成功管理多个项目小小书 XXshu

介绍

那些认识我的人都知道，我通常一次可以管理大约10个不同的项目！我喜欢参与各种各样的活动和公司，但成功需要系统和纪律。如果您正在阅读本文，那么您可能已经知道这一点，并且对学习其他人如何管理他们的时间和项目感到好奇。

作为项目经理，我很幸运地知道如何管理软件开发人员和计划软件项目，尤其是在初期阶段。在过去的几年中，这项技能派上了用场，因为我意识到我需要一个更好的笔记/想法管理/项目管理工具来帮助我进行日常工作。

我一直对效率感兴趣，并且只要我记得我一直都将所有重要的数字内容保留下来。这意味着要使用Evernote之类的工具（在过去使用Mac的时候），而最近要使用OneNote来记录我的笔记并保存所有这些奇怪的信息。然后当然要使用我的受托人ScanSnap 500扫描所有您无法摆脱的纸张。

纸很重要-我是一个非常有远见的人，喜欢用钢笔画和勾勒出想法，或者在演示过程中做笔记。我知道我可以使用键盘，但对我而言，与笔相比，使用键盘会造成很大的创意损失。叫我老学校，但是有一些非常自然的东西。仅此主题就有整个子讨论！

作为顾问，我不断地聆听，写作，思考并提出新的想法和问题解决方案，因此，实时进行素描和思考的能力对我来说至关重要。

最好的技术变革发生在大约5年前，即Microsoft推出Surface Pro。这是一款革命性的新型笔式手写板，采用数字墨水作为一流的解决方案。我在平板电脑问世的第一个月就购买了该平板电脑，而且正如我的同事所知，我是Surface的忠实粉丝（直到现在为止，我和Mac一样大！

我以为使用设备记录我的数字笔记将成为必杀技。但是我遇到了软件和组织问题。当前可用的所有应用（如OneNote）在外观和感觉上都不适合管理我拥有的所有项目，无法按我需要的方式工作。尽管OneNote允许您创建一组笔记，并进行墨水笔记，但是所有这些信息的视觉呈现对我来说都是行不通的。我需要一个遵循简单的“项目”理念的应用程序，并且还需要以快速，直观的方式向我显示信息，就像在不同纸上看到笔记一样。

我需要的是索引卡的数字版本。这就是我们今天在这里的故事–三年后，以及我如何将Index Cards应用程序开发成为我需要并想要管理我的想法和项目的应用程序 。

在本文的下一部分中，我现在将演示如何使用应用程序执行此操作以及如何执行该操作。

我如何管理多个项目

让我们开始吧。

在撰写本文时，我正在从事许多不同的项目和想法。对于每个项目，我都会在软件中创建一个堆栈，并使用徽标对其进行自定义，以轻松地从视觉上区分每个项目。您可以在图1中看到它-这是我当前项目的实际屏幕截图。您已经感觉到“视觉组织”的感觉了吗？

在每个项目堆栈中，我都使用数字索引卡来组织我的想法，想法和计划。如果我们深入研究每个项目，您会看到我正在使用“组”功能来组织我对该项目的想法（卡片）。您可以在图2中看到，对于Index Cards软件开发项目，我有许多不同的小组来帮助我组织所有信息卡片。

如您所见，我有不同的小组来组织我的想法，例如开发任务，市场营销任务或想法。在上图中，您可以看到我可以快速查看并读取每张卡上的内容。这将极大地帮助您，因为在其他应用中，您必须单击页面标题才能阅读该页面中的内容。通过将所有信息视为卡片图像缩略图，我们获得了非常密集且快速的信息界面，当您需要快速回顾许多过去的信息时，它是项目经理的理想选择。我能够很快识别出我的草图和笔记。看到卡片并按顺序显示很有帮助，因此当我回到会议中时，我可以拿出最后几张卡片并快速回顾一下项目，并准备从上次讨论中继续进行该项目。我是最新的，可以在我离开的地方接一个项目。

例如，这是您在OneNote中要做的事情（图3）：

你能看到区别么！它不是非常直观，快速或信息密集。您可能还会注意到一个微妙的区别，那就是OneNote的分组功能并不那么清晰明了。您可以按照所示进行分组，但我认为这与Index Cards应用相比并不简单。

要查看Index Cards应用程序的真正功能，当在大型显示器上使用它时，您可以快速查看所有笔记以及我用来分类的任何标签。例如，在我的另一个项目中，我标记了标签为“高优先级”（橙色）和“反馈”（蓝色）的卡片（图4）。我可以根据自己的喜好更改标签的颜色。

我使用标签和应用程序的功能来查看带有特定标签的卡片。在标签视图中，您可以按标签（分类）查看所有不同的卡。在图5中，您可以看到我对带有很多标签的卡片进行了分类，其中包括一个称为“待办事项”的卡片（橙色卡片）。

如果我们单击“待办事项”标签，则该应用程序会智能地向我显示我将其卡片标记为“待办事项”的项目。（图6）。注意，与图1相比，并非所有项目都在此过滤视图中显示。

如果然后单击进入项目堆栈，我将看到那些标有“待办事项”的卡片。我的堆栈之一是我为本文创建的示例堆栈。您可以看到该卡上标有“待办事项”标签。我发现这种观点确实有用且有效，因为在我拥有的数百张卡片中，我可以快速筛选出仅有少数具有作用的卡，并将注意力集中在这些卡上。（图7）。

作为项目计划者，我还使用卡片来帮助我进行计划。这有两个要素。首先，如果您熟悉专业项目管理的Project / Stage / Task方法，则我将应用程序设计为遵循此结构。您可以为项目创建堆栈。每个小组都是一个阶段。每张卡都是一个任务。

在计划新项目时，这非常有帮助。

最后，我在应用程序中内置了“模板”以帮助进行思考和计划。作为一个有趣的例子，我目前正计划前往欧洲旅行。如果您像我一样，实际的计划工作只是一半的乐趣，但这确实需要一点精神上的努力，以确保您的行程安排得当！我在Index Cards应用程序中内置了各种背景图像，以用作使用数字墨水笔时的指南。您可以在前面的图7中看到我正在使用“待办事项”模板，该模板仅有助于组织（混乱的）写作。同样，我使用了另一个“每周计划者”模板来帮助组织行程计划（图8）。