像大多数人一样，您可能在工作之日充斥着电子邮件，备忘录，传真和其他似乎无法筛选的通讯方式。 过了一会儿，您甚至可能会觉得眼睛失去焦点，心神不定，意识到自己正在阅读单词，但不再真正理解它们。 这发生在很多人身上。
可悲的是，这意味着其他人正在以相同的方式阅读您的消息。 如果您想确保您的通讯被阅读，有一些简单的技巧可以做出很多改变。
为您的听众写。
当您在较大的组织中发送邮件时，您正在写给各种各样的听众。 该消息可能会发送给您的部门的直接同事，这些同事需要所有细节，并对这些细节都感兴趣，但是有时您还必须发送给需要摘要的其他员工或主管。 您应该设置对所有收件人有效的字母格式。
首先，请考虑您的主题。 它传达了足够的信息吗？ 读者是否能够根据该主题理解其中的内容？ 大多数人都知道，标题为“会议”的标题太含糊，但“营销会议”也可能不够。 考虑使用诸如“星期五的营销会议记录”或“星期五的营销会议：目标和截止日期”之类的标题。此类标题可以节省时间并加快响应速度。 以问题的形式向您的同事讲话也很有帮助，邀请他们参加对话。 如果收件人觉得自己只是在反省信息，则“这些是会议记录”可能会被跳过。 “会议记录-有什么要补充的吗？”将激发收件人阅读和回应。
所有业务文档均应遵循“倒金字塔”的写作风格。 之所以称为“倒置”，是因为细节从最重要到最不重要。 这样可以确保所有人都收到他们需要的信息，并且需要有关该主题特定方面的更多信息的人可以继续阅读。 考虑在每个大容量分布式文档的顶部添加一到两个句子摘要，标记为“执行摘要”。 这将超出标题，以使读者知道它是否适合他们，并且，一旦完成该部分，则如果感到满意就无需继续阅读。
简化您的信息。
在大学作文课中，教师奖励学生冗长而复杂的句子和单词。 相同的原则不适用于办公室。 简短，直接和简单的想法不会浪费时间，而且很容易理解。
开始发送电子邮件时，其目的应该在第一句话中明确。 这样，收件人可以立即理解您的请求。 简单地说，“我需要下周的营销时间表”比列出的所有要做的事情以及营销时间表对您重要的原因要礼貌和尊重得多。 他们有自己的工作，并不关心您的理由。 如果他们直接询问，请只透露这些细节。
向同事发送有关分歧的电子邮件，或者在项目中为您的案件辩护，这也很棘手。 在作文课上写论据时，可能会要求您提供证据以得出结论。 在业务环境中，情况恰恰相反。
开张时不要大张旗鼓是普遍的礼貌。 您在同一个团队中，因此您应该保持透明。
“我做了X，A和B，所以我认为我不必做Y，Z或Q。而且，您去年搞砸了X，所以今年您并没有做太多事情，发出嘶哑的声音，好像在指着手指一样。
试一试：“您可以处理Y，Z和Q吗？ 我一直在忙于X，A和B。如果您需要帮助，请告诉我，但是如果您有时间执行这些任务，那将是很棒的事情！”
您无需将所有内容都写在一个草稿中。
在不期望它完美的情况下很难做某事，但这就是修订的目的。 有时，最好将所有想法写下来，而不要将精力集中在最终产品上，而拖延了整个过程。 将您的陈述写在文字处理器中，然后花几分钟让自己重新看一遍。
每个人都有自己的写作方法，但是如果您想将自己的想法写在纸上，这可能会有所帮助。
然后，再次尝试着重于初稿中忽略的写作方面。 这样，您可以分别关注内容和样式。 查找您使用过多的单词。 分解冗长而复杂的句子。 在第二稿中，您可以完善自己的原始想法。
也要尊重他人发出的信息。
当有人向您发送消息时，请花些时间阅读，就像您希望他们会阅读您的消息一样。 一个简单的回答“看起来很棒！”或“谢谢！”可以很好地表明他们已经收到了他们的信息并且已经被确认。
了解您对他们的尊重会帮助他们感到更加鼓舞，以尊重他们的信息作为回报。
