电子邮件在业务生态系统中占据了必要的位置，但我仍然讨厌它。 删除电子邮件给我带来的与杀死蚊子一样的愉悦享受。 这些电子邮件工作效率提示给了我巨大的绿巨人力量，可以一次杀死更多的蚊子。
我把它们留给你。 我希望您会使用它们来尽可能有效地减少收件箱，并在有趣的项目和业务开发上花费更多的时间。
1.尽快删除尽可能多的电子邮件。
打开Pandora的（in）Box时，您的首要任务是消除噪音：
- 促销您最喜欢的零售商；
- 去年您喜欢的那个时髦的时尚博主通过RSS撰写的新博客文章；
- 苹果等大品牌的产品通知。
是的，您喜欢寿司。 不，您不需要立即考虑购买Groupon 50％的折扣。
删除。 删除。 删除。 如果您真的想减少在电子邮件上的时间，请使用该垃圾桶图标。
生产力就是创造，而不是消费。 创建要创建的空间。
2.用两句话或更短的句子回答。
练习简短反应的纪律。 仅仅因为一个朋友在关于UI / UX设计师也从事前端工作的七个段落中打上了哲学的烙印，并不意味着您必须用冗长的语气回答平庸。 （看看我在那里做了什么？）
回复您90％的电子邮件，只需两个句子即可。 您可能需要花更多时间来制作简洁的回应，但是您很快就会开始每周减少您的HOURS。 说真的
事实：无论如何，很多人都不会读第二句话。 不要浪费时间写别人没有读的电子邮件。
3.给重要的电子邮件加注星标，然后一次全部答复。
有些电子邮件确实需要对多个问题进行认真的回答。 他们需要您做出决定或采取其他措施。 最后保存这些。 删除所有内容，然后对剩下的大多数内容进行简明扼要的答复。 最后，放慢速度，理解更长的电子邮件的要求，确定所有待办事项，并将其添加到列表中。
您现在已经到达电子邮件解放的上层。
4.使用更有效的沟通方式。
在解析电子邮件时，您可能会遇到一些需要冗长回复的内容。 拿起毯子状的电话。 一个电话可以为您节省大量的写作时间。
没错-您的手机。 有时，较旧的通信模式更省时。 您可以花20分钟草拟和编辑电子邮件，或者花2分钟在电话上交谈。
所以停止。 考虑。 解决问题的最快方法是什么？
如果您仍然认为电子邮件是最有效的交流方式，请给该电子邮件加一个星号，然后再返回，如上所述。
5.充分利用“存档”按钮。
一旦您回答了重要的电子邮件并等待答复，那该怎么办？ 存档那个吸盘。 如果需要，您可以始终在第二天将“某某信息跟进”添加到您的待办事项列表中，或者使用Boomerang之类的插件在适当的日期将电子邮件发送回收件箱。 您也可以使用Yesware跟踪电子邮件是否打开。
同时，与欢乐合唱团存档。 收件箱中剩余的已回复电子邮件是胆固醇的数字等效形式。 他们阻塞了一切。 不建议您花一整天的时间来回复电子邮件，但仍然要准备一个完整的收件箱。 自由使用“存档”按钮具有使进度可见的附加好处。
您的收件箱将更准确地表示您仍然需要做的事情，并且在玩Whac-A-Mole时，它会缩小。
6.积极退订。
您不会记得去年购买的软件产品的促销活动。 您总是立即将其删除。 算了 取消订阅。
将一根火柴放在森林地上。 某些常绿植物，例如千斤顶松树，只能在高温下发芽。 我不确定与电子邮件有什么关系，但是我想您明白了。
7.创建过滤器。
如果您不能在不损害某人感情的情况下退订，请使用过滤器将该臭味直接发送到垃圾箱。
您现在不复存在的针织俱乐部的负责人正在研究袜子木偶吗？ 这样的特别新闻和成就值得特别过滤。 您的相识绝非明智之举，您的收件箱可以松一口气。
8.分组相关的答复和任务。
如果您有来自同一客户的多封电子邮件，请一次全部答复。 不要在不同的项目和客户之间跳来跳去。 选择一个客户并立即答复所有这些电子邮件。
如果您按小时收取项目管理和管理费用，请启动计时器。 如果您开始主动管理所有这些通信，则您的利润将增长15-20％。
您可以一次关注一个客户或一个项目来提高效率。 这样一来，您就可以减少每一封电子邮件的时间，因为客户的需求或目标将在您的脑海中浮现。
9.写下清晰的主题行。
您需要有人审核某些内容才能继续吗？ 在主题行中明确指出：“需要：请立即查看此演示。”
收件人也有数十封电子邮件要解析，因此通过传达一种紧迫感，您可能会更快地得到答案，更好地管理您的工作流程并按时完成。
另外，将电子邮件的目的掩埋在电子邮件的末尾，并强制收件人寻找它。 相反，请描述您希望在第一段中看到的情况，并提及您在下面概述的相关上下文或背景故事。
10.格式化电子邮件。
战略性地使用粗体，斜体和下划线将帮助您获得所需的答案，以使项目不断发展并使客户满意。
如果您需要其他人来做决定，请多说并强调以下内容：“请在今天下午5点之前回答“是”或“否”。”
11.忽略电子邮件。
您不必回复收到的每一封电子邮件。 仅仅因为人们可以找到您的地址并向您发送电子邮件并不意味着他们有权获得回复。
您可以轻而易举地忽略大量销售电子邮件，对此请求或请求以及发件人抄送十几个人的怪诞行为。 不允许别人的懒惰请求或效率低下为您造成时间上的麻烦。
12.将应答电子邮件视为一项任务。
将“答复电子邮件”添加到您的任务列表中，并在指定的时间执行以下任务：
- 每天上午11点和下午4点两次答复电子邮件。
- 当您不积极回复电子邮件时，请关闭您的电子邮件。
- 关闭桌面和移动通知。
- 关闭浏览器窗口。
- 退出邮件应用程序。
- 翻转手机，使您看不到屏幕。
使用这些电子邮件生产力提示，可以将您的收件箱变成生产力和时间管理工具。
您的目标应该始终是减少花在答复电子邮件上的时间，以便您可以完成真正的工作。
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最初发表于 奥斯丁·L·教堂 。
