您每天发送几封电子邮件？ 可能很多。 面对现实吧-无论我们的工作实际上包括什么，我们大多数人都通过电子邮件来完成工作。 我们整天阅读和编写它们。
但是电子邮件文化可能因国家/地区和语言而异。 用您自己的语言处理电子邮件的方式可能与英语期望的方式不同。 以下是一些有关如何用英语写一封好的工作电子邮件的提示。
1.简洁
根据一份报告，普通上班族每天会收到121封电子邮件。 那可能会让人不知所措！ 结果，许多人可能不喜欢收到冗长的，多部分的工作电子邮件，除非他们考虑新的津贴或公司的圣诞晚会。
使您的电子邮件简短不仅是一个深思熟虑的手势，而且是确保您的电子邮件得到实际阅读和处理的最佳方法，而不是加书签以便以后阅读和忘记。
简短而甜美。 实现此目的的一种好方法是确保您的电子邮件仅专注于一件事，而不是一次处理多个主题。
如果您要传达的信息量较长，请编写摘要，并为感兴趣的读者提供机会索取更多信息（“ 如果您有兴趣，我很乐意与您分享更多详细信息–我知道！ ”。
2.使用主动语音
如果您希望您的消息具有影响力，请使用主动语音。 活动语音句子的主题执行一个动作。 相反，被动语态的句子的主题受到一个动作。 不要被理论吓到，这实际上很简单。 这是一个例子：
积极的声音： 我们的项目经理已经完成了项目计划。
被动的声音： 项目计划已经由我们的项目经理完成。
主动的声音更直接，使您的句子更容易理解。 这是因为它遵循以下自然流程在读者的脑海中创造了清晰的图像：谁在做什么。 专案经理。 做了什么？ 完成项目计划。 易于理解使您的句子更具吸引力。 反过来，这使其更具影响力。
主动语态也意味着更少的单词，这意味着句子更短。 让我们看看句子简洁的好处。
3.使用简短有力的句子
在许多语言中，冗长而复杂的句子是作者精湛技艺的标志。 用英语，这类句子最好留给专业作家。 对于我们大多数人来说，这是作家缺乏写作技巧的标志。 特别是在商业环境中。
您可能会想使用很多单词的另一个原因是使消息变得柔和并且礼貌。
这是一个电子邮件句子过长的示例：
“考虑到与该问题有关的当前时刻，我想您会同意，我们所有人在两周的会议之前重新分组并提出一些要点进行讨论将是有意义的，这将有所帮助我们将努力寻找一种新的解决方案，使所有相关方都可以接受。”
这是如何使它变得更好：
“在我们下次会议之前，让我们就这个问题提出2-3个讨论要点。”
工作电子邮件的目的是尽可能有效地传达信息，简短，清晰的句子是引起读者注意并有效传达信息的最佳方法。 删掉所有单词，这不是绝对必要的。 确保您使用的每个单词都有明确的目的。
（当然，除非您的电子邮件的目的实际上是使您的读者迷惑并隐藏重要的消息，但这类电子邮件在时间和地点上都有😉。）
4.加入号召性用语
明确说明为什么要发送电子邮件，以及对接收者的期望是什么。 您要他/她回答您的问题吗？ 您要他们完成任务吗？ 还是只是为了通知他们有关电子邮件的电子邮件？
如果您要提出问题，请在消息的开头明确说明“ 我正在写信与您联系……（您是否打算参加公司的圣诞晚会） ”。 然后在末尾重复该问题：“ 请让我知道您是否将在本周末（10月25日）参加聚会。 ”
总而言之，电子邮件通常应该简短，清晰，目的明确。 但是请不要忘记，您还需要保持礼貌，特别是如果电子邮件是发给客户，上级或您不经常与之交流的人。 以简单的“ 希望您一切都好 ”开头的电子邮件可能会走很长一段路。 但这将是我们本系列下一篇文章的主题：如何使您的语气和正式程度正确。 敬请关注！
最初于 2018 年6月12日 在 heylangu.com 上 发布 。
