根据一项最新的研究，该研究对来自全球的350,000名员工的生产率进行了测量，结果表明40％以上的时间都花在了不重要的活动上。 用另一种方式来思考：将近一半的生命都花在了水渠上。 不好意思，不是吗？
处理不堪重负，不堪重负的多项任务-我们可能仍然认为，我们正在从事重要的工作，而实际上却并非如此。 这样的工作没有大的目标和富于创意的空间。
但这不是我们的错。 尽管美丽，但我们的大脑常常会以错误的方式引导我们。 一旦我们知道了它是如何工作的，并应用了一些有用的技巧，我们的生活将永远不一样。
我们的行为可以通过大脑中的两个不同区域来定义：“思考”和“反应”大脑。 电抗部分是最旧的。 可以追溯到古代猎人不得不逃脱剑齿虎的时代。 直到今天，一切都没有改变（不包括老虎灭绝的事实）。 反应性大脑触发“战斗或逃跑”机制以及其他使我们生存的自动反应。 它也占据了我们大脑的大部分-这有助于我们了解为什么它如此强大。
思维的大脑使我们能够自觉地反思和做出决定。 但是，如果我们受到情绪的威胁，压力或束缚，那么这个理性的部分将无法正常工作。 它也比反应性大脑花费更多的精力和时间。 从字面上看，这需要思考。 注意，我们正在讲故事中最有趣的部分。
当我们面对紧急任务时，我们的反应性大脑就会介入。我们匆忙地去做，没有多考虑。 成就感使我们感到非常愉快。 这可以演变成真正的“紧急成瘾”。 这有什么不好？
紧急任务不一定重要。 我们开始做事情只是因为它们似乎很关键。 我们喜欢感到忙碌而充满活力，而我们的大脑通过产生多巴胺来支持这种感觉。 当事情平静下来时，事实证明，我们整天浪费在琐碎的事情上。
要花时间进行高价值的活动，您应该制定一种更加自觉的承诺方法。 打破模式并控制您的反应性大脑。 如果您想做重要而不是紧迫的事情，那么最好的工具就是斯蒂芬·科维的矩阵。
根据Covey的说法，每个任务都可以根据其紧迫性和重要性进行分类。 总而言之，我们有4类任务。 它们在下图中显示为象限。
该象限涵盖了不可预见的事件和紧迫的问题。 为避免严重后果，我们必须立即对其进行处理。 尽管其中一些问题是意料之外的，但我们可以通过适当的计划来减少这些问题的数量。 有时，仅在它们变得紧急之前就可以主动对其进行处理（请参阅第2季度）。
由于此象限中的任务并不紧急，因此我们可能将其推迟使用一段时间。 但这是我们可能犯的最严重的错误。 理想情况下，这是您应该花费大部分时间进行工作的象限：从事具有战略意义，影响重大的任务。 它们将为您的业务带来更多价值，但也可以帮助您个人和专业发展。
该象限处理次要而又紧迫的任务。 正如我们之前讨论的那样，它们使您不断忙碌，但不会使您前进。 他们只是分散您的主要目标。 正如艾森豪威尔（Dwight Eisenhower）所说，“紧迫的事情很少重要”。
尽管无法完全避免这些问题，但是您应该尝试减少它们的数量：例如，通过将它们委派给团队中的其他人。 如果不可能委托，则考虑分批执行较小的任务。 分配一个小时来答复传入的电子邮件，而不是立即回复每封邮件。 如果您在几个小时内回复，这不会是世界末日。
这些任务既不重要也不紧急。 少量的琐碎活动有助于我们放松身心。 但是，我们倾向于在这个象限中浪费大量时间，因此请小心：您正在失去当下的时刻。 将活动从第四季度减少到最少。
- 掌控自己的情绪。 这将帮助您的大脑最佳工作并做出合理的决定。 一个好主意是学习如何冥想。 保持冷静，继续前进，伙计们。
- 铭记。 当您感到压力时，停下来试着反思而不是立即做出反应。 这是“暂停-澄清-决定”的原则。 请记住，您的反应性大脑并不总是对您有益。
- 对任务进行排序。 根据Covey矩阵安排任务。 养成专注于第二季度任务的习惯。
- 回望。 跟踪您过去的活动。 使用简单的时间管理软件很容易做到。 只需填写时间表，然后查看您在不同象限执行任务所花费的时间。 使用此信息来计划您的未来作业。
- 学会说“不”。 如果您沉迷于紧急任务（Q1和Q3），请学习拒绝它们。 使用柯维矩阵来解释您的位置。
富有成效的秘诀不在于将许多任务压缩到您的时间表中。 恰恰相反：专注于更少的事情。 决定什么是重要的，并继续进行下去。 使用待办事项列表和时间管理软件可以为您提供帮助。 一旦学习了如何完成任务，您就会完成大事。
最初在 www.actitime.com上 发布 。
