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糟糕的会议通常是缺乏重点，议程或结构的结果。 可以用来确保保持生产力的最佳工具之一就是达成一系列会议基本规则。 这是我定期使用的八个。
1.使用维加斯规则
就像在拉斯维加斯一样，会议中发生的事情应保留在会议中。 我们之所以不遵守这一规则，是因为我们想讨论人们的秘密，或者谈论不在会议上的人的坏话，而是因为我们希望人们公开谈论他们对餐桌上问题的看法。 如果人们担心他们说的话会再次困扰他们，那么他们分享的可能性就会降低。 保持尊重，但要同意，未经所有人同意，所说的话不会离开房间。
2.解决问题，而不是人员
很多时候，当事情变热时，人们陷入人为攻击的陷阱。 这只会导致人们变得防御，占据棘手的位置，并拖出无关紧要的问题来抵抗攻击。 取而代之的是，同意团队应该专注于找到问题的解决方案，而不是责怪和惩罚。 在设定会议气氛时，我经常使用“不要让事情变得个性化，也不要让事情变得个性化”。
3.假设积极的意图
我希望每个人都同意以假设的方式来解决问题，即所涉及的每个人都在尽其所能来帮助组织。 即使回想起来，他们的行动或决定看起来头脑呆滞，也要假设每个人的举止都是真诚的。 这将有助于专注于寻找未来的解决方案，而不是由谁来负责。
4.现在说话，否则永远保持和平
有时人们不愿在会议上大声疾呼。 作为主持人，我将尽一切努力消除人们表达自己的想法的障碍，并且我使用无声头脑风暴等技术来适应不同的思维方式。 作为回报，我要求人们有胆量在会议上说些什么。 我想避免这样的情况：小组做出决定，第二天有人提出保留意见，这消除了我们为达成协议而付出的辛勤工作。
5.拥有自己的经验
您可以将一匹马带到水上，但只有它们可以喝水。 与会议相同。 仅将人们召集在一起就不会引起会议的召开。 每个人都需要积极参与。 这条基本规则提醒人们，如果他们想召开一个很棒的会议，就需要参与并大声疾呼。
6.在场或在其他地方
当我进入有不良会议习惯的公司时，我经常会建议他们采用会议可选政策以解决问题。 它有两件事。 首先，它迫使会议组织者就重要主题进行良好的会议，以便人们真正参加。 其次，这意味着任何出现的人都将全力以赴，否则为什么要参加。
7.进行一次对话
虽然我喜欢激烈的辩论和热烈的讨论，但是如果人们彼此之间进行多次对话，就会出现混乱。 一次坚持一次对话将使每个人都可以充分参与和跟进。 如果您要与特别不守规矩的人群打交道，则可以拔出发声棒，然后将其传递出去以使对话更加集中。
8.遵循40秒规则
《 Just Listen》的作者Mark Goulston在《哈佛商业评论》的这篇文章“如何知道自己是否说话过多”中解释了为什么有些人在会议上说话太多。 他说，当某人讲话超过40秒时，人们开始觉得自己在挤地板。 我鼓励我的团队注意他们已经讲了多长时间，并找到一种方法将其在半分钟左右后移交给其他人。
要召开良好的会议，您还需要进行其他许多事情，但是这些基本规则是一个重要的起点。 为了达到最佳效果，请不要将他们强加给您的团队。 讨论它们，并在执行它们之前完全同意它们。 基本协议的约定将动态性从您试图控制会议的动力转变为提醒其他人他们已达成的协议。
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