您想了解的有关合同重新设计的所有信息以及最佳实践。
在文档管理和协作过程中，红线表示标记已编辑的文本。 通常，当两个或两个以上的人一起处理文档时，将使用红色划线。 每个人都可以在添加或编辑的文本上加上红线。 然后，带红线的文本将以特殊颜色（或加粗）显示，以便其他人可以看到所做的更改
传统的红线过程通常将两个文件作为输入，对其进行比较以找到最大和最接近的通用文本块，并将其余文件显示为已添加或已删除。 该过程最适用于相似的文档，例如，相同合同或产品的版本。 输出是第三个文件，添加和删除的文本根据用户的请求以一种格式突出显示。 通常，添加的文本可能会以粗体，双下划线显示，并用方括号括起来； 删除的文本可能会被删除线删除，并用大括号括起来。
什么时候需要重新编制文件和合同？
当您与文档中的某人进行审阅或协商时，或者当您为交易对手标记带有标记的文档来编辑文档以便使他们看到您进行了更改时，文档红线是必要的。 在其他时候，您可以在查看和编辑已委派任务的同事的著作时使用它，例如起草报告，会议记录，项目计划和其他文档以供审阅。 通过使用红线标注和跟踪更改，您无需再次查看整个文档即可轻松查看更改并节省时间。
传统方式进行文档变更跟踪的挑战
难于阅读 ：随着文档中更改数量的增加，文档阅读变得困难，并且更难发现拼写错误或间距问题。
剩余的文档元数据 -跟踪更改和文档比较通常会留下可能包含敏感信息的元数据痕迹。 因此，在发送文档之前，必须删除所有元数据。 这需要其他步骤，并且会拖慢过程。
忘记打开曲目更改 -不熟悉曲目更改功能的人通常会忘记将其打开，因此不会跟踪任何后续更改。 这使得下一阶段的审核更加困难，从而迫使您阅读整个文档以查看发生了什么变化。
格式丢失 ：接受更改可能会导致许多类型的格式丢失，并且可能需要大量的精力进行补救。 接受曲目更改后，给文档重新编号可能是一项艰巨的任务。 从Word到任何其他系统的转换通常会破坏任何特殊格式（脚注，特殊编号方案等）。
仅台式机 -红线并非总是出现在所有设备上。 因此，您需要等到计算机前面才能查看文档并跟踪更改。
文件重新整理的最佳做法
- 对于交易文件重新编排（阅读合同，协议），在此过程中尽早与对方建立对话非常重要。 尝试了解文档协商过程中的人为因素，并确定要处理的个性类型。
- 最后，您必须了解，确保您不会在虚线上签字（或让高管签字）是您的职责和责任，除非您完全确定文档完全包含您打算签字的语言上。
- 正确设置优先级。 通常，我们发现以下优先顺序将为您提供最佳服务：
- 首先合规 ：使用一组过程和工具来帮助您确保文档符合合规标准。 自动跟踪条款和偏离标准是必要的。
- 信心 ：您必须对文档所做的所有更改的完全可见性和可跟踪性充满信心。 不应有无法解释的差异
- 礼貌 ：通过向对方提供查看红线副本，干净副本和可编辑副本的功能来礼让对方，从而使他们不必重复繁琐的红线和文档比较过程
- 如果必须使用MS Word和电子邮件或任何其他不允许多方自动重新编写代码的软件，请考虑使用以下最佳实践：
- 打开航迹更改，但在不显示标记的情况下编辑文档。 这样，您就可以捕获拼写或空格问题，并更轻松地阅读文档。
- 如果要通过电子邮件发送文档，则要确保收件人不会关闭曲目更改
- 在将文档元数据发送给交易对手之前，请确保您或团队中的某人清理并清理了文档元数据
- 不要忘了向交易对手发送红线和修订文档的干净可编辑版本。
您应该考虑使用DocuCollab进行文档审查和谈判的主要原因：
1.随时随地在任何设备上进行红色划线：DocuCollab允许您和您的对手使用完全红色划线功能访问和打开文档以查看和编辑文档。 您不必等到计算机。 您可以从任何移动设备上查看和批准文档。
2.无需打开三个窗口 -DocuCollab的创新方法消除了打开3个窗口的需要（每个1个用于带红线的PDF，纯净副本和可编辑副本）。
3.关联的多方实时重新编排 —无需发送文档并等待对方的其他版本返回。 任何一方对内部或外部各方的所有编辑都可以立即看到。
4.轻松 一键式从“发生了什么”模式切换到“谁做了什么”模式。 DocuCollab能够轻松地从“谁做了什么”模式（为每个审阅者的编辑分配唯一的颜色）切换为“文档中发生的事情”（所有插入物都分配为蓝色，所有删除物分配为红色） ）。
5.单击进入“显示自…以来的所有更改”的视图 。 DocuCollab提供了自从先前任何文档里程碑以来的跟踪更改的无缝视图，从而无需为将来的引用设置多个红线。
6.无需要求IT在您的计算机上安装任何软件。 您所需要的只是一个现代化的Web浏览器，您可以随时随地在任何设备上进行完整的重新编排和编辑功能。
7. 获取警报。 当您的交易对手对文档进行编辑后，将立即得到通知，并更快地结束谈判。
8.支持离线编辑和重新标注。 DocuCollab使您即使在离线时也可以灵活地继续编辑和重新标注文档。
9.集成聊天。 文档中的对话通道使您可以讨论更改并解决问题，而不必等待电话。 这样不仅可以加快谈判速度，而且在将来进行审核时还可以提供强大的合规能力。
10.红线编辑旁边的对话通道和注释线程还为组织提供了有价值的知识管理功能。
