请不要在政府机关中再输入数据。 通过在您的手机上使用简单的扫描应用程序，政府官员可以显着控制生产力并加快许多流程，并成为一名智能官员。 环顾各部委，您会发现各种形式的数字助理漫游。 有时被称为数据输入操作员（DEO），编程人员，办公室助理，个人助理，还有许多其他型号在Lutyens Delhi的走廊中漫游。 这些所有租用的资源主要用于记录，文件，收据等的数字化。
尽管如此，每个部委仍在蔓延一个复杂的问题
- 文书工作成为各部委行政部门的主要开销/成本。
- 活动文件的数量每天都在增加。 每年，都会打开新文件，因此文件每天都在增长。
- 部门官员浪费时间搜索各种收据和文件中错误归档，标签错误，未跟踪或丢失的信息。
- MTS，Peons，DEO，PPS，PA等部门官员都将时间浪费在错放的文书工作上。
- 由于缺乏适当的记录管理，许多记录被删除/销毁。
- 在任何时间点，都会发现某些文件/记录丢失或放错了位置。
- 重建损坏/错放的文件/信息既是一项挑战，也是浪费大量政府文件的时间和金钱
当许多部门转移到eOffice时，我们变得非常依赖于数据输入操作员，这些操作员不仅要移交给我们，还要移交敏感数据。
为什么数字化在政府部门中很重要
多个人可以一次访问图像的能力
官员，各科和其他科可以同时访问同一图像和文档。 因此，各科官员无需维护同一文档的多个副本。
随时随地访问
确实，这种优势与上一个优势密切相关，但是上一点是针对用户数量的并发性（20个用户想象共享）。 除了访问权限外，用户可以随时随地从不同位置，使用不同设备进行操作。物理文档通常具有访问时间表，可以在文件的一部分或一部分中获得，但是政府的工作压力现在尚无时间表或地区，每周进行工作和运营。
与业务应用程序的更高集成度：集成是文档管理的基本支柱之一，因为许多业务应用程序都会生成文档，而许多应用程序也会利用它们。 在eOffice中，您可以将文档作为文件的一部分或作为知识管理系统（KMS）应用程序的一部分进行扫描和使用，或者仅用于通过WhatsApp发送文件。
消除了混合系统（纸张和数字系统），该系统可能会使想要访问整个案件历史的用户感到困惑：
电子纸中将有一些更新的文档已过时，并且在许多情况下，将很难知道哪个是该文档的最新版本或相关文档集。 此外，正如从规范中指出的那样，要对文档的演变进行跟踪（历史记录）确实非常困难，因为某些版本的文档可能是数字版本，而其他版本的纸张可能位于特定位置。
与各部委程序集成以进行灾难恢复和备份：
在很多情况下，未执行纸质文档的备份副本。 原因是它趋向于确保环境，但是在至少两个纸质文件位置保持物理重复会涉及很高的投资。 但是，一旦数字化文档，这是立即的。 有多种方法可以使一段时间内的自动备份（增量备份）对部内的所有用户完全透明。
最重要的是，能够提高办公室的生产力：
支持文档扫描的文档捕获系统报告说，MTS和Peons的体力劳动大大减少，或者完全一样，他们释放了团队任务来识别文档，根据文档的类型和文档中包含的提取信息进行存档。
使用支持的高级捕获系统，完全可以避免此类任务成本的60％至90％。
什么是数字化
文本和图像可以类似地进行数字化：扫描仪捕获图像（可能是文本图像）并将其转换为图像文件，例如位图。 光学字符识别（OCR）程序分析文本图像的明暗区域，以识别每个字母或数字，并将每个字符转换为ASCII码。
良好扫描的功能
- 扫描必须完成 （例如，每张收据和给定记录的缺少原始收据表格，都必须包括文件）；
- 扫描必须清晰可辨，以确保扫描不会模糊或难以区分。 每个单独的文档都将被完全捕获，并且生成的图像不会弯曲或歪斜。
- 扫描文档的分辨率必须能捕获原始文档的最重要的细节，通常最低分辨率为150 dpi；
- 扫描必须以PDF或TIFF格式保存，并且不得进行进一步更改。 和
- 扫描必须保存在已知的，可识别的，安全的位置，并定期进行备份。 与纸质记录一样，扫描的记录必须在需要时可访问，并保存在安全的位置，以防止意外或有意更改或丢失。
如何开始扫描
在日常生活中，纸质文件是必不可少的。 我们每天与他们合作，因此我们大多数人在办公室中都有打印和扫描设备。 除了以外包方式扫描旧的和现有的记录外，办公室需要做的最重要的习惯是对文件和收据进行自我数字化。 解决方案是使用简单的扫描移动应用程序Scanbot。 好吧，这篇文章不是关于使用哪个应用程序以及哪个更好。 我选择将Scanbot用作我的首选应用程序，您可以选择其他应用程序。
自我数字化是成功的关键
我经常看到军官对重要文件，便笺和文件进行（静态）复印。 许多部门间的备忘都有所谓的“影子文件”，其中为从其他部门收到的文件创建了一个并行文件。 IFA经常这样做。 该决定在影子文件中做出，然后下级军官将该部门的决定记录在另一个部门的主文件中。
那些已经毕业于智能手机的人可以有效地使用Whatsapp，方法是使用相机拍摄文档的图片，然后将其存储在移动设备上并共享。 他们中的一些人已经开始使用扫描文档作为图像，然后将其上传到自己的电子邮件中。
这可能会暂时起作用。 但是，随着文档尺寸的增加，它们不仅会丢失在相册中，还会丢失通过电子邮件发送的那些照片。 经过一段时间后，将无法搜索作为图像存储在相册中的文档。 同样，多页文档不能仅作为图像存储在相册中。 它们需要成为一个文档的一部分。 这将停止使用WhatsApp或Camera对记录进行数字化。
同样，相机通常将文件存储为图像，图像名称为image.jpg image1.jpg或在更新的手机中，它们具有自己的命名。 如果这些图像随后通过电子邮件存储，它们同样有责任迷失在电子邮件的迷宫中，尤其是NIC通常提供的官方电子邮件ID。 原因是因为NIC为政府官员提供了无限制的电子邮件存储空间，因此从未使用所谓的“零收件箱”方法来管理电子邮件，并且往往会成千上万。
另一方面，DAPRG已为印度政府实施了eOffice作为任务模式项目。 eOffice确保所有文件都可以在线处理，每个物理文档都经过扫描，整理和发送为eReceipts。 在事工部，收件和派遣科（R＆I）收到了邮件（Daks）。 R＆I扫描物理数据并将其数字化，然后在线将其转发给各个部门或官员。
但是，当字母（Dak）用名称寻址时会出现问题。 这些达克斯未在R＆I处打开，而是在关闭状态下发送给有关人员。 然后由PPS / PS /官员私人秘书打开这些daks，并在dak pad中提交。 然后，由相关人员对这些达克斯进行标记，然后转发给相应的部门。 现在，如果在输入点未对Dak进行数字化处理，它将失去其可见性和可跟踪性。 实物数据由下属干事（通常是部门干事/ ASO）摆布，然后将其数字化。 我必须承认，这种在部门级别的数字化很少发生。 最初收到该消息的人员可能对后续行动感兴趣，并采取了行动。 在没有数字数据和文件的情况下，完全不可能跟踪任何内容。
使用Scanbot
使用Scanbot，您可以轻松扫描文档，QR码，条形码，名片。 您可以将文档另存为PDF或JPG。 Scanbot支持所有主要的云服务，并且会记住您的上一个文件夹，以便您可以一键上传文档。 或者，您可以设置一个位置，所有捕获的文档都将自动传输到该位置。 我通过iCloud和Google云端硬盘保存了默认扫描。 我最好的集成之一是与Todoist。 您可以在这里阅读我的博客文章：10必须为高级政府官员提供生产力应用程序
除了作为文档扫描仪之外，Scanbot还是使用PDF的绝佳工具。 无论您是要在文档中添加注释，对其进行签名还是要突出显示重要部分，Scanbot都能快速完成工作。 您甚至可以移动页面，重新排列页面或添加更多内容。 Scanbot中的注释模式具有最常用的工具。 我使用笔添加手写笔记或绘图，用标记突出显示重要部分，使用注释/注释工具添加更长的文本，或者使用签名工具来随时随地对文档进行签名。 因此，在扫描收据之后，警官可以将其备注记录在上面，然后再转发给下级警官。
Scanbot Pro中的文本识别（OCR）允许您在扫描的文档中进行全文搜索。 这使得查找丢失的收据变得非常容易。
Scanbot演示
这是我如何扫描收据并将其上传到iCloud驱动器的简短演示。 整个扫描过程不到30秒，并且扫描的文档可立即在我的所有iOS设备上使用。
