在先前的文章中，我们讨论了如何确定收件箱的优先级并以更有效的方式管理电子邮件。 如果您想再看一遍，可以看看我们以前的文章（第1天，第2天和第3天）。
有效管理电子邮件收件箱的另一个重要方面是聚焦时间的概念。
最大的浪费时间
平均而言，员工使用电子邮件的时间占工作时间的四分之一以上。 在OfficeNet.com对1300位业务专业人员的调查中，电子邮件被认为是最大的浪费时间（44％），其次是会议（42％）。 在一个始终保持连接的世界中，许多人感到需要每小时检查一次或两次电子邮件收件箱。
此外，每当收到一封新电子邮件时，很多人都会中断正在进行的活动。您知道，被中断的工作人员平均要花20分钟才能恢复原来的任务，因此不难发现是一个主要的时间浪费。
聚焦时间
集中时间的想法是，您可以在议程中安排固定的时间段来处理电子邮件。 例如，根据每天收到的平均电子邮件数量，您可以安排每天2个30分钟的时段：一个在早上，一个在下午。
一些提示和技巧可以帮助您集中精力：
- 将焦点时间作为重复事件添加到您的日历中。 这样，您就将时间浪费在了议程上，而这些时间本来会被其他活动占用。 由于跟踪电子邮件是您日常工作的一部分，因此有必要在时间表中预留时间来这样做。
- 在这些日历事件上设置提醒，以便在开始时通知您。
- 不要将焦点时间安排为早晨的第一项活动。 这样，您可以在处理电子邮件之前进行其他重要的活动。
- 与其他任何事件（例如团队会议，客户约会等）一样，将重点时间视为重要。 如果他们的日程安排有问题，那么很可能会牺牲您的专注时间。
- 关闭您的电子邮件应用程序或调整电子邮件通知，以免您经常受到打扰。
- 监视您安排的焦点时间量是否足以在平均一天内处理电子邮件。 如果您需要更多或更少的时间，请相应地调整议程。
- 最好安排3个30分钟的时隙，而不是1个1.5小时的时隙。 与长时间保持专注相比，将注意力集中在一项活动（处理电子邮件）上30分钟要容易得多。
下一步是什么？
在下一篇文章中，我们将更广泛地考虑“收件箱零”。 收件箱清零的原则不仅适用于电子邮件，还适用于其他工作活动。
