成为一名建筑师是一项有趣且富有创造力的职业。
这项工作是充满挑战和有趣的。 您会遇到各种各样的人，并对世界各地的城市和天际线产生影响。
这项令人着迷的节奏快节奏的工作可以令人难以置信的启发和实现。
成为一名架构师意味着将每个项目都作为一个机会，为独特的问题设计独特的解决方案。
但这并非没有挑战。
大多数独立或中级架构师遇到的主要障碍之一是时间管理-一直都有很多工作要做，而管理所有较小的琐碎任务可能会使您无法专注于实际工作中的一部分享受-创造力。
在本文中，我们将研究4种解决方案，以帮助您腾出更多时间，使您不感到不知所措，并可以将更多的工作时间花费在自己喜欢的事情上。
问题是：您对必须要做的事情感到不知所措，而且似乎没有足够的时间来完成所有事情。
除非您与一个大型团队合作，或者在一个大型公司中合作，否则大多数独立的架构师都会自己完成大部分工作。
还有很多事情要做。
这意味着要戴很多不同的帽子：您是创意，经理，啦啦队长，管理员，秘书，建筑许可专家，安全顾问，主要问题解决者，建筑规范专家，调解员和施工过程顾问。
每天，您可能会执行少量（如果不是全部）以下任务：
- 设计 ：创建计划和设计，从起草，草图绘制到定稿再到修改
- 提出协调计划：通常一次同时进行多个项目。 这包括弄清楚谁将要做什么和时间表。
- 创建建议：制定计划并在其上贴上价格标签，然后与您的客户来回交流。
- 会议：客户会议，与地方当局的会议，与承包商的会议以及与团队成员或合作伙伴的会议。 最重要的是，准备会议记录并撰写报告和反馈。
- 组织顾问 ：在客户和合同团队之间联系，雇用，会见并充当调解人。
- 管理进度和报告 ：提供建议，解决问题，签入状态，将情况反馈给客户，确保项目的所有部分都在进行。
- 对应的 ：通过电子邮件，发短信，打电话，并确保您与团队和客户保持联系。
- 忙于新项目 ：查找新项目，参加社交活动，请求推荐，以及您为增加业务量所做的一切。
相比之下，当您在一家大公司工作时，您只需要负责一小部分，而当营业时间到了，您就可以脱下外套离开办公室，完成一天的工作。 但是，如果您不在一家大型公司工作，那么您可能就没有那么奢侈了。
尽管您可能会喜欢这项工作，但您可能会开始觉得自己必须一直努力才能取得成功。
但是，精疲力尽会对您的业务产生巨大影响-您可能会开始犯下严重，昂贵和潜在危险的错误。 您的个人生活可能会被朋友和家人推到后角，只会浪费您的时间和精力。 精神和情绪上的疲劳会使您始终感到疲惫。
尽管您可能会喜欢这项工作，但保持平衡可以帮助您更好地完成工作。
获得更多时间并避免感到不知所措的四种主要方法
- 制定待办事项清单并按时间优先安排一天，从而更好地组织时间。
- 获取帮助：寻找尽可能自动执行任务和流程的方法，为一些您不需要做的事情寻求帮助
- 确保选择合适的客户（例如，不挑剔，要求苛刻的客户）
- 安排自己的时间恢复和充电
让我们进入一些更实用的方法和更详细的细节。
解决方案1：时间管理变得更好
“不要说你没有足够的时间。 您每天给海伦·凯勒（Helen Keller），巴斯德（Pasteur），米开朗基罗（Michelangelo），特蕾莎修女（Tessa），达芬奇（Leonardo da Vinci），托马斯·杰斐逊（Thomas Jefferson）和爱因斯坦（Albert Einstein）的小时数完全相同。”
— H.杰克逊·布朗
上面引述中的著名人物是相当壮观的人，但他们不是能够减慢时间的超人-他们一天中的时间与您和我一样多。
但是除非您天生就知道如何管理时间，否则掌握一些时间管理技能会有所帮助。
时间管理并不一定意味着您计划工作日的每一秒。 这只是意味着要有条理并有计划，这样您就不会一次尝试做太多事情，并且任务不会一再推迟，直到周日早上12点才开始，而您仍在尝试获取求婚。
提示1：列出待办事项
上周，我和一个朋友正在两个城市之间旅行。 我们都是当地人，但他是智能手机技术的较新使用者，他通过实践记住了大多数火车，公共汽车和电车。 他知道他之前走过哪些路线，并假设它们是现有的最佳路线。
另一方面，我有一部带地图的智能手机。 当我们站在火车平台上时，我迅速拉出了最快的路线。
他嘲笑我和我对技术的依赖，并声称这是没有必要的，因为他已经知道路线了。
他的路线最终使我们多花了一个小时四十五分钟。
没问题-我有多余的时间考虑这篇文章：特别是关于待办事项列表。
待办事项列表就像您的大脑地图。
尽管您可能不清楚需要做的事情，但是有一份待办事项清单可以减少花在下一步上的时间，并使您更快地到达目的地。
有了明确的重点和方向可以遵循，您就可以在更少的时间内完成更多的工作。
就像地图一样，为您的工作日创建待办事项清单可以简化和明确您的前进方向。
首先要弄清楚您想要什么。
使待办事项清单集中在您的目标上。
您今天需要做什么？
您有想要完成的特定事情吗？
关键的东西和其他“入门”会很好吗？
一旦对当天的目标有一个清晰的认识，就写下为实现目标而要做的所有任务。
我们在进度，模式和可预测性方面蒸蒸日上，如果您想快速有效地工作，请自己建立一系列步骤，以备不时之需。
尽最大努力使您的待办事项列表保持可管理。
如果将50个任务添加到待办事项列表中，您会感到不知所措且容易被卡住，最终将变得毫无用处。
想一小部分可以完成的任务，而不是模糊，难以完成的任务。 这将帮助您专注于手头的任务并完成任务。
我建议每天从5个主要优先事项开始。
例如：
- 杰克和吉尔的美食酒吧的重新设计工作
- 修改圣让医疗中心的设计和建议
- 与Paul和Marie（客户和承包商）会面，讨论进度和场地变更
- 在Solutia College中提出有关海拔高度问题的可能解决方案
- 请联系Jim，Kerry和Steff，了解有关Lee的新财产的工作。
然后添加其他较小的任务 ，您可以在较大的任务之间快速执行
例如：
- 发送Oswalk健身中心的发票
- 检查并回复电子邮件
- 向马丁询问潜在项目的新线索
- 与玛丽和保罗会面后，向玛丽发送报告。
这些较小的任务应该可以轻松地在较大的任务之间完成。
提示2：确定时间和优先级
放下您想做的所有事情之后，请确定执行这些工作的先后顺序，并估计要花多长时间在任务上。
如何根据自己的时间分配时间：您可以确定要在一天中的什么时间（例如，上午11点至下午12点之间）或要花多少时间（例如， 1小时）。
当心分心并遵守时间表
例如：您应该发送一封电子邮件，该电子邮件应该用了不到10分钟的时间，但是最终您又花费了50分钟的时间来尝试寻找客户提到的特定材料的来源，而您却花了一大笔钱您宝贵的时间中的大部分时间，将所有其他任务推迟了……所以现在您必须比计划的时间晚一个小时。
一天做3到4次，突然到晚上，你精疲力尽，想知道你今天发生了什么。
如果不是很紧急地找到该材料（或者其他人可以为您做，我们将在接下来的内容中进一步讨论）， 将其放入明天或次日的待办事项清单 ，并将其添加为一份您将在较重要的任务之间执行较小的任务。
解决方案2：卸载一些工作
在查看待办事项列表时，您是否注意到有些任务会占用很多时间，但不一定与成为建筑师有关？
与设计或解决问题无关的事情，只是保持业务正常运行所要做的额外任务。
这是一个激进的想法：您不这样做怎么办？
感觉就像是要交一个朋友来做作业，但事实是，如果您想扩展自己的时间并释放他们的时间，那么您将需要任何帮助。
提示1：寻找自动执行任务的方法
找出如何尽可能自动执行流程。
寻找可以腾出时间的工具，将为您创造更多空间，让您专注于业务的创造力。
借助互联网，现代化的工具和技术使自动化和轻松实现建筑业务的许多部分成为可能。
但是，自动化是什么意思呢？
自动化是在线机器人工具（也称为“软件”），可以通过为您完成任务来使您的工作更轻松。
它们可以帮助您在工作日节省大量时间，同时减少人为错误的风险。
通过进行生产力审核，找出大部分的在线时间都花在了什么上。 使用RescueTime可以帮助您确定您最常访问的站点以及访问它们的时间。
尽管其中许多工具是免费的，但其中一些工具每月或每年订阅一次。 尽管这些预付款似乎是无用的，但从长远来看，实际上它们最终可以为您节省很多钱。
下面建议的许多工具都将节省您几分钟的时间，这似乎不算很多，也似乎不值得花钱。
但让我们来看一个例子。
让我们只关注您每天花多少时间发送电子邮件。
现在，除了关于非常具体的任务和查询的项目建议书和给客户发送电子邮件以外，很多时间都花在与以下方面有关的电子邮件上：
- 计划会议：安排会议，来回寻找适合每个人的时间。
- 提出和回答问题：撰写提议或回答潜在客户的相同问题
- 跟进潜在客户：向潜在客户发送电子邮件，询问他们是否仍对共同开展项目感兴趣。
- 合同：追逐未签署的合同
这些类型的电子邮件很小而且是必需的，并且每天很容易会增加您一个小时的时间。
现在，如果要自动执行这些小型但持久的电子邮件任务，则可以将这一小时的时间缩短到10-15分钟，从而使一天中的时间增加了45分钟。
啊，但是45分钟似乎不是很多时间吗？
好吧，让我们这样考虑。
如果您每天节省45分钟，那么每周多花3.5个小时。
或每月多约15个小时。
或一年约180小时。
假设您的每小时费用为$ 65 /小时。
到今年年底，这将是1.17万美元。
还是认为我们这里谈论的是小数目？
关键是，这些小数字随着时间的流逝而逐渐增加，最终可能对您的时间和底线产生重大影响。
以下是一些可以帮助您进行架构业务的自动化工具：
管理员支持
- 跟踪时间，生成发票并管理工资单： TSheets，Harvest或InvoiceNinja
- 对于簿记，跟踪成本和收入：使用FreshBooks，Bench，Brightbook或Wave
- 管理费用：支出
- 计划会议：安排会议和通话，来回尝试以使用ScheduleOnce，Doodley，Calendly，YouCanBookMe或Join.Me寻找适合每个人的时间
- 投球和回答问题：用17个帽子就潜在客户的投球或回答同样的问题
- 跟进潜在客户：向潜在客户发送电子邮件，询问他们是否仍然对共同开展项目感兴趣，还是通过通讯与过去的客户保持联系。 与ActiveCampaign，MailChimp或Hubspot一起使用
- 合同：追逐未签署的合同Shake或HelloSign
- 管理多个项目时保持井井有条 ：分配不同的工作，对项目进行反馈，并确保您的团队与Trello，Basecamp或Asana都在同一页面上
- 安排和生成社交媒体帖子： Buffer，Hootsuite或MeetEdgar
管理项目
2个可以节省您时间的其他自动化工具：
- 确保您的写作是正确的：语法
- 鼓励您的自动化协同工作：Zapier或IFTTT
专为经常出差的建筑师而设计，请查看这篇文章，了解如何充分利用iPhone或iPad来节省每周的时间“使iPhone或iPad成为最佳施工工具的11种方法”
有这个清单上没有的需求吗？
虽然没有适用于所有情况的自动化工具，但有人创造了可以提供帮助的机会。
尝试使用“ [需要的名称] +自动化”来搜索您的特定需求，看看是否有可以帮助您的东西。
另外，请确保您查看了我们之前的文章“ 9种可以为您节省时间的出色的建筑师应用程序”
现在，尽管那里有数十种自动化，但是有时您仍然会陷入执行任务的过程，这些任务占用了您很多时间，并且没有自动化，或者需要更多创造力和技能来帮助您进行管理的自动化。
完成这些任务后，请考虑雇用外部帮助。
提示2：雇用一些帮助
通过创建可重复的流程，腾出更多的时间和空间来推进和发展您的业务。
然后雇用其他人为您执行这些流程。
您可能需要雇用虚拟助手，可以帮助您为新工作产生潜在客户的人员或簿记员。
查看哪些任务占用了您大部分的非创造时间，以及可能由其他人处理的任务。
例如，也许您不擅长簿记，您每周花费3到4个小时来尝试平衡您的图书，这可能会浪费很多宝贵的时间，您可能会花大量时间为新客户设计设计。
雇用某人来帮助您完成所有不必要的工作。
他们不需要全职甚至是兼职。 您甚至不必每天都做某人，只需要使您的工作更轻松，并使您专注于您更熟练的领域即可，这将为您带来更高的回报。
1.雇用合适的人
您需要一个能够从头开始构建并通过它进行浏览的人。 当您找到这些人时，它将使您团队的其他成员腾出更多精力来工作，减少管理。
您如何确定聘请合适的人？
- 推荐人。 知道他们已经与您信任的人取得了成功，对您有利。
- 做一个付费测试。 在为正在进行的项目雇用他们之前，先为他们支付一次性项目的费用，看看他们能做什么
- 同意试用期。 在同意任何长期工作关系之前，这将帮助您和您所雇用的人找出您是否兼容。
确保在面试过程中花点时间选择能够在不花太多精力的情况下管理任务的合适人选-但是，如何雇用合适人选在很大程度上取决于您要雇用他们的目的。
例如，您雇用长期簿记员的过程可能与雇用设计师来帮助您创建Pitchbook PDF的过程大不相同。
无论如何，请确保立即拥有非常明确的期望-您知道要雇用他们的目的，并且可以直接将其表达给他们。
2.明确您的期望和最后期限
与您可能难以与不知道他们想要什么的客户一起工作的方式相同，如果您不清楚，雇用您来帮助您的人也会对您有相同的感觉。
确保您确切地知道您正在招聘他们的目的，以及您期望他们在该职位上的工作。
其次，要明确时间安排和截止日期。
有紧要关头吗？ 确保这是超清晰的，并与他们讨论。 如果他们不是专门为您工作，则可能有其他客户端或项目正在进行该冲突或限制了其可用性。
请务必询问您的时间表是否切合实际，以及他们对完成截止日期的信心如何。
此外，如果不确定要花多长时间，在您要雇用他们的领域中具有经验的支持人员可以帮助您估算项目的时间。
避免更改参数，并避免在最初增加过多的参数。
看看他们能做什么，然后随着时间的推移继续增加和改进您的流程。
3.确保具有成本效益
您怎么知道何时该寻求一些帮助？ 以及如何避免高额开销？
您可能会发现自己太过分了，并雇用了过多的支持人员来完成实际上不会增加您底线的任务。
作为一个好的经验法则，您应该着眼于对帮助的投资，这将为您带来可观的投资回报。
范例1：
假设您雇用了一名设计师来帮助您创建投资组合PDF，您可以将其发送给新客户以向他们展示他们的工作质量。 您为他们工作几个小时支付$ 500。 在接下来的几周内，向他们发送了投资组合后，您获得了3个新客户，这大大提高了您的收益 -因此聘请设计师是物有所值的。
范例2：
每周说一次，您需要花费4到5个小时来管理自己的财务状况。 在月底，这很容易在一个月内增加多达20个小时的时间。 假设您雇用了一个记账员，每月的费用为$ 400，但由于20个小时的工作您不必花钱，您可以聘用新客户并赚取额外的$ 4K ，您的收入才是您的10倍花在簿记员身上，并专注于您实际喜欢的工作。
这些是简单明了的示例，但可以说明如何考虑确保获得投资回报。
解决方案3：选择合适的客户
低质量的客户可能会对您的时间管理能力产生重大影响。
不要花任何时间来摆在桌面上的工作，而是要花一点时间来审核客户，并确保可以与他们合作。
如果您遇到的客户要求过高，需要大量处理，不断推波助澜，或者在礼拜晚间和周末打听电话时没有礼节，那么您最终可能会花两倍或三倍的时间在电话上它们，但对您或您的业务的影响却很小。
当心以下客户：
- 马上就小气了。 作为建筑师，这对您来说不是一个好兆头，他们的目标是最小化成本，而不是最大化产值。 当心那些立即尝试协商较低费用或试图免费将其添加到原始范围的客户。 如果他们太在意成本，那么质量将不是他们的重中之重，这给您带来麻烦。 在此处了解更多信息：“建筑师，承包商，工程师：每小时费用加倍。 现在”
- 他们在办公时间以外给您打电话。 他们可能很少尊重您的时间。 找出是否有正当理由（也许由于特定原因，他们可能无法在工作时间内与您联系）。 如果不是这样，他们很有可能会继续这种行为，这可能意味着您将需要整个项目。
- 要求很多“额外”或很早就更改范围。他们可能会开始要求您添加原始请求中没有的其他内容，或者设置额外的参数，甚至额外的项目。 请在此处使用您的直觉，但要小心，因为它可以树立先例，最终可能会非常耗时。
- 固执。 如果您的潜在客户在一小时内发送了几封电子邮件，并且当您没有立即回复时似乎很生气，或者他们请求过多的会议或对您所做的任何事情都不断投入，他们可能会因此而烦恼。在您继续前进时成为少数。
- 不确定他们想要什么还是不断改变主意。 如果没有清晰的项目愿景，他们很可能会对您交付的工作感到失望。 您将收到大量的修订请求，这意味着与需要非常明确的客户需求的来回对象相比，来回修改的对象要多得多。
- 表示他们与其他架构师或供应商有麻烦。 这应该是一个主要的危险信号。 您想与与过去工作过的人有良好关系的人一起工作。 如果他们告诉您他们的最后一位建筑师是什么（贬义词）的故事，则您的警卫应立即上升。 弄清楚他们为什么选择终止这种关系并寻找新的关系。
尽管本身并没有严格的规定来确定谁是一个好的，可盈利的客户，而谁最终却会浪费您的时间，并且很难引导您-相信您的直觉。
确保注意预警信号，如果某些事情不对劲，不要害怕终止恋爱关系。
解决方案4：给自己时间恢复和充电
最后，请务必确保您每周休假一些时间，以补充，恢复和奖励自己。
如果您一直在忙碌，那么您最终会筋疲力尽。 最终使您的效率降低并损害您的业务。
你会筋疲力尽。
您需要花一些时间才能将电池的电量恢复到100％。
可以将其视为锻炼肌肉-如果您一推再推，最终会受伤。 所有伟大的运动员都知道恢复时间是必须的。 如果您想玩长久的游戏，请花些时间恢复。
如果您整周的工作量为110％，请确保您安排一周不工作的一天。
外出与朋友共进晚餐，享受按摩，获得一些比赛或剧院表演的门票。
善待自己！
确保您每个星期都抽出一些时间来玩一些有趣的游戏，并释放压力。
这是一个简单的技巧，可避免您感到劳累，沮丧，不知所措和灰心丧气。
结论
经营自己的建筑业务可能会给您带来压力。 有很多事情要做，有时感觉好像没有足够的时间来做所有的事情。
但是，与其努力工作，不如更聪明地工作。
使用待办事项清单优先安排您的一天，并遵守时间表。
聘请外部帮助来执行并非100％必要的任务，并尽可能使流程自动化。
最后，请确保您正在花时间充电，恢复和休息。 奖励自己将使您保持理智和快乐-这将帮助您避免精疲力尽和疲惫，从长远来看最终将使您的业务受益。
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