Pro（导电性）提示＃89
如果建立文件夹结构，则共享驱动器可以是组织信息的重要资源。 相对基本的文件夹结构将帮助您在管理文档时保持一定程度的简单性。
如果您不小心，则不遵循既定的结构规则集的共享驱动器很快就会变成混乱的有机体。 允许“爬行”的驱动器不是检索信息的好环境，因为在子文件夹之后，您将拥有大量的结构方案和子文件夹。
根据已建立的结构进行组织时，文件夹可以轻松组织内容，因为它们可以快速创建和使用。 不幸的是，使用文件夹的主要缺点还在于它们可以快速创建和使用。 文件夹蔓延是共享驱动器用户的头号敌人，因为查找信息成为一项耗时的工作。
三层文件夹结构
遵循的一个良好经验法则是维护三级文件夹结构。 每个级别专用于特定的文档属性。 根据您独特的组织需求，可以按照不同的安排来建立级别，其中一个属性优先于另一个属性。 但是，一旦确定了层次结构，保持一致就很重要。 您将根据以下三个文件夹级别创建文件夹：
1.功能
2.内容类型
3.主题
功能等级
文件夹结构的功能级别根据文档所属的组织，业务部门或团队对文档进行分组。 例如，在公司内部，可能有一个专门用于HR的文件夹，一个专门用于销售的文件夹和另一个用于市场营销的文件夹。 目的是确定业务或生活的所有功能领域，并将其分解为文件夹。 每个功能专用一个文件夹。 这很重要，因为您可能需要根据组织结构为人员分配文件夹的唯一权限。
内容类型级别
文件夹结构的内容类型级别应专用于文件夹中包含的文档类型。 例如，您可以将文件夹专用于合同，将文件夹专用于发票，将文件夹用于会议记录等。
设置此级别的重要部分是清点正在管理的所有不同类型的文档，并确定将它们放置在什么存储桶（文件夹）中。请确保为要管理的每种类型的文档指定一个文件夹因为这将使您轻松限制对敏感文档的访问。
主题等级
主题级别专用于根据主题领域对文档进行分组。 此级别可能是文件夹结构的最大级别。 主题文件夹可以专用的常见主题是：
–项目
–倡议
–业务问题
根据需要组织文件夹级别
如前所述，您可以根据对组织有意义的层次结构来组织文档。 帮助您拨打电话的关键决定因素是安全性。 确定哪种结构层次结构将使您确保合适的人员可以访问合适的信息。 如果您需要将权限应用于特定的文件夹，请选择一种结构，该结构将允许您执行此操作而不会妨碍对其他文档的访问。 以下是要考虑的三个文件夹结构的常见安排。
后续动作：
1. 识别用户：使用文件夹结构创建人员及其所属部门的简短列表。
2. 识别信息：为每个用户组记录他们要搜索的信息类型。 他们会主要寻找项目计划，合同，会议记录等吗？
3.识别用例：为每个组创建基本用例，使用文件夹结构确定他们将要完成的工作。
4.测试用例：测试每个用例，以确定是否可以使用所选结构实现目标。 如果没有测试另一种结构布置。
