最近，我们的一些同事要求Will分享一些召开有效会议的技巧。 许多人在会议上花费了大量的工作时间，如果没有结构，他们会浪费时间。 Will加入Alex，一起在18F与其他人一起进行了培训和问答，并在下面收集了一些重点内容。 希望您喜欢！
会议之前
规划
您的会议应该有明确的目的 。 可能是共享信息，做出决定，解决升级问题或其他，但是如果没有目的，您将无法进行计划。 召开会议应该比更有效地利用您的时间或团队的时间（以及纳税人的钱）。
以下是一些将定期参加的会议及其目的：
- 每天五分钟的站立训练，分享18F产品的最新工作成果
- 与经理每周一次30分钟的一对一计划计划下一步工作，并根据需要共享反馈
- 每周与高级管理层进行45分钟的签到，以升级已阻止的任务以采取行动并提供已知风险的状态更新
您的会议应该具有明确的角色 ，以帮助实现会议的明确目的 ，并且参加会议的每个人都应该知道他们的角色。 以下是一些常见的角色：
- 主持人：召集会议的人，并在议程完成后结束会议。 如果领导者不在，应该有明显的备份。
- 计时员：“执行者”，如果领导者将注意力集中在其他地方，将有助于使会议按时进行。
- 记笔记者：产生会议记录的人。 不分配此角色是我们看到会议组织者犯下的最常见错误。 但是，任何参加会议的人都有权力（和责任）来更正此问题：如果您发现自己在会议上不清楚谁在做笔记，请询问！
- 利益相关者：具有决策权的人，可以在会议中或会议后做出决定或帮助做出决定。
- 信息接收者：负责听和提出澄清问题的人。 与担任此职务的人进行的会议通常涉及信息传播。
通常，一旦参加者人数达到两位数，就需要认真查看一下清单，看看每个人是否真正都需要出席（信息散发会议几乎总是该规则的例外）。 如果您的与会者列表中的人员角色不明确，请问问自己以后他们是否可以阅读笔记并将其从邀请中删除。 他们将感谢您。
您的会议还应该有一个有用的日历邀请。 不要假设所有会议都必须是30或60分钟； 我们经常预订15分钟或45分钟的会议，以便参与者有时间在呼吸之前或之后呼吸。 45分钟会议的附带好处：如果需要，通常可以使用“未使用的” 15分钟作为弹性时间。 受邀者应具有指向议程和电话会议信息的链接； 如果在建筑物中接待客人，请考虑包括会议室指示。
议程
您的会议应该有完整的议程 。 议程既有会议的内容，又告诉您 会议何时结束 。 议程完成后，会议应结束。
根据会议的性质，格式可以是会议邀请中主题的简短列表，也可以是列出发言人和主题的详细文档。 有了清晰的议程，您将能够在会议期间保持原样，并避免在主题耗尽时浪费时间。 如果您希望进行更自由的讨论，则暂缓议程有时是一种有效的战术选择，但是会议组织者仍应具有一系列基本主题。
您的议程需要提前通知才能使用。 对于某些小组来说，这可能是一个小时的警告，以便步行到会议中的人们可以在途中或等待会议开始时做好准备。 对于其他小组，您将需要留出更多时间-特别是如果您希望其他人来介绍或主持讨论。 对于定期会议，一致的时间分配议程将有助于您的参与者养成准备的习惯，并避免“对不起，这对我来说是新的。 我们可以从头开始吗？
您的议程可能需要针对演讲者和听众关于您的期望的明确指导 。 这可能是一个快速的时间注释，例如“主题A：5分钟”，或者是一个参与指南，例如“主题B：讨论和决策”。如果您的议程项目中有公告而非讨论或决定的内容，请很清楚。 很多时候，可以在其他地方提出问题，使会议对每个人都更加有效和有用。
您的议程应该说出或理想地链接到要记录的地方 。 这样可以确保您不必在会议开始时就争吵，并且在没有主持人的情况下可以轻松记笔记。 有时，您可以在议程中记笔记，这限制了会议后的书面工作； 其他时候，将议程和注释分开是合适的。 做有意义的事情并保持一致。
这是一个会议邀请示例，它显示了包含所需的一切有多么容易：
会议标题 ：联邦主义者冲刺计划
位置 ：
邀请文字 ：
让我们像往常一样做冲刺计划！
Will Slack负责并做笔记（注意位置：）
议程：上半年：概述首要任务并收集反馈。 下半场：为每个团队成员进行冲刺的工作范围。
召开会议
会议之前
会议开始前几分钟，请发送提醒 ， 提醒您议程安排，并特别提及任何需要提及的人。 甚至组织良好的人也会发现这些ping有用。
如果要召开会议，您需要早些； 到达开始时间意味着您迟到了。 这将使您有时间检查技术设置 ，并确保电话，投影仪或视频会议设备正在运行。 这对于远程员工来说都是体贴的，并且使您看起来更有能力-当用电线和遥控器进行操作时，没有人看起来很优雅。
开始
为了养成良好的习惯，您需要始终如一地 准时开始开会 。 如果您迟到，人们会改变自己的日程安排以作回应，您会发现人们以后来晚会很舒服。 如果对于您的团队或代理机构的文化而言，准时开始很困难，请考虑将正式开始时间调整为每小时5分钟以上-您守时的队友将感谢您。
开始您的会议与愉快，并建立友好的语气 。 您不知道会议参与者在会议之前在做什么； 某些故意的色调设置可以帮助您的与会者“清理社交调色板”。 威尔经常讲述他那天发生的事情的简短故事。 根据需要， 涵盖所有技术备份计划 ：如果有人有失去WiFi或小区覆盖的风险（有时18F的大型会议工具会出现问题），请确保已制定了已知的应急计划。 通常，该计划将与其余人员一起执行，但这可能不合适。 在18楼，我们尝试举行电话会议，将内部与会者从Google环聊中拨入。
接下来， 确定会议的目的，并询问是否有人要添加到议程中的项目。 剧透警报：人们通常不会添加任何东西，但这有助于建立您的权限并防止将来尝试出轨。 之后， 确定会议的角色 。 在这种情况下，您应该命名一个计时器和通知者，并在需要时任命某人担任这些角色。 如果您正在参加会议，您应该有权询问谁在做笔记或自己开始做笔记。
提示：您不必成为速记员即可记好笔记！ 逐字记录对话并不像捕获评论和演示的基本含义那么重要。 如果会议迅速进行，可以保留不完整的段落以捕获所有主要要点，然后在会议的同一天重新访问以清理并充实不清楚的内容。 确保特别注意捕获特定的决策和分配的任务； 这些是关键细节。
最后要讨论的领域： 会议使用的任何工具 。 那可能是一个松弛通道，幻灯片的位置，便笺的位置。 召开艰难会议的最佳工具之一是停车场 。 您可以使用停车场中的注释中的特定部分或白板上的预定义区域来明显地捕捉主题问题或评论以备将来使用。 使用白板可使您仅通过在白板上书写并平稳地前进就可以确认并结束讨论的主题。
在介绍了其他入门资料并指定了笔记记录者之后，您可以对参与者进行介绍 。 如果会议中没有邀请的人参加会议，这尤其重要，这在政府中有时很常见。 您的通知者应该能够检查会议邀请以外的人员，或者根据需要将其他与会者添加到列表中。 请特别注意会议中的人员头衔，因为这通常是您获取信息而又不失礼貌的唯一机会。 如果您的会议太大而无法介绍，请让您的公告员迅速地吸引预期的与会者，并捕获不在列表中的任何人。 另外，如果要介绍的人太多，请计划下一步以检查您的与会者名单以找到可以裁减的人-好的会议通常不需要超过12人。
保持正轨
当您进入议程时，请有意识地努力尊重和维护您的议程 。 这将帮助房间保持正轨。 如果您需要离开议程，请故意这样做：“我知道这不在议程上，但是考虑到及时性，让我们花五分钟。”这将帮助您在可能的情况下重回正轨并保持领导能力房间。 如果您在计时方面遇到困难，请考虑授权独立的计时员来帮助跟踪和执行议程。
如果人们迟到并需要起床，请在回答问题之前将其牢固地牢牢地指给他们议程和便笺，以免浪费会议室的时间。 奖励迟到的人会损害及时的文化。
您应该努力通过反复的练习和反馈来发展演讲风格 ，使您充满自信地讲话，并使会议顺利进行并避免分心。 在一个棘手的讨论开始时，请自由使用停车场并设置时间限制，以便您可以个性化决定在几分钟后继续前进并保持原样的决定。 会议参与者将尊重您的效率和善用时间，尤其是经理和主管。
主持讨论时，请注意会议室中谁的声音很大，并调高其他声音以确保会议对所有人有用。 您可以举手示意和在会议中发言不多的人来寻求反馈。 在进行主题讨论时，请谨慎行事，不要因为某人的强调而让某人冻结对话，这会奖励他们的坚持并损害您的权威。
包起来
如果您正确地计划了会议，则应该始终以提前结束会议为目标。 人们会记住并感谢您在日历上的下一个项目之前给他们一点喘息的时间，而且他们知道自己的时间不会浪费，因此他们更有可能参加未来的会议。
当您准备结束会议时，请仔细阅读会议记录和停车场以建立所有后续步骤 。 每个行动项目都需要一个目标，一个所有者和一个时间表，例如“亚历克斯将在12月10日之前草拟工作说明书。”如果您的公告者在会议期间有意识地构建了“应有尽有”部分，那么这将是最简单的总结; 否则，请在会议中使用此时间与参与者建立应有的费用清单。
您必须有足够的时间与所有负责的与会者进行口头介绍这些后续步骤 。 这样可以避免沟通不畅，使其可以执行，并且对于任何官僚作风者都是至关重要的。 询问您是否有后续问题，感谢大家的时间，并祝您顺利召开另一次会议！
会议结束后
会议结束后， 实际上结束会议并确保人们离开 。 “会议后的会议”很诱人，但常常浪费时间，没有明确的结构。 它们对于任何远程参与者也不友好。
会议结束后，请多花点时间处理笔记 ，以免出现不准确的情况，同时让您脑海中万事如意，免除以后的麻烦。 然后， 以书面形式发送笔记和行动项目 ，并明确所有者和时间表中所有下一步的时间表，这对于任何官僚主义者都是至关重要的。
完成所有这些操作后，您将视情况重新访问后续步骤并确保已完成！ 有时，这是在下一次定期会议中，但是提醒通常有助于保持下一步的步伐，并确保您的计划和想法可以继续朝着为美国创造价值的方向发展。
