“会议是保持分钟而浪费时间的事件。”〜未知
当您负责召开会议时，需要遵循一些基本规则，才能安全地到达目的地。 顾名思义，便利化是使一项行动或一个过程变得容易或容易的任何活动。 经过25年的主持会议，以下是我学习并磨练的十大规则：
- 顺利开始会议。 第一印象很重要。 为会议设定正确的基调很重要。 查看议程以使人们知道要进行讨论的内容。 审查目标。 通过鼓舞人心的开幕活动定下积极的基调。 请不要俗气。 尽可能使其与即将召开的会议相关。
- 密切关注目标 。 没有目标和/或既定目的，会议很容易变成毫无目的的社交聚会，而不是富有成效的工作会议。 对您的目标非常清楚，并专心追求。 您的目标应与议程项目保持一致。 整个议程应该整体上运作。 追求和谐。
- 保持专注 。 控制切线 。 请注意不要持续太长时间并提出无关紧要的观点。 当您发现自己绕行不必要的弯路时，将您的注意力重新放在陈述的议程项目，问题或话题上。 如果其他人闲逛，请照做。 请记住，您是空中交通管制员，每个人都在试图起飞或着陆，并且您的工作保持一定的秩序感。
- 保持简短。 把事情简单化。 保持简洁。 最好以短距离冲刺而不是长距离马拉松的方式交付议程项目，演示，讨论，来回和问答。 漫长的马拉松测试人们的注意力跨度。 如今，我们的注意力已成为一种重要商品，不应被视为理所当然或滥用。 不要只是在别人说出挑衅性言论后展开讨论。 促进。 您的任务是帮助人们达成共识或达成共识（这并不意味着他们必须彼此同意，而是可以接受所做出的决定）。 帮助人们保留信息。 不要胡说八道，也不要让别人这样做。 当答案漫长而漫不经心时，人们不知道该坚持什么。
- 回顾上次会议的“作业” 。 它不仅提醒参与者上周发生的事情，还使参与者负责。 它展示了从一次会议到下一次会议的连续性。 它可以验证您之前和之后的工作。
- 与会者应该走开具体的后续步骤或“行动项目” 。 世界上最成功的组织要求与会者离开会议时要执行可行的任务。 苹果，谷歌，微软。 随便你 动作是游戏的名称。 人们说话太多，处理太多，以牺牲行动为代价，尤其是在非营利性世界中。
- 带来解决方案，而不是问题 。 有时，您需要在会议中针对提出的问题开发解决方案。 但是我参加了无数次会议，主持人创建了一个流程，让他们在知道解决方案的时候就产生了包容的幻想。 原谅我，但这是在浪费时间。 如果您知道解决方案，请带上它。 让参加者讨论您的解决方案，而不是您已经解决的问题。
- 进行仔细的过渡。 从一个议程项目过渡到另一个议程项目之前，请问每个人是否都完成了当前主题。 架起一座桥梁，将您从一个地点带到另一个地点。 好的作家会用自己的段落来做到这一点。 有一座桥梁将读者从一个段落带到下一个段落。 好的协助者做同样的事情。
- 每个项目都应该有结束时间 。 制约会滋生创造力。 人们错误地认为开放式讨论会带来创新。 错误。 通过不在议程项目或讨论上花时间，我们鼓励漫无目的，话题外和无用的对话。 时间紧迫感引起了紧迫感，紧迫感引起了人们的注意。 然后创造力开始流动。
- 圆满结束会议。 富有成效的会议需要以正确的结尾结束，为继续开展工作奠定基础。 在开始时输入相同的肯定音符。 祝贺。 启发。 鼓励。 最重要的是，评估。 询问参与者哪些方法效果很好，下次可以改进。 使用反馈来改善下一次会议。
成功的会议主持是一项技能。 这既是艺术又是科学。 做得好，我相信它有能力创造有影响力的变革。 做得不好，这只是我们在工作中要处理的另一件事。
祝好运。
©2017 —所有内容由马萨诸塞州的Saeed H. Mirfattah
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