我的任务是消磨我们在会议上所花费的时间。
在2016年初，我对我的工作时间进行了审核（在此处查看完整的审核），并且很惊讶地发现其中33％的时间是在内部会议上花费的。
经过进一步的思考和思考，一个更深层次的主题浮出水面：制作与会议。
我创办公司的原因以及人们加入我们的小型团队的原因是有机会创造。 会议可以解决这一问题。 我决定大幅减少我在会议上花费的时间，这意味着减少每个人在会议上花费的时间 。
由于我们将周二和周四视为Polar内部会议的免费日，并引入了其他准则，因此我在内部会议上花费的时间现在为20％（我对此感到满意……暂时）。
这是我年初年初发送给团队的备忘录。
备注：花时间做
2016年1月4日
至：Polar团队
去年年底，我使用日历进行了时间审核，结果令人惊讶。 我有33％的生产时间都花在内部会议上。 一直以来，我以为我的内部会议得到控制（我知道33％的会议可能比同龄人少）。 鉴于我没有和自己见面，这也意味着我也在占用您的时间！ 尽管我喜欢大家，但我计划减少开会的时间，并鼓励您也这样做。
明确地说，我并不是在建议我们停止彼此交谈。 我的建议是，我们变得更加意识到，并且无所畏惧，重新思考如何使用我们的大部分时间（至少对我而言）。 协作和沟通对于我们的成功至关重要，尤其是像我们这样分布在各地的小型团队。
首先，观看此视频（100秒）…
制造者与管理者
我们是一个由40人组成的小团队，每个人都肩负着巨大的责任（全球数百名客户并且正在增长）。 我们所有人都是制造者。 也许在大公司或政府中，存在不担任其角色一部分的全职经理，但是事实并非如此。 期望这里的每个人都在做。
创造对于我们如何为客户创造价值至关重要。 从潜在客户，运行销售流程，开发新闻程序，管理我们的账单和账单，编写产品要求，软件开发和测试，发布和管理技术基础架构，我们每个人都在做。 这是我们每个人（包括我自己）选择在一个较小的组织中工作的重要原因。 制作很有趣！
偷人的椅子
当您召开内部会议时，这相当于偷别人的椅子。 偷别人的椅子会怎样？ 他们无法工作。 内部会议具有相同的效果。 特别是没有价值的东西。 David Grady有一个有趣的TED视频，不到7分钟，我很喜欢这个话题。
多任务的神话
“但是我真的很擅长多任务处理”。 是的，对。 我已经写了为什么我们需要停止多任务处理，因为我们实际上是在切换昂贵的任务处理。
多任务：当我们执行多个任务以达到相同结果时。 驾驶汽车需要检查后视镜，里程表，侧视镜，检查盲点，哦，然后透过挡风玻璃向前看。 用类似的方法做饭，因为在切碎东西并擦拭柜台时可能会打开火炉。
切换任务：当我们将注意力转移到与同一结果不直接相关的不同任务时。 从编写代码到阅读Slack上的内容，偷听您旁边的对话，检查Facebook，答复电子邮件再回到编写代码，这就是切换任务。
大脑知道如何执行多任务。 它不知道如何切换任务。
研究表明，需要花25分钟才能完成一项我们分心的任务。 是的，在我们的工作日中，有很多干扰因素，包括电子邮件，Slack，通知，社交媒体，亲临您的人，附近的聊天，生物休息，食物和小吃，当然还有内部会议。
Polar会议的简单指南
现在，内部会议是我们合作方式的重要组成部分。 以下是一些有关如何使它们对所有人有价值的超级简单准则：
- 人数上限为8人。 这已经是公司的20％！ 任何较大的文件，显然应该在Slack或较小的组上共享信息，这是实际需要的。 例外：极地峰会，极地聚光灯和极地谈话。
- 将时间限制为60分钟。 这已经是某人工作时间的10–15％！ 研究表明，我们的注意力跨度在60分钟后消失，而在90分钟后几乎完全消失。 如果您在60分钟内无法完成某件事，则可能是其他错误。 （我真的很想建议30分钟，但让我们从这里开始…）
- 消除技术干扰。 我们非常擅长， 但不是100％。 包括我自己。 首先，当我们在会议中分心时，我们会毫不畏惧地互相呼唤。 收起笔记本电脑并关闭手机通知。 眼不见，心不烦。 （是的，我们将确保所有多伦多会议室均具有正常工作的旧学校时钟！）
- 对于我们的国际团队成员来说，鉴于整个会议都在您的笔记本电脑上进行（使用join.me），所以我会分散注意力，我的建议是在join.me窗口中“最大化”（绿色的小按钮），以便您较少分散注意力于通知和其他程序。 （我知道有时候我可能会很无聊，并且可能很想忽略我并迅速检查您的电子邮件……但是不要那样做，对我们每个人来说都不是件好事或有成效的事情）
- 视频很重要。 研究表明，与音频会议相比，视频会议可提高团队合作，生产率和决策能力。 鉴于我们现在在纽约，伦敦，格拉斯哥和悉尼都拥有Polar团队成员，因此使用视频与远程团队成员进行所有内部会议非常重要。 Join.me并不完美，但是可以正常工作，因此请继续使用它。
- 对于那些在多伦多但不在办公室的人来说，您仍应该参加内部会议的视频会议。
在会议结束时问自己，这次会议是否必要？ 如果通过Slack传达信息，是否会获得相同的结果？
介绍免费的T日活动
星期二和星期四在Polar的内部会议将免费 。
在全球范围内。 立即生效。 为此，我们所有人都必须致力于这一工作。 这是一个实验，请大家与我一起致力于这一工作。
这是我们计划的开始，以帮助您腾出更多时间来做 Polar。 我想承认Polar沟通与合作的重要性，并且我知道我们并没有像其他公司那样遇到超载情况那么糟糕 。 但是，我认为我们可以在这里做得更好，而这显示了领导才能。
库纳尔
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结束语
在这些更改发生几周后，我对团队进行了调查，团队中100％的人喜欢参加会议的免费T天活动，而72％的人认为他们的工作效率更高。 我们还有更多工作要做，以创建一个环境（从物理上和虚拟上），使我们能够更加专注，这就是我们可以做到最好的工作。
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Kunal Gupta是 Polar 的创始人兼CEO 。 他领导着一支有才华的团队，以技术改变媒体出版业。 他对领导力充满热情，并在现代时代寻找焦点。 通过 LinkedIn ， Medium 或 Twitter 与他联系 。
