档案描述的当前状态小小书 XXshu

1945年7月，《大西洋月刊》发表了由陆军科学家范内瓦尔·布什（Vannevar Bush）撰写的《如我们所想》，这是一篇对计算历史产生巨大影响的文章。布什担心无法快速检索数据的信息爆炸。

文章描述了一种称为Memex的设备，这是一种旨在补充内存的直观，关联的检索系统。他设想了一个带屏幕的办公桌，允许用户查看文档，添加注释并通过工作主体创建关联。

Memex是电子链接材料以及互联网最终的概念祖先。布什的想法得到了西奥多·尼尔森（Theodor Nelson）的扩展，他在1961年创造了超文本和超媒体，以描述文本，图像和视频可以进行数字互连的环境。

互联网的普及和技术的进步使人们可以在线访问档案馆，并推动了许多机构为其馆藏提供更深入的描述性信息。由于档案馆藏的规模，组织，物理脆弱性和基本编目，它们是最难获得的资源之一。许多馆藏由大批相关材料组成，这些材料具有一个或多个重要特征，例如来源，主题或媒介。

档案馆，图书馆和博物馆的说明

档案描述试图将传统的图书馆和档案实践与博物馆和视觉资源社区中更集中的描述性实践相结合。图书馆对已出版的非唯一项目（例如书籍和丛书）进行分类，并出版了多份副本，并列出了描述符（例如作者，书名，出版者和年份）的列表，这些出版物印在书上，几乎没有主观的余地意见。一个图书馆对一本书进行分类后，任何图书馆都可以复制其分类并将其应用于馆藏。图书馆中的编目人员使用MARC（机器可读编目）和AACR2（英美编目规则，第二版）以及LCSH（国会图书馆主题词）描述符作为标准。 AACR2和MARC偏向于打印文档，这并不奇怪，因为它们在数字资产变得司空见惯之前就已经成熟。图书馆直到最近才开始对它们的馆藏中的单个项目进行分类，但是通常没有描述包含它们的馆藏。

主观描述方法

另一方面，博物馆在描述其独特藏品方面已获得专业知识，通常首先描述藏品，其次描述单个物品，然后按艺术家，媒体，出身或历史时期将物品分组。描述通常包括样式或流派，项目的历史和用途以及保存细节。在一个博物馆对艺术品进行分类时注册的大部分信息都无法复制并应用于另一家机构持有的另一件作品。项目的属性及其最基本的描述符通常是推测性或主观性的。例如，艺术家的姓名，生产年份和出生地并没有像书本那样出现在作品的开头，而是要求策展人对其进行研究并得出自己的结论。这种主观的描述方法导致有关同一对象的不同信息。由于各个博物馆及其收藏品的多样性，实践也各不相同。

档案描述

档案库创建独特材料或其表示形式的详细描述，通常是未出版的原始材料或主要来源，它们可以表示为项目级和收藏级记录。在档案实践中，描述扩展到评估和安排过程中收集到的信息，从而产生初步的描述形式，例如容器列表，在多个级别上总结档案资料的上下文和内容，并为创作者和主题增加使用限制和访问点。档案馆使用主观描述性文本和单独的分类字段对材料进行分类。

图像描述的挑战

档案馆藏通常没有明确定义或预先存在的组织结构，单个标题或创建者名称，可以用来描述它们。就图书馆和档案馆而言，使用已经开发的方法来描述书籍和文档，描述其他资产是自然的发展。但是，这些书目方法不足以解决档案馆藏的独特特征。尚未开发出能够满足所有档案馆，图书馆和博物馆的描述需求的单一描述方法，并且它们的描述差异使跨机构类型的资料搜索具有挑战性。

翻译法

对档案资料进行分类可能是特有的，知识密集的且耗时的，因为使这些资产有价值的特性也使其难以描述。劣质记录经常存在，因为它们是由不是编目人员的人员创建的，是基于不促进互操作性的本地实践创建的，或者是基于对数字对象的管理翻译得不好的传统。更加困难的是，描述和检索是一种翻译行为，将概念转换为单词（尤其是可能出现在索引或同义词库中的专业术语）并将心理模型或自然语言查询的术语映射到受控语言会变得很复杂-这与文本的主题分类过程根本不同。

即使出现了在线目录，可通过网络访问的馆藏以及改进的信息搜索和导航，由于缺乏标准化的描述和集成的访问方式，对馆藏馆藏的访问仍然受到限制。我们需要更多工具来自动化元数据创建，修订和收集的过程；这将为有意义的元数据的一致性，互操作性和长期生存能力带来好处。创建高质量元数据的最初费用和困难因需要不断修订以纠正错误以及合并对主题词，分类法和受控词汇的更改，以及为满足不断发展的顾客研究需求而进行的更改而变得更加复杂。

随着我们作为档案保管员完成的每个新项目，我们都朝着向用户提供可以更轻松访问的馆藏的方向迈进。用来描述我们的历史资产的努力是值得的。

该博客最初发布在Lucidea的博客上。