尽管大多数人坚信时间就是金钱，但没有多少人会花很多时间思考如何计划和优化时间。 可能最大的原因是他们认为您需要一个非常复杂且耗时费力的系统。 我在本文中的主要目的是证明事实并非如此，并介绍我管理自己的个人时间以经营一家初创公司（Navarra Technologies）并仍然实现许多其他目标的方式。
当然，每个人采用的生产力方法都是个人的，不一定对我有用的对您有用。 因此，可以随意修改系统以更好地适应您的工作方式。
抱歉图片的质量，但是我必须使它们适合我要表达的所有内容。 您可以右键单击它们，然后根据需要打开另一个页面以展开。
但是，在我们甚至开始谈论如何管理您必须执行的活动之前，我们必须谈论您应该执行的WHICH活动。 时间优化与正确地做事比有效地做事同样重要。 我这样做的方法是开始思考较大的时间框架目标，并从中得出较小的时间框架目标。 我将简要说明我该如何做。
首先，我考虑一下我的视觉。 对我来说，这意味着我看待长期生活的方式，例如从现在开始的10至15年。 我试图思考我生活中的所有领域。 我希望我的工作能成为什么样，我的家庭结构会成为什么样，我将生活在哪里，我会获得什么样的头衔或征服者，我会说什么语言，等等。你能说的越多，越好。 这当然会随着时间的流逝而改变，您会不时地进行回顾，所以不要太在乎自己写下的内容，而只是表达一下眼下对理想未来的看法。 我在Microsoft Word文档中进行了此操作，但该工具实际上并不重要，只要您可以将其保存以备将来查阅即可。 下面是我如何组织的示例：
接下来，我将展望未来几年直至实现愿景的时间范围。 对于未来几年需要发生的1-5次征服活动，我将为我写下的每一件事进行选择。 我这样做的方法是在我的trello中创建一个名为YEARS的板，并创建以下列表： 完成； 2018（或当年）; 2019（或明年）; 2020年； 2021年等等。
上图是我将如何操作的示例。 可是等等！ 我怎么知道我什么时候才能出售我的公司，或者类似的不可预测的事情？ 这是关于未来学或时间预测的帖子吗？ 一点也不。 这不过是您想要实现自己的愿景之路而已。 是您制定一些计划，而不是该计划。 当然，该计划将随之改变。 那就是应该的样子。 这是我们使用trello的原因之一。 它绝对灵活，您可以随时更改。 只要裸露在我的身旁，你就会明白我的意思。
在填写年度董事会时，您可能已经注意到，决定下一年要完成的工作比下一年容易得多，依此类推。 话虽如此，请尝试着重于您可以实际完成本年度的一些目标并加以充实。 您会发现在接下来的几天，几周或几个月中，您会发现许多新目标的想法，这些想法您认为您实际上无法适应今年。 只需将它们分配给明年，到年底，您就可以进行修改，看看它们是否仍然有意义。
一旦完成了目标，就不要忘记将项目移至“完成”列表。 相信我，这是效果很好的主要原因。 放入另一个项目并填写“完成”列表后，您会感到非常有动力。
我要做的下一件事是分解结构的另一个度量，这意味着在接下来的几个月中将执行相同的过程。 与年会相同的框架，并列出以下列表：TO DO； 完成； 1月，2月，ETC（取决于您执行此操作的日期，接下来的几个月将是其他时间）。
因此，现在您将获取当前年度列表，并针对接下来的每个目标在接下来的几个月中至少包含3个但可能更多的较小目标，以便按照该时间表进行操作，您当前的年度目标将会实现。 看到我要去哪里？
完成之后，您现在可以移至周板（该板是可选的，如果您感觉更好，请直接跳至日常板）。 一样。 只需将您的每月目标分解成较小的目标，然后在接下来的几周内进行安排即可。
因此，我们已经讨论了了解您的时间应该做些什么的分解结构。 这非常重要，因为一旦映射了此映射，就可以更有效地做出长期决策。 例如：如果您知道每个决定如何影响您的未来自我，那么在选择现在可以为您带来丰厚报酬的工作和可以教给您长期目标所需技能的工作之间进行选择就变得更加透明。
每次更新目标时，您还应该更新目标的较低级别。 例如：如果我插入一个新的年度目标，我也应该更新我的月份，星期和日常（如果适用）的董事会。
现在，让我们开始进行日常时间管理。 我们有很多目标将占用我们的例程。 但是我们知道，在日常生活中，我们还有很多其他事情需要处理。 有时处理所有这些活动可能会很麻烦。
我这样做的方法是使用“日常” trello面板。 它类似于我用于设定目标的董事会，但具有一些特定特征。 我将使用以下列表进行设置：TO DO; 完成； 星期一; 星期二; 星期三; 星期四; 星期五; 星期六; 星期日; 就像下面的图像（我创建一个示例只是为了显示我的意思）一样：
我使用颜色标签来识别活动的类型和重要性。 在我看来，蓝色是一项定期进行的计划性活动（例如：每个星期一，星期三和星期五去体育馆）； 绿色是一种非常规的低重要性活动（必要时可以延迟）； 红色是非常规的高度重要活动（除非绝对必要，否则不应延迟；黑色是关键活动（有点像如果我不这样做，小行星会掉落在地球上并毁灭人类））。
每周的每个开始，您都应该查看每月和每周的董事会，并通过将其放置在“待办事项”列表中来更新您在特定星期需要完成的活动的“每日董事会”。
这里的问题是，由于trello是通过其移动应用程序自动同步到您的手机的，因此您在想到新事物时会很快（例如：刚注意到电视遥控器的电池没电了， “我要买一些新电池”），只需拿起手机并将其记在“待办事项”列表中即可。 您无需弄清楚何时要当场进行。 当天晚些时候，当您在做诸如排队等候之类的乏味工作时，不要玩糖果迷，而是打开您的trello并将您的“待办事项”活动安排到一周的某天。 这个过程还涉及策划过程，因为在某些时候，我们并不是选择所有的活动来真正为我们的生活带来价值。 如果这不能使您快乐，不能赚钱，也不能使您变得更好，那就不要做（不知道是谁说的，但这是一个很好的建议）。
由于您每天都可以非常直观地查看所有活动，因此很容易确定分配任务的最佳日期（也许是星期三，您已经去超市了，所以只需将“当天也购买“电池”。
活动完成后，我可以将其发送到“完成”列表。 如果一天结束时尚未完成所有活动，则将不完整的活动分配到另一天。 这样，您将永远不会遗留任何任务。 他们要么完成，要么重新编程。 这里的要点是，蓝色活动（常规）不会进入“完成”列表，因为它们将在下周的这一天再次安排。
该系统的另一个重要部分是ORDER。 每天结束时，我都会看第二天，按照计划执行的顺序排列任务，从上至下是最后一个。 这样，您不必考虑下一步。 只需按照您预先安排的顺序进行操作即可。 当然，这很灵活，您可以（并将）全天进行更改。 但是，它消除了在一天的每个步骤中弄清楚下一步该怎么做的过程。
Trello还具有许多其他功能，这些功能我不在这里讨论，但是在某些情况下我确实会用到，例如在任务中创建清单或发表评论（例如：您有牙医预约，您可以在评论部分）。
如果您像我一样，就会沉迷于系统，并整天开始检查和调整系统，以尝试优化流程。 最终变得有趣而如此高效。
有人问我在专业和个人任务之间是否做任何区分。 我不是整个工作与生活平衡的信徒。 对我来说，这只是生活。 因此，我不会在trello中将其分开，这是我个人使用所特有的。 但这就是我。 随意以适合您和您生活的任何方式使用颜色。
那是trello的一部分。 现在让我们进入Google日历。 就像trello一样，我将不再解释该平台的工作原理。 这些信息源源不绝，我认为读者没有时间在这里解释。
对我而言，Google日历的主要优势是具有邀请和被邀请参加约会的能力。 这样可以使您更加安全，约会相关人员之间不会出现任何误解。 由于trello供我个人使用，因此Google日历是我与第三方（可以是我的团队，其他公司的人员，甚至是个人事务中的人员）进行时间管理的工具。
每次与某人约会时，我都会询问他们的电子邮件地址，在我的日历上创建约会，邀请所有应该参与的人，并设置特定的颜色。 在这里，您使用的颜色组织完全取决于您。 由于我与一些团队成员共享此日历（我强烈建议您这样做），因此我尝试包括所有使我离开办公室的约会（即使它不涉及其他人，例如医生的约会），并且会将其分为红色（个人），蓝色（与正在进行的项目相关的业务），绿色（潜在客户）和黄色（休假）。 因此，它看起来像下面的假设示例：
非常重要：这些任命中的每一项都应在trello工作板上有一项特定任务。 只有这样，您才能完整了解本周的状况。
在每个星期的结尾，我想查看我的“完成”列表以及该周的Google日历。 通常，这样做可以使我对应该执行的其他一些后续任务有深入的了解。 然后，我将所有任务存档在“完成”列表中。
很简单吧？ 真的，这就是全部。 习惯一点点的习惯来写下需要完成的事情，安排和组织时间，这会花一点时间来养成习惯，但是很快您就会看到生产率的提高。 令人敬畏的是，您结束了那种“今天做得还不够”的感觉。 如果您已完成列表中的所有项目，那么这一天就可以完成了。 如果这种事情开始变得太频繁了，那么该是时候在您的待办事项列表中提出更多要求了，制定一些更大的目标或尝试更快地实现当前目标。 很快，您将发现在压倒自己和做不到事情之间达到了完美的平衡。
该系统的另一个很酷的地方是它对于团队也绝对是可扩展的。 Trello允许您将任务委派给该委员会的团队成员。 这样，您可以以此方式组织整个团队的时间，并且您和其他所有人都会知道每个人本周要花费的时间。 我计划最终为我的团队实现这一目标，但还没有完成。
最后，我想谈谈我在尝试提高时间效率的过程中所学到的一些技巧。
如果某件事情需要不到2分钟的时间来做，而您现在可以做，那就去做。 有时，我们有些人指望我们的态度，而在您正在进行的活动中立即采取行动可能不会有太大改变，因为您已经被打断了承认必须进行这项活动的经历。 您永远不会知道立即执行此操作将如何影响将来的事件。 这样做可能会使您获得2分钟以上的收益。 它还具有使您看起来清晰和了解正在发生的事情的优点。
另外，我相信技术给了我们礼物，我们使用得还不够。 我指的是UBER（和类似的东西）。 它使从一个地方开车到另一个地方的费用比以前便宜得多。 我已经阅读了一些研究，这些研究表明，对于大多数使用uber的人来说，价格会便宜一些，或者与拥有汽车一样。 这些研究没有考虑到您可以利用给您的TIME做些什么。 想象一下，您不是每天都在进行繁琐的交通活动（每天有数百万人这样做），而是在同一时间坐在超级汽车的后座上读书。 您20年后会读几本书？ 想一想。
希望你们喜欢这篇文章。 如果您实施了它，并且对您有用，即使不是，请告诉我您的经验。 有一个不错的！
Obs：我强烈建议打印您的愿景和当年目标，并将其放在经常看到的地方。 我把远景放在门上，把目标放在浴室的镜子上。 遇到困难时，这将有助于激励您。 有点想起您在争取什么。
