随着出版商意识到使用内容管理系统（CMS）不仅是一种良好的组织惯例，而且对于保持强大和竞争性越来越不可或缺，要考虑的一个越来越普遍的问题是要购买哪种CMS。 尽管仅使用Dropbox或Google Drive这样的免费服务可能很诱人，但我发现有三个原因使专门为发布而设计的更专业的系统更具意义。
书夹的优点
尽管每本书都是独一无二的是不言而喻的，但这并不意味着某些趋势会重复。 认识到大多数书籍都是由美术，社论，设计，校对等不同团队组成的章节，因此为发布而构建的CMS自动为每本书创建了一个全面的文件夹结构。 作为示例，提供了PageMajik的示例屏幕截图：
对于由不同人员或在不同阶段处理艺术，社论，设计和校对的生产团队，将提供不同的文件夹来存储其文件。
虽然让不同的团队不断地确保他们知道哪些文件是他们并且必须采用复杂的命名约定当然很方便，但是文件夹结构通过使其可以存储每个文件的每个版本以及详细的元数据来强制执行整个版本。在每个文件上。 较早版本的存在使用户可以打开任何先前版本来比较和对比较新版本，如果最新版本证明不令人满意，则可以还原为先前版本。
如图1所示，与每个可以存储的文件关联的元数据包括创建和更新文件的人，更新的时间以及该文件存储了多少个先前版本。 对所有内容的鸟瞰图使您可以监视，搜索和检索所需的任何信息，从而对发布过程进行了前所未有的控制。
您得到一个工作流，您得到一个工作流，每个人都得到一个工作流！
CMS不必一定是一个混乱的空间，每个人都可以访问每个文件。 您可以预先指定有关允许谁访问哪些内容的说明，从而使系统适合您的特定需求。 这不仅可以确保文件安全，还消除了记住繁琐的说明的必要性，这些说明说明在完成文件工作时应告知谁或将文件发送给谁。 现在，预先设置的说明将确保在某个阶段必须完成的所有工作均已完成，并且一旦所有任务完成并签收后，系统将自动触发生产的下一阶段，每个拥有权限的人将会收到有关此更改的通知。
通过不必仅仅依靠人工监督来确保完成所有工作，从而将错误最小化。 此外，它只是使每个参与人员都更加方便，因为他们可以专注于自己的工作，而不必处理较大流程本身的麻烦。
我与之交谈的发行商通常对工作流持怀疑态度，因为他们认为工作安排太复杂而难以捉摸。 幸运的是，现代工作流创建工具通常可以应对挑战，同时保持直观的使用方式。 图3是PageMajik最近为客户创建的工作流，它展示了系统所允许的灵活性。
对于那些没有明确规定工作规则的发布者，CMS仍可以与开放式工作流程一起使用，无论如何，让他们可以利用系统的优势。
最后，工作流程并不一定必须适用于整个发布过程。 用户还可以选择按自己希望的细粒度方式为特定团队创建工作流。 这样，您将获得尽可能多的控制权。
可扩展性
尽管书夹和工作流程有助于充分发挥出版商已经拥有的资源的全部潜力，但是专门为出版而建立的CMS的一个被严重忽视的好处是其可扩展性或支持增长的能力。 当只有少数人在工作时，小型发行商很可能会使用Dropbox和非正式约定。 很显然，随着组织的发展，这种模型无法使用。 不久将需要单独的存储库，保持生产的不同阶段不同的方式以及对版本控制的关注。
因此，即使上述某些问题不能立即解决，但任何有发展雄心的发行商都必须研究专门为行业打造的CMS。 而且越早完成，采用新系统，传输所有文件以及培训内容生产者和生产团队的麻烦就越少。
你还在等什么？
