 对于某些人来说，它要少一些，而对于其他人来说，则要多一些。 由于我经常在打电话，所以我每小时几乎都会处理文本-这并不意味着您也必须这样做，但实际情况是您可能要这样做。
我到底要做什么？ 我和我的团队经常互相交流有关“亚洲效率”和其他有趣内容的信息。 我们还通过Whatsapp进行了国际策划，其中包括其他人。 另外，我经常给虚拟助手发短信以进行体检并回答他可能遇到的任何问题。
任务管理器收件箱
我想谈的最后一点是您的任务管理器收件箱。 或您未处理的待办事项清单。 我更喜欢在Omnifocus中存储动作项，注释和想法。 埃迪·史密斯（Eddie Smith）写了一篇很棒的文章，讲述了他的工作方式，而我却在同一条船上。 将所有内容存储在Omnifocus中，然后在处理收件箱时将信息放在正确的位置。
无论您使用Omnifocus还是任何其他任务管理器，其原理都保持不变。 将所有数字化内容存储在您的收件箱中，定期进行处理和清空，然后将信息放在正确的位置。
审阅，审阅和审阅
好的，所以我列出了很多要点，但这并不意味着您马上就可以管理自己的时间。 使所有这些工作正常进行的关键是定期检查您的收件箱。 我对此压力还不够： 请定期检查您的收件箱 。
这绝对是防止自己错过承诺和截止日期的关键。 不要只是抛弃和忘记，而是以后再处理。
每个收集点的审查周期都不同。 有些需要每周审查，而另一些则需要每两个小时。 这确实是个人喜好，但这是我的审查周期：
- 物理收件箱-每个星期日下午4点。
- 便携式收件箱-每天转储。
- 电子邮件收件箱-每天至少两次（上午10点和下午5点）。
- 短信-每小时。
- 社交媒体-每小时一次。
- 任务管理器收件箱-每天下午5.30。
审核时由您决定。 我喜欢选择星期日，有些喜欢星期五。 选择一个日期和时间，并坚持下去。 您对时间和日期的了解越具体，您越有可能坚持常规。 如有必要，请做一个重复的日历笔记。 只需确保至少每周进行一次评论，以防止收件箱溢出，您将无法处理。 您面对的最后一件事是焦虑。
统一与独立环境
早些时候，我提到了Dave Crenshaw如何建议人们统一其电子邮件收件箱以提高效率。 我认为这对某些人有用，但我确实反对这种方法。 工作和个人的分离对我来说很重要。 在工作模式下，我要处理的最后一件事是个人事务。 反之亦然。 工作与生活环境之间的这种分离有时可能很困难，但重要的是要能够脱离每种环境。 正如我们在AE博客上多次赞扬“全面参与”（回顾）的力量一样，达到最佳性能的关键因素之一是能够通过与工作无关来更新精力和专注力。
当您将工作与个人融合在一起时，就无法脱离这两种情况。 他们一直都在那儿。 当您检查个人电子邮件时，在阅读工作电子邮件的主题行时，您无法脱离工作。 最有可能发生的事情是，您将阅读几封工作电子邮件，并且在不知道该电子邮件之前，您可能会在不该收到的情况下工作。 停机很重要。
我知道戴夫来自哪里。 您拥有的聚集点越少，您将越有效。 好处是您可以通过这种方式批量处理电子邮件。 我认为这种方法确实对某些人有效-只是对我而言不行。
下一步行动
列出所有收集点的清单，然后采取措施简化清单。 你能摆脱任何东西吗？
您应该拥有多少个汇合点没有神奇的数字。 每个人都不一样。 只要意识到，拥有的资源越少，您的效率就会越高。
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